Переименование структурного подразделения в организации — это частая кадровая процедура, которая может быть связана с реорганизацией, изменением штатного расписания или корпоративным ребрендингом․ Многие кадровики задаются вопросом: как правильно отразить переименование подразделения в трудовой книжке, чтобы не нарушить трудовое законодательство?
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, юридические нюансы и предоставим наглядный образец оформления записи об изменении названия отдела, сектора или департамента․
Юридические основы переименования подразделения
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, наименование структурного подразделения является обязательным условием трудового договора, если оно указано в штатном расписании․ Следовательно, изменение названия отдела влечет за собой изменение условий трудового договора․
Важно понимать ключевую разницу:
- Переименование подразделения — это изменение только названия (например, отдел кадров стал называться HR-департамент)․ Трудовая функция работника при этом не меняется․
- Перевод — это изменение трудовой функции или места работы․ Переименование не является переводом, оно оформляется как изменение условий трудового договора (ст․ 74 ТК РФ)․
Пошаговая процедура оформления
Чтобы запись в трудовой книжке была законной, переименование должно быть правильно задокументировано․ Процедура состоит из следующих шагов:
- Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание и переименовании подразделения․
- Уведомление работников под подпись о предстоящих изменениях не позднее чем за два месяца до их вступления в силу (если изменения затрагивают условия трудового договора)․
- Внесение записи в трудовую книжку на основании изданного приказа․
Правила внесения записи в трудовую книжку
При заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек․ Запись об изменении наименования подразделения вносится в раздел «Сведения о работе»․
Основные требования к записи:
- В графе 3 формулировка должна четко указывать на факт переименования, а не перевода․
- Обязательно указывается документ-основание (приказ работодателя) в графе 4․
- Запись должна быть пронумерована в графе 1 (продолжает нумерацию предыдущих записей)․
- Дата в графе 2 ставится фактического дня внесения записи․
Образец записи: переименование подразделения в трудовой книжке
Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»․
Пример ситуации:
Сотрудник Иванов И․И․ работал в отделе продаж․ Приказом от № 45-к отдел продаж был переименован в Департамент по работе с клиентами․ кадровик вносит запись в трудовую книжку․
Как это выглядит на развороте трудовой книжки:
Графа 1 (№ записи): 11
Графа 2 (Дата):
Графа 3 (Сведения о работе): Отдел продаж переименован в Департамент по работе с клиентами с ․
Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Альтернативный (более подробный) вариант записи:
Некоторые кадровики предпочитают давать более развернутую формулировку, чтобы избежать разночтений при подсчете стажа в конкретном подразделении:
Графа 3: Структурное подразделение «Отдел продаж» переименовано в «Департамент по работе с клиентами»․
Частые ошибки, которых следует избегать
При оформлении переименования подразделения начинающие специалисты по кадрам часто допускают следующие нарушения:
- Использование слова «переведен» (например: «Переведен в Департамент по работе с клиентами»)․ Это в корне неверно, так как перевод подразумевает изменение трудовой функции или структурного подразделения, где работник работал, на другое․ При переименовании подразделение остается тем же самым — меняется только его наименование․
- Зачеркивание старой записи․ В трудовой книжке зачеркивать ранее внесенные записи о приеме на работу в конкретный отдел нельзя․ Изменения вносятся только путем добавления новой строки с формулировкой о переименовании․
- Отсутствие приказа-основания․ Любая запись в трудовой книжке должна опираться на распорядительный документ работодателя․
Что делать, если подразделение не было указано при приеме на работу?
Если в трудовом договоре и в записи о приеме на работу в трудовой книжке структурное подразделение указано не было (например, просто «Принят на должность менеджера»), а позже компания ввела структуру подразделений, то запись о переименовании не делается․ В таком случае изменение названия отдела не затрагивает условия трудового договора работника․
Переименование подразделения в трудовой книжке — это несложная процедура, если понимать её правовую природу․ Главное — четко разграничивать перевод и переименование, не использовать слово «переведен» и всегда опираться на официальный приказ работодателя․ Грамотно внесенная запись: «Структурное подразделение [Старое название] переименовано в [Новое название]» — позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректное ведение кадровой документации․