Переход с бумажной на электронную трудовую книжку (ЭТК) регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» и Постановлением Правительства РФ от  № 2254 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек». При этом работник, решивший отказаться от ведения бумажного документа, должен оформить своё решение в виде заявления, а работодатель – внести соответствующую запись в уже существующую бумажную трудовую книжку и вернуть её сотруднику.

Нормативная база

• ФЗ‑439 – определяет понятие трудовой книжки, порядок её ведения и хранения.
• Постановление Правительства № 2254 – регламентирует переход на электронный формат, указывает, что запись о переходе делается в бумажную ТК.
• Приказ Минтруда России от  № 585н – содержит образцы записей в трудовой книжке, включая запись о выборе электронной формы.

Порядок действий при переходе на ЭТК

1. Получение заявления работника. Сотрудник подаёт письменное заявление о refusе от ведения бумажной трудовой книжки и выборе электронной формы. В заявлении указывается дата подачи и подпись работника.
2. Уведомление СФР. В течение следующего рабочего дня работодатель обязан сообщить в Социальный фонд России (СФР) о принятии на работу нового сотрудника и о его отказе от бумажной ТК (указав дату заявления).
3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку. На основании заявления делается запись о переходе на электронную трудовую книжку.
4. Подписи и заверение. Запись подписывается работником и руководителем (или уполномоченным лицом кадровой службы). При необходимости ставится печать организации.
5. Вручение книжки работнику. После заверения бумажная трудовая книжка возвращается сотруднику на руки. Дальнейшее ведение и хранение бумажного документа работодателем не требуется.

Как выглядит запись в трудовой книжке

Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» (или в отдельном блоке «Дополнительные сведения») и имеет следующий стандартный вид:

Запись № __
Основание: Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку от ДД.ММ.ГГГГ
Содержание записи: Работник выбрал ведение трудовой книжки в электронной форме и отказался от ведения бумажной трудовой книжки.
Подпись работника: ______________________
Подпись руководителя (кадровика): ______________________
М.П. (при наличии): ______________________

Если в организации используется единый журнал учета трудовых книжек, запись может быть сделана там же, с указанием номера журнала и страницы.

Примеры оформления записи

Пример 1 – стандартное оформление

• Запись № 12
• Основание: Заявление работника Иванова И.И. о переходе на электронную трудовую книжку от
• Содержание записи: Работник Иванов И.И. выбрал ведение трудовой книжки в электронной форме и отказался от ведения бумажной трудовой книжки.
• Подпись работника: ______________________ (Иванов И.И.)
• Подпись руководителя: ______________________ (Петрова С.В., начальник отдела кадров)
• М.П.: (печать организации)

Пример 2 – запись в журнале учета ТК

• Журнал учета трудовых книжек, № 7, стр. 45
• Дата внесения:
• ФИО работника: Сидорова А.П.
• Основание: Заявление от о переходе на ЭТК
• Запись: Переход на электронную трудовую книжку (отказ от бумажной формы).
• Подписи: работник ______________________, кадровик ______________________

Что делать с бумажной трудовой книжкой после записи

После внесения записи и получения подписей:

1. Книжка выдаётся сотруднику на руки под расписку в журнале выдачи документов (если такой ведётся).
2. Работодатель более не несёт ответственности за хранение, обновление и предоставление выписок из этой книжки.
3. Все последующие сведения о работе (приёмы, переводы, увольнения, повышения) вносятся исключительно в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СЗВ‑ТД.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять запись печатью организации?

Печать ставиться по внутреннему регламенту организации. Если в компании принято заверять все записи в трудовой книжке печатью – её следует поставить. Законом прямая обязанность не установлена, но наличие печати уменьшает риск вопросов со стороны контролирующих органов.

Можно ли сделать запись электронно?

Нет. Запись о переходе на электронную форму должна быть сделана в бумажном варианте трудовой книжки, поскольку электронная книжка пока не содержит такого раздела.

Что делать, если работник передумал и хочет вернуть бумажную ТК?

В таком случае работник подаёт новое заявление о возврате к ведению бумажной трудовой книжки. Работодатель вносит соответствующую запись в ЭТК (в разделе «Дополнительные сведения») и выдаёт работнику бумажную книжку обратно.

Нужно ли информировать ПФР/СФР о каждом переходе?

Да. При приёме на работу нового сотрудника, который сразу выбирает ЭТК, работодатель обязан в течение следующего рабочего дня уведомить СФР о факте приёма и отказе от бумажной ТК (указав дату заявления). При переходе уже работающего сотрудника уведомление не требуется, если он уже числится в системе СЗВ‑ТД.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку – это обязательный этап, который подтверждает добровольный выбор работника ведения трудовой истории в электронном виде. Правильное оформление записи (ссылка на заявление, указание даты, подписи сторон и, при необходимости, печати) обеспечивает легитимность перехода и защищает работодателя от претензий со стороны государственных контролирующих органов. Следуя представленному алгоритму и используя приведённые примеры, кадровая служба сможет выполнить процедуру быстро, корректно и без ошибок.