В 2026 году в России продолжается переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам. Эта статья подробно рассматривает, как правильно оформить приём на работу сотрудника, какие документы требуются и какие особенности связаны с выбором формы трудовой книжки.
Основные понятия
- Трудовая книжка — официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог бумажной, хранящийся в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСЗН);
- СТД-Р / СТД-СФР, формы заявлений о выборе типа трудовой книжки, которые сотрудник должен предоставить работодателю.
Как оформить приём сотрудника с электронной трудовой книжкой
Какие документы запрашивать
При приёме на работу сотрудника, который уже использует электронную трудовую книжку, работодателю необходимо собрать следующие документы:
- Паспорт — подтверждает личность кандидата.
- СНИЛС — необходим для внесения сведений в кадровую систему.
- СТД-Р или СТД-СФР — форма заявления о выборе типа трудовой книжки.
- При необходимости — трудовая книжка (бумажная) предыдущего работодателя, если она ещё не была закрыта.
Сроки внесения записи
Запись о приёме на работу должна быть внесена в электронную или бумажную трудовую книжку не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме.
Пример записи
Граф 1: порядковый номер записи.
Граф 2: дата приёма на работу (дд.мм.гггг).
Пошаговая инструкция по организации перехода на электронные трудовые книжки
- Определение выбора: каждый новый сотрудник самостоятельно выбирает форму трудовой книжки (бумажную или электронную).
- Получение СТД-Р/СТД-СФР: работник заполняет форму и передаёт её работодателю.
- Проверка документов: работодатель проверяет наличие паспорта, СНИЛС и выбранной формы.
- Внесение данных: в течение рабочего дня после приказа о приёме вносятся сведения в соответствующую форму.
- Обновление кадровых систем: информация о приёме заносится в электронную базу ФСЗН.
- Выдача бумажной копии (по запросу): если сотрудник просит бумажную книжку, работодатель обязан выдать её, сделав соответствующую отметку.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Моментальный доступ к информации о трудовой деятельности.
- Сокращение бумажной документации и снижение риска потери данных.
- Упрощение взаимодействия с ФСЗН и другими контролирующими органами.
- Возможность быстро обновлять сведения о приёме, увольнении, переводах.
Часто задаваемые вопросы
Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году?
Нет, в 2026 году бумажная трудовая книжка не обязательна, если сотрудник выбрал электронную форму. Однако работодатель может выдать её по требованию работника.
Что делать, если у кандидата нет бумажной трудовой книжки?
В этом случае достаточно предоставить СТД-Р или СТД-СФР и подтверждающие документы (паспорт, СНИЛС). Работодатель не имеет права требовать наличие бумажной трудовой книжки.
Как убедиться, что у кандидата действительно электронная трудовая книжка?
Работодатель может запросить у сотрудника подтверждение о выборе ЭТК, а также проверить её наличие в системе ФСЗН. При необходимости выдаётся бумажная копия с отметкой о переходе на электронную форму.
Переход на электронные трудовые книжки в России упрощает процесс оформления приёма на работу, ускоряя внесение данных и уменьшая административную нагрузку. Однако работодатель обязан соблюдать установленные нормы ТК РФ, правильно оформлять формы СТД-Р/СТД-СФР и своевременно вносить записи в выбранный тип трудовой книжки. При правильном соблюдении всех требований процесс оформления новых сотрудников становится прозрачным и эффективным.