На сегодняшний день 23:50:52 () переход на электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений стал обязательным для многих организаций. В статье разберём, какие именно документы подлежат переносу в электронный формат, какие требования к ним предъявляются и как правильно оформить переход.

Что такое кадровое ЭДО?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, полностью в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе. По законодательству такие документы обладают такой же юридической силой, как их бумажные аналоги.

Ключевые понятия

• Электронный трудовой договор – договор, заключённый и подписанный с помощью электронной подписи.
• Электронная трудовая книжка – заменяет традиционную бумажную, хранится в электронных системах.
• Электронный документооборот (ЭДО) – набор бизнес‑процессов, позволяющих передавать, подписывать и archivirovat документы в электронном виде.

Какие документы подлежат переносу в ЭДО?

В соответствии с текущим законодательством РФ и практикой крупных компаний в 2024‑2026 годах в ЭДО переводятся следующие основные документы:

1. Трудовой договор (в т.ч. дополнительные соглашения).
2. Трудовая книжка (электронный вариант).
3. Локальные нормативные акты, регулирующие условия труда (график работы, отпуск, правила внутреннего трудового распорядка).
4. Соглашения об электронном документообороте с контрагентами и подрядчиками.
5. Приказ о приёме на работу и приказы о переводе, увольнении и иных изменениях статуса сотрудника.
6. Сведения об условиях работы по удалённому (дистанционному) режиму.
7. Документы, подтверждающие изменение (актуализацию) ИНН/ИИН при смене гражданства или места жительства сотрудника.
8. Сведения о соцотпуске и иных выплатах, подлежащих оформлению в электронном виде.

Документы, которые НЕ переносятся в ЭДО

Несмотря на широкий переход, существуют документы, которые по закону остаются обязательными в бумажном виде:

• Оригиналы трудовых книжек (до полного перехода на электронный вариант).
• Оригинальные трудовые договоры, требующие нотариального заверения (редкие случаи).
• Документы, требующие апостимпонентного заверения в соответствии с отраслевыми нормами.

Порядок переноса документов в ЭДО

Переход на электронный документооборот следует выполнять поэтапно, соблюдая требования ТК РФ и рекомендации Минтруда.

Шаги реализации

1. Аудит текущих документов. Выявить, какие из них подлежат переносу, а какие – нет.
2. Выбор программного обеспечения. Подключить систему, поддерживающую ЭДО (например, «Контур.Диадок», «1С:Документооборот», «Электронный документооборот в ЕСУТД»).
3. Согласование с контрагентами. Заключить соглашения об ЭДО или внести изменения в уже существующие.
4. Перенос данных. Перевести документы в электронный вид, подписать их электронной подписью.
5. Хранение и архивирование. Обеспечить надёжное хранение электронных копий в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных».
6. Обучение персонала. Провести инструктаж HR‑специалистов и руководителей по работе с ЭДО.

Сроки перехода

По закону с многие организации обязаны перейти на ЭДО с контрагентами. Для внутренних документов (трудовые договоры, приказы) переход обычно планируется до , однако конкретные сроки могут определяться внутренними нормативными актами организации.

Практические рекомендации для работодателей

• Проверьте соответствие текущих процессов требованиям статьи 22.2 ТК РФ о введении ЭДО.
• Обеспечьте подпись документов с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
• Сохраняйте целостность данных – любые изменения в трудовом договоре должны фиксироваться в журнале изменений.
• Ведите реестр электронных документов, где указаны дата создания, ответственное лицо и срок хранения.
• Обеспечьте доступность электронных документов для проверок контролирующих органов (Трудовой инспекции, ФНС и др.).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли полностью отказаться от бумажных документов?

Да, при полном переходе на ЭДО бумажные копии могут быть уничтожены после подтверждения их электронного аналога, однако необходимо соблюсти порядок архивирования и обеспечить хранение электронных копий не менее 5 лет.

Как оформить дистанционный приём на работу?

Для удалённых сотрудников достаточно заключить электронный трудовой договор с помощью электронной подписи и передать его в систему ЭДО. При этом работодатель обязан предоставить работнику все необходимые сведения о условиях работы, условиях оплаты труда и иных условиях.

Что делать, если у сотрудника есть стаж до ?

Согласно рекомендациям Nopaper (2025‑12‑29), для кадрового ЭДО требуется согласие сотрудника, если его стаж на составлял хотя бы один год. В противном случае требуется оформить отдельное согласие или использовать бумажный документ до полного перехода.

Перенос документов в сфере трудовых отношений в электронный документооборот – это не просто технологический тренд, а обязательный шаг, предусмотренный законодательством. Правильный подбор документов для переноса, соблюдение установленных сроков и использование надёжных систем подписи позволяют организациям минимизировать риски, ускорить кадровые процессы и обеспечить полную юридическую защиту.

При правильной реализации ЭДО ваш бизнес получит:

• Сокращение времени обработки документов.
• Снижение затрат на хранение бумажных носителей.
• Повышение прозрачности и контроля над кадровыми процессами.
• Готовность к дальнейшему цифровому трансформированию.

Если у вас возникнут вопросы по конкретным документам или процедурам переноса, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому ЭДО или воспользоваться услугами юридических консультантов, имеющих опыт работы с электронным документооборотом.