С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Этот процесс был введён в соответствии с изменениями в Трудовом кодексе РФ (статья 66.1). В связи с этим возникла новая процедура — подача работником заявления о ведении трудовой книжки. Многие сотрудники и даже кадровики не до конца понимают, что это значит, зачем нужно такое заявление и какие последствия оно имеет. В этой статье мы подробно разберём все аспекты этой процедуры.

Почему появилось заявление о ведении трудовой книжки?

Раньше трудовая книжка велась исключительно на бумажном носителе — это был единственный официальный способ фиксации трудового стажа работника. С 2020 года вступили в силу поправки, позволяющие вести трудовую книжку в электронном виде. Однако закон не навязывает этот формат — он даёт работнику право выбора.

Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, если работник не подаст заявление об иной форме ведения, то работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде. То есть молчание = согласие на сохранение бумажной формы.

Какие виды заявлений существуют?

Существует два основных типа заявлений, связанных с ведением трудовой книжки:

• Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме — работник хочет сохранить привычный формат.
• Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде — работник выбирает электронную трудовую книжку (ЭТК).

Оба заявления подаются в письменной форме и являются обязательными для оформления; Без них работодатель не может законно перейти на электронный формат или, наоборот, продолжить бумажное ведение, если работник ранее уже выбрал ЭТК.

Примеры формулировок заявлений

Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Образец:

В кадровую службу ООО «Пример»
От: Иванов Иван Иванович
Должность: бухгалтер

Заявление

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: _______________
Иванов И.И.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Образец:

В кадровую службу ООО «Пример»
От: Петров Петр Петрович
Должность: инженер

Заявление

Прошу предоставить сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: _______________
Петров П.П.

Что происходит после подачи заявления?

Действия работодателя зависят от типа заявления:

1. Если работник подал заявление о продолжении бумажной трудовой книжки:
   — Работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.
   , Все новые записи (приём, увольнение, переводы) вносятся в бумажную книжку.
   — Электронные сведения о трудовой деятельности не формируются для этого работника.
2. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку:
   , Работодатель выдаёт бумажную трудовую книжку работнику в день подачи заявления (это требование закона).
   , После этого все новые сведения о трудовой деятельности записываются только в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ.
   — Бумажная книжка больше не заполняется, но сохраняется как исторический документ.
   — Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг, в ПФР или через работодателя.

Что делать, если работник не подал заявление?

Это самый распространённый случай. Согласно закону, отсутствие заявления = автоматическое сохранение бумажной трудовой книжки.

Не нужно требовать от работника подачи заявления «для подтверждения» — если он не написал ничего, значит, он хочет оставить бумажную форму. Это не нарушение, а законное положение.

Однако работодатель обязан:

• Уведомить всех сотрудников о возможности выбора формата до (это было обязательное требование).
• Хранить все поданные заявления в архиве кадровых документов.
• Вести учёт, кто выбрал бумажную, а кто, электронную форму.

Нужно ли повторно подавать заявление при смене работы?

Да, нужно.

Заявление о выборе формата трудовой книжки привязано к конкретному работодателю. Если сотрудник увольняется и уходит в другую компанию, он должен заново подать заявление в новую организацию.

Даже если он ранее выбрал электронную трудовую книжку у предыдущего работодателя, новый работодатель не имеет доступа к этому выбору автоматически. Он должен получить от нового сотрудника новое заявление.

Важно: при приёме на работу новый работодатель обязан запросить у сотрудника:

• Бумажную трудовую книжку (если она есть);
• Заявление о выборе формата ведения (если сотрудник хочет изменить формат).

Как оформить заявление в программе 1С?

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3) существует специальный документ:

• «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Через него можно:

• Сформировать заявление на одного или нескольких сотрудников;
• Выбрать тип заявления: «о продолжении ведения трудовой книжки» или «о переходе на электронную форму»;
• Автоматически заполнить реквизиты сотрудника и дату;
• Распечатать заявление с электронной подписью (если используется ЭЦП).

После оформления документа система автоматически обновляет статус сотрудника в базе и корректно формирует данные для передачи в ПФР (для ЭТК) или продолжает ведение бумажной книжки.

Что делать, если работник подал заявление в день приёма на работу?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку в день трудоустройства, то:

• Работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку в тот же день (даже если он ещё не работал ни дня).
• После этого ведение трудовой деятельности ведётся только в электронном виде.
• В бумажную книжку не вносятся записи о приёме на работу в эту организацию.

Это важно: если вы не выдадите книжку, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства, даже если работник сам выбрал ЭТК.

Последствия неправильного оформления

Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь:

• Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации);
• Споры с работниками, включая судебные разбирательства;
• Невозможность подтвердить трудовой стаж при выходе на пенсию;
• Проблемы с передачей данных в ПФР.

Поэтому кадровикам и бухгалтерам необходимо:

• Всегда иметь на руках подписанное заявление от работника;
• Своевременно вносить изменения в учёт;
• Не игнорировать отсутствие заявления — это не «пропуск», а законное решение в пользу бумажной формы.

1. «Подано заявление о ведении трудовой книжки» — это официальный выбор работника: бумажная или электронная форма.
2. Если заявление не подано, автоматически сохраняется бумажная трудовая книжка.
3. Заявление нужно подавать каждому новому работнику при приёме на работу — даже если он уже выбирал формат ранее.
4. При переходе на ЭТК работодатель обязан выдать бумажную книжку в день подачи заявления.
5. Все заявления хранятся в архиве кадровых документов не менее 75 лет.
6. Программы вроде 1С упрощают оформление, но не заменяют юридическую ответственность работодателя.

Важно помнить:

Заявление, это не формальность, а право работника на выбор. Игнорировать его — значит нарушать закон.

Если вы — работник: подайте заявление, если хотите изменить формат. Если не подадите — всё останется как было.

Если вы — работодатель: всегда запрашивайте заявление, оформляйте его правильно, храните и ведите учёт. Это защитит вас и вашего сотрудника.

С 2021 года трудовая книжка стала не просто документом, а инструментом цифровой трансформации. Правильное оформление заявлений — первый шаг к прозрачности и надёжности трудовых отношений в России.