С развитием цифровых технологий и стремлением государства к цифровизации административных процессов в России был введён новый формат ведения трудовой деятельности — электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот переход не произошёл внезапно, а проходил в несколько этапов, с учётом прав работников и возможностей работодателей. Ниже — подробный разбор всех ключевых дат, правил и процедур, связанных с переходом на электронные трудовые книжки.
Когда начался переход на электронные трудовые книжки?
Переход на электронные трудовые книжки в России официально начался 1 января 2020 года. С этой даты работодатели получили обязательство:
- Формировать и передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде по форме СЗВ-ТД.
- Обеспечивать возможность выбора сотрудником формы трудовой книжки — бумажной или электронной.
Это означало, что с 2020 года все новые трудовые отношения начали фиксироваться в электронной системе ПФР, но бумажные трудовые книжки по-прежнему выдавались по желанию работника.
Кто и когда обязан перейти на электронную трудовую книжку?
Новые сотрудники — с 1 января 2021 года
С 1 января 2021 года все граждане, которые трудоустраиваются на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку. Бумажный вариант им не выдаётся, если только они не подадут заявление о желании сохранить бумажную книжку (в редких случаях, например, при отсутствии доступа к интернету или личных предпочтениях).
Работники, уже трудоустроенные до 2020 года
Для сотрудников, которые работали до 2020 года, переход на ЭТК был добровольным. Работодатель обязан был:
- До 30 июня 2020 года — проинформировать всех работников о праве выбора формы трудовой книжки и получить их письменные заявления.
- После получения заявления — оформить переход на ЭТК и выдать бумажную трудовую книжку сотруднику не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать в любое время после 1 января 2020 года. Оно подаётся в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО сотрудника;
- Дата подачи заявления;
- Формулировку: «Прошу перейти на ведение моей трудовой книжки в электронной форме»;
- Подпись и расшифровку.
Когда завершился переходный период?
Согласно последним изменениям в законодательстве, 1 января 2026 года официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек в России.
Это означает:
- Все новые сотрудники теперь автоматически получают только ЭТК, бумажные книжки больше не выдаются при первичном трудоустройстве.
- Работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде для всех сотрудников, выбравших ЭТК.
- Бумажные трудовые книжки остаются в силе только для тех, кто сохранил их по заявлению до 2026 года. Они продолжают действовать, и работодатель обязан вносить в них записи до окончания трудовых отношений.
Как оформить переход на электронную трудовую книжку? Пошаговая инструкция для работодателя
- Получите заявление от сотрудника о переходе на ЭТК. Заявление можно подать лично, через личный кабинет на портале Госуслуг или в электронной форме (если есть электронная подпись).
- Внесите запись в бумажную трудовую книжку сотрудника: в раздел «Сведения о работе» добавьте запись: «Переведён на ведение трудовой книжки в электронной форме с [дата]».
- Выдайте бумажную трудовую книжку сотруднику в течение трёх рабочих дней после получения заявления.
- Подайте сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД в течение не позднее 15-го числа следующего месяца после даты перехода.
- Обновите кадровую документацию: в личном деле сотрудника отметьте, что трудовая книжка теперь ведётся в электронном виде.
Пример записи в бумажной трудовой книжке:
Графа 2: Дата выдачи бумажной трудовой книжки,
Графа 3: — Переведён на ведение трудовой книжки в электронной форме в соответствии с заявлением от .
Как работать с электронной трудовой книжкой?
Электронная трудовая книжка хранится в системе Пенсионного фонда РФ и доступна через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг — самый удобный способ для работника.
- Сайт Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru), раздел «Электронная трудовая книжка».
- МФЦ — можно запросить выписку в бумажном виде.
Работодатель получает доступ к данным сотрудника через:
- Систему Контур.Экстерн, Сбербанк-Экстерн, 1С и другие кадровые системы, подключённые к ПФР;
- Специальный модуль для передачи СЗВ-ТД.
При увольнении или переводе на другую работу работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в ЭТК не позднее 25-го числа следующего месяца после события;
- Сформировать и передать в ПФР актуальную информацию по форме СЗВ-ТД.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Надёжность, данные защищены от потери, порчи, подделки.
- Доступность — можно получить выписку в любое время через интернет.
- Удобство — при смене работы не нужно передавать физический документ.
- Экономия — снижение расходов на хранение, учет и бумажные носители.
- Быстрота, при оформлении пенсии или льгот сведения автоматически передаются в ПФР.
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, можно. Работник, который уже перешёл на ЭТК, может подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. Однако:
- Это возможно только один раз — после возврата к бумажной книжке повторный переход на ЭТК не предусмотрен.
- Работодатель обязан выдать бумажную книжку в течение трёх дней после получения заявления.
- Все сведения, ранее внесённые в ЭТК, остаются в системе ПФР и не удаляются.
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
Бумажная трудовая книжка, выданная до перехода на ЭТК, не уничтожается. Она:
- Сохраняется у сотрудника как документ, подтверждающий трудовой стаж до даты перехода;
- Может потребоваться при оформлении пенсии, льгот, загранпаспорта, кредитов;
- Должна храниться до конца жизни сотрудника — она остаётся юридически значимым документом.
С 1 января 2026 года переход на электронные трудовые книжки в России завершён. Большинство новых сотрудников получают только ЭТК, а работодатели обязаны вести учёт в цифровом формате. Однако бумажные трудовые книжки не потеряли своей юридической силы — они остаются важным документом для подтверждения стажа до 2020–2026 годов.
Для работников — это удобство, безопасность и доступность. Для работодателей — снижение административной нагрузки и соответствие требованиям цифровой экономики. Главное — соблюдать сроки, оформлять заявления и передавать данные в ПФР вовремя.
Если вы ещё не перешли на ЭТК — не поздно! Подайте заявление, и ваш трудовой стаж будет надёжно защищён в цифровом пространстве;
Важно помнить: Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а её цифровое продолжение. Оба формата имеют равную юридическую силу, но ЭТК, это шаг в будущее, где документы живут в облаке, а не на полке.