Перенос сведений о переходе сотрудника в другую должность, подразделение или организацию – одна из самых частых задач кадровой службы. Правильное оформление такой записи гарантирует соответствие Трудовому кодексу РФ, требованиям Приказа Минтруда России № 320н от и актуальным нормам 2025‑2026 гг.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71, ст. 72.1) – определяет виды переводов и порядок их оформления.
• Приказ Минтруда России № 320н от – устанавливает новые правила ведения и хранения трудовых книжек, включая требования к переносу записей.
• Постановления и разъяснения КонсультантПлюс, Система Кадры, e‑executive – практические образцы и рекомендации.

Ключевые положения Приказа № 320н

В пункте 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек указано, что перенос сведений производится в соответствии с правилами переноса записи на новую страницу. Основные требования:

1. Записи вносятся построчно; при невозможности разместить слово полностью – переносится по слогам;
2. Сокращения использовать нельзя.
3. Перенос записи на другую страницу допускается только в случаях, когда на текущей странице полностью отсутствует место для новых сведений.

Когда требуется перенос записи?

Перенос применяется в следующих ситуациях:

• Перевод сотрудника в другую должность (внутри организации или в другую компанию).
• Перевод в другое структурное подразделение.
• Переход на электронную форму трудовой книжки.
• Увольнение в порядке перевода с согласия работника.

Особенности переноса при переходе на электронную трудовую книжку

Согласно пункту 35 Порядка, при переходе на электронную форму в трудовой книжке вручную вносится последняя запись (п. 3 ст. 2 закона № 439‑ФЗ от ). После этого бумажный документ передаётся в архив, а все последующие записи фиксируются в электронной системе.

Образцы записей о переводе

Ниже представлены типичные формулировки, которые можно использовать при переносе записи в трудовой книжке.

Пример переноса записи о переводе в другую должность

Запись в трудовой книжке (перенос на новую страницу):
ФИО: Иванов Иван Иванович.
Дата рождения: .
Дата приема на работу: .
Должность: Бухгалтер.
Подразделение: Финансовый отдел.
Дата перевода: .
Новая должность: Старший бухгалтер.
Новое подразделение: Бухгалтерия компании‑посредника.
Приказ о переводе № 123 от , подпись директора.

Если на текущей странице не осталось места для пункта 9, его записывают внизу следующей страницы, соблюдая порядок построчного ввода.

Пример переноса записи о переводе в другое подразделение

Запись в трудовой книжке (перенос):
Перевод в подразделение «Маркетинг» с .
Приказ № 45 от , подпись директора.

Пример переноса записи при переходе на электронную форму

Последняя запись в бумажной книжке:
Перевод на электронный трудовый договор с . 
Заявление сотрудника о переходе на ЭТК № 7 от .

Правила переноса записи на следующую страницу

Для корректного переноса следуют эти простые правила:

• Записывайте данные построчно, без сокращений.
• Если слово не помещается полностью, разбейте его по слогам согласно правилам русского языка.
• Не используйте «…», «и т.д.», «и др.» – записывайте полностью.
• После переноса отметьте дату и номер страницы, куда произведён перенос.

Пример переноса длинного слова

Если в записи требуется вписать слово «переводного», а на текущей строке осталось лишь , его можно разбить так:

пере‑вод‑но‑ва

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильный порядок записей – соблюдайте хронологию: сначала сведения о приёме, затем о переводе, потом об увольнении.
2. Отсутствие ссылки на приказ – всегда указывайте номер и дату приказа, подпись директора.
3. Неучёт требования к переносу – проверяйте, есть ли место на текущей странице; при его отсутствии переносите запись полностью на новую.
4. Сокращения и «т.п.» – вместо сокращений пишите полные формулировки.

Практический чек‑лист для кадрового сотрудника

1. Получить приказ о переводе, подписанный директором.
2. Определить, требуется ли перенос записи на новую страницу.
3. Сформировать текст записи согласно образцам (см. § 3).
4. Проверить, помещается ли запись на текущей странице.
5. При необходимости перенести запись, соблюдая правила переноса слов.
6. Внести отметку о переносе (дата, номер страницы).
7. При переходе на электронную форму – оформить последнюю запись в бумажной книжке и передать её в архив.
8. Обновить электронную систему учёта трудовых книжек.

Перенос записи в трудовой книжке – это формальный, но важный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимания к деталям. Используя приведённые образцы и правила, кадровые специалисты смогут оформить переводы корректно, избежать ошибок и обеспечить полную юридическую защиту компании.

Для более удобного оформления рекомендуется пользоваться готовыми шаблонами, доступными в системе КонсультантПлюс и Система Кадры, а также регулярно обновлять знания в соответствии с последними изменениями в ТК РФ и Приказах Минтруда.