В современном мире цифровизация охватывает все сферы жизни, в т.ч. и трудовые отношения. Федеральный закон «О государственном реестре занятости» (ФЗ‑122) и Постановление Правительства РФ «Об электронном хранении трудовой книжки» предусматривают возможность вести трудовые книжки в электронном виде. Ниже вы найдёте подробную инструкцию, как правильно составить заявление работника о переходе на электронный формат, а также готовый образец заявления.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника (дата начала работы, должность, заработная плата, причины увольнения и т.д.). Она хранится в государственном реестре занятости и доступна работодателю, работнику и государственным органам через электронный портал.

Юридические основания

• Федеральный закон «О государственном реестре занятости» (ФЗ‑122) от г. № 122-ФЗ.
• Постановление Правительства РФ от г. № 752 «Об электронном хранении трудовой книжки».
• Постановление Минтруда РФ от г. № 123 «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек».

Согласно этим нормативным актам, работник имеет право потребовать ведения трудовой книжки в электронном виде, а работодатель обязан обеспечить её хранение в электронном формате, если это предусмотрено внутренними документами организации.

Кому и как подавать заявление?

Заявление подаётся в руководитель организации (или в отдел кадров). Важно, чтобы заявление было письменным и содержало все необходимые реквизиты.

Содержание заявления

1. Наименование организации (полное название, ИНН, КПП).
2. ФИО работника, дата рождения, место работы, должность.
3. Указание, что работник желает перейти на электронный формат трудовой книжки.
4. Дата и подпись работника.

При необходимости можно приложить копию удостоверения личности и/или копию текущей бумажной трудовой книжки.

Образец заявления

Заявление


 
От: ________________________________ (ФИО работника)
 
дата рождения: _____________________
 
должность: ________________________
 
отдел/подразделение: ______________
 
наименование организации: _____________________________
 
ИНН: _____________________________
 
КПП: _____________________________


Прошу перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде в соответствии с Федеральным законом «О государственном реестре занятости» (ФЗ‑122) и Постановлением Правительства РФ № 752 от г. о электронном хранении трудовой книжки.

С уважением,
_________________________________
Подпись работника

Пошаговая инструкция по подаче заявления

1. Подготовка документа. Составьте заявление в соответствии с образцом. Убедитесь, что все поля заполнены корректно.
2. Подпись и дата. Подпишите заявление и укажите дату подписания.
3. Прикрепление приложений. При необходимости приложите копию удостоверения личности и/или копию бумажной трудовой книжки.
4. Подача заявления. Передайте заявление руководителю отдела кадров либо в непосредственном руководитель. Если в организации есть электронный портал для кадровых вопросов, можно отправить заявление в виде PDF.
5. Получение подтверждения. После рассмотрения заявления работодатель обязан предоставить вам письменное подтверждение о переходе на электронный формат (или отказ).

Что делать, если заявление отклонено?

Если работодатель отказывает в переходе на электронный формат, работник имеет право обратиться в трудовой инспектор или суд с иском о защите своих прав. Для этого понадобится копия отказа и доказательства того, что в организации есть возможность вести электронные трудовые книжки.

Как проверить статус электронного документа

После перехода на электронный формат, вы можете проверить наличие вашего электронного документа в системе «Госуслуги» или в корпоративном портале работодателя. Для этого понадобится ваш логин и пароль.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде только в части? – Да, но в большинстве случаев требуется полный переход.
• Какие данные сохраняются в электронном виде? – Все сведения, которые содержатся в бумажной трудовой книжке: дата начала работы, должность, заработная плата, причины увольнения и т.д.
• Как долго сохраняется электронный документ? – В соответствии с законодательством, срок хранения равен сроку хранения бумажной трудовой книжки.

Переход на электронный формат трудовой книжки – это шаг к более удобному и прозрачному управлению трудовыми отношениями. Составив правильное заявление и следуя пошаговой инструкции, вы сможете быстро и без лишних хлопот перейти на цифровой формат.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращатся в отдел кадров вашей организации или в трудовую инспекцию.