С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаковое событие требует от бухгалтеров не только понимания новых правил, но и умения эффективно использовать современные цифровые инструменты. В данной статье мы подробно рассмотрим, как бухгалтер должен вести учет в электронных трудовых книжках, какие обязанности на него возлагаются и какие преимущества дает переход на цифровой формат.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Впервые возможность ведения трудовой деятельности в электронном формате появилась в 2020 году, а с 2026 года бумажные трудовые книжки окончательно уходят в прошлое.

Почему переход на ЭТК неизбежен?

Преимущества электронных трудовых книжек:

Недостатки и вызовы:

Роль бухгалтера в ведении электронных трудовых книжек

Бухгалтер, это ключевое звено в процессе перехода на электронные трудовые книжки. Его обязанности включают:

Основные обязанности бухгалтера:

1. Проверка данных: необходимо регулярно сверять данные в ЭТК с фактическими документами
2. Информирование сотрудников: бухгалтер должен объяснить работникам, как пользоваться электронной трудовой книжкой и где можно получить доступ к своим данным
3. Своевременная передача данных в ПФР: все изменения должны быть зафиксированы в системе не позднее 7 дней с момента их наступления
4. Работа с запросами сотрудников: бухгалтер должен помогать работникам разобраться с электронной трудовой книжкой и отвечать на их вопросы

Как бухгалтеру правильно вести ЭТК?

Для корректного ведения электронных трудовых книжек бухгалтеру необходимо:

Шаг 1: Регистрация в системе

Бухгалтер должен зарегистрироваться в личном кабинете на портале Госуслуг и получить доступ к электронной трудовой книжке. Для этого потребуется:

• Учетная запись на портале госуслуг
• Электронная подпись (ЭЦП) для подтверждения действий
• Доступ к информационной системе ПФР

Шаг 2: Внесение данных

Все записи в электронной трудовой книжке должны соответствовать требованиям трудового законодательства. В частности, необходимо:

• Указывать дату и номер приказа о приеме на работу
• Фиксировать изменения в должности или структурном подразделении
• Отмечать случаи увольнения с указанием причины
• Вносить информацию о награждениях и поощрениях

Шаг 3: Проверка и корректировка

Бухгалтер должен регулярно проверять данные в ЭТК на предмет ошибок или несоответствий. В случае обнаружения неточности необходимо оперативно внести исправления и уведомить ПФР.

Шаг 4: Информирование сотрудников

Бухгалтер должен объяснить работникам, как:

• Получить доступ к своей электронной трудовой книжке
• Просмотреть и распечатать записи
• Оспорить неверные данные

Типичные ошибки и как их избежать

При ведении электронных трудовых книжек бухгалтеры могут сталкиваться с рядом типичных ошибок:

Ошибка 1: Несвоевременное внесение данных

Последствия: наложение штрафов со стороны ПФР.

Решение: вносить данные не позднее 7 дней с момента изменения.

Ошибка 2: Неправильное оформление записей

Последствия: отказ в признании стажа при назначении пенсии.

Решение: использовать утвержденные формы и шаблоны.

Ошибка 3: Отсутствие подтверждения у работника

Последствия: конфликты с сотрудниками.

Решение: регулярно информировать работников о внесенных изменениях.

Правовые аспекты ведения ЭТК

Ведение электронных трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
• Постановление Правительства РФ от № 883 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
• Приказ Минтруда России от № 661н «Об утверждении форм и порядка ведения трудовых книжек»

Как подготовиться к переходу на ЭТК?

Для успешного перехода на электронные трудовые книжки бухгалтеру необходимо:

Пройти обучение

Ознакомьтесь с нормативными актами и инструкциями по ведению ЭТК. На портале ПФР доступны обучающие материалы и вебинары.

Настроить рабочее место

Убедитесь, что у вас есть доступ к:

• Личному кабинету на портале госуслуг
• Электронной подписи
• Информационной системе ПФР

Провести разъяснительную работу с сотрудниками

Объясните работникам преимущества электронных трудовых книжек и порядок доступа к ним. Подготовьте памятки или проведите инструктаж.

Проверить корпоративные документы

Убедитесь, что локальные нормативные акты (например, положение о трудовой книжке) соответствуют новым требованиям.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?

Нет. С 2026 года бумажные трудовые книжки больше не признаются как официальные документы. Однако работник может хранить у себя копию электронной трудовой книжки в бумажном виде.

Вопрос 2: Как работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Работник может получить доступ к своей ЭТК через:

• Личный кабинет на портале госуслуг
• Мобильное приложение ПФР
• МФЦ (многофункциональный центр)

Вопрос 3: Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Если работник обнаружил ошибку, ему необходимо обратиться к бухгалтеру или в кадровую службу. Бухгалтер должен оперативно внести исправления и уведомить ПФР.

Вопрос 4: Можно ли оспорить данные в электронной трудовой книжке?

Да. Работник может обратиться в суд или в ПФР с требованием исправить неверные данные. Порядок оспаривания аналогичен бумажным трудовым книжкам.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений. Для бухгалтеров это означает новые обязанности и необходимость адаптации к современным технологиям. Однако преимущества ЭТК — сохранность данных, удобство ведения и автоматизация — делают этот переход неизбежным и выгодным.

Главное помнить:

С переходом на электронные трудовые книжки Россия делает еще один шаг к цифровому будущему. Бухгалтеры играют ключевую роль в этом процессе, и от их профессионализма зависит, насколько гладко пройдет внедрение новых правил.