С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что все трудовые отношения должны быть оформлены в электронном виде, а работодатели обязаны обеспечить корректный перенос данных из бумажных форм в электронные реестры․ Одним из ключевых инструментов для выполнения этой задачи является 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом)․ Ниже подробно рассмотрен процесс подготовки и подачи заявления на переход ЭТК в 1С:ЗУП․

Почему переход на ЭТК обязателен?

• Исключение риска потери данных – электронный формат защищает информацию о трудовом стаже от повреждения, утери или подделки․
• Упрощение взаимодействия с госорганами – сведения передаются напрямую в ПФР через систему «Социальное страхование»․
• Сокращение административной нагрузки – автоматизированный учёт уменьшает время на оформление приказов, справок и выписок․
• Соответствие законодательству – с 1 января 2026 года отсутствие ЭТК считается нарушением трудового законодательства и может повлечь штрафы․

Этапы подготовки заявления на переход ЭТК в 1С:ЗУП

1. Анализ текущего состояния кадрового учёта
   • Проверка наличия бумажных трудовых книжек у всех сотрудников․
   • Выявление пробелов в данных (отсутствующие записи о приёме, переводе, увольнении)․
2. Формирование электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП
   • В модуле «Кадры» → «Сотрудники» открыть карточку каждого работника․
   • Во вкладке «Трудовая деятельность» нажать кнопку Сформировать ЭТК․
   • Проверить корректность заполнения полей: дата приёма, должность, структурное подразделение, основание (приказ, соглашение)․
   • При необходимости внести недостающие сведения вручную или импортировать из внешних источников (например, из CSV‑файла, выгруженного из бухгалтерии)․
3. Подготовка заявления на переход
   • Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
   1. Наименование организации и её ИНН/КПП․
   2. ФИО заявителя (руководитель или уполномоченное лицо кадровой службы)․
   3. Дата составления заявления․
   4. Предмет заявления – «О переходе на ведение электронных трудовых книжек в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от »․
   5. Перечень прилагаемых документов (список сотрудников, выписка из 1С:ЗУП с данными ЭТК, копии приказов о приёме/увольнении, если требуется)․
   6. Подпись заявителя и печать организации (если используется)․
   • Пример текста заявления:

   ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001
   Заявление
   о переходе на ведение электронных трудовых книжек
   
   Я, Иванов Иван Иванович, генеральный директор ООО «Пример», hereby заявляю о переходе организации на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках»․
   
   Прилагаю:
   Список сотрудников (ФИО, табельный номер) с указанием наличия ЭТК в 1С:ЗУП․
   Выписку из модуля «Кадры» 1С:ЗУП за период – , содержащую сведения о трудовой деятельности․
   Копии приказов о приёме на работу и увольнении за указанный период (при необходимости)․
   Подпись: _____________ /Иванов И․И․/
    

4. Направление заявления в соответствующие органы
   • Заявление подаётся в территориальный орган Пенсионного фонда РФ (ПФР) либо в многофункциональный центр (МФЦ) в электронном виде через личный кабинет страхователя на сайте ПФР․
   • При подаче через МФЦ необходимо приложить скан‑копию заявления и всех прилагаемых документов․
5. Получение подтверждения и дальнейшее ведение учёта
   • После обработки заявления ПФР выдаёт извещение о принятии сведений на учёт․
   • В 1С:ЗУП необходимо установить флаг «Электронная трудовая книжка ведётся» в карточке организации (раздел «Настройки» → «Кадровый учёт» → «Электронные трудовые книжки»)․
   • Все последующие кадровые мероприятия (приём, перевод, увольнение, отпуск, больничный) автоматически формируют записи в ЭТК․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять заявление нотариусом?

Нет, заверение нотариусом не требуется․ Достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации (если она используется)․

Можно ли подать заявление коллективно на всю организацию?

Да, заявление подаётся от имени организации и охватывает всех сотрудников, состоящих в штате на дату подачи․

Что делать, если у сотрудника отсутствуют некоторые сведения в бумажной трудовой книжке?

Недостающие данные следует восстановить на основании внутренних документов организации (приказы, трудовые договоры, справки о периодах работы)․ После восстановления данные вносятся в ЭТК в 1С:ЗУП․

Сроки подачи заявления?

Рекомендуется подать заявление не позднее 1 марта 2026 года, чтобы обеспечить достаточное время для проверки и исправления возможных ошибок до окончательного завершения переходного периода․

Полезные советы по работе с ЭТК в 1С:ЗУП

• Регулярно обновляйте конфигурацию 1С:ЗУП до последней версии – в новых релизах исправляются ошибки, связанные с формированием ЭТК․
• Настройте автоматическую выгрузку данных в ПФР через обработку «Обмен с ПФР» (меню «Зарплата» → «Обмен с внешними системами»)․
• Проводите ежемесячную сверку данных ЭТК с данными в кадровых приказах – это позволит вовремя выявить несоответствия․
• Обучите сотрудников кадрового отдела работе с модулем «Кадры» и специальным отчётом «Электронная трудовая книжка» (доступен в разделе «Отчёты» → «Кадровый учёт»)․
• Храните электронные копии всех приказов и соглашений в отдельном каталоге документов, linked to employee cards в 1С:ЗУП – это упростит аудит и проверку со стороны контролирующих органов․

Переход на электронные трудовые книжки – это не только формальное требование законодательства, но и реальная возможность повысить эффективность кадрового учёта, снизить риски потери данных и упростить взаимодействие с государственными органами․ Использование 1С:ЗУП значительно упрощает весь процесс: от формирования ЭТК до подачи заявления и последующего ведения учёта․ Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая рекомендации, организации смогут безболезненно завершить переходный период и обеспечить полное соответствие требованиям ФЗ № 439‑ФЗ к 1 января 2026 года․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуального законодательства на 22 мая 2026 года․