Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения работника с работодателем. При смене места работы, переводе на другую должность, переходе на электронный формат и других изменениях необходимо перенести записи в новую книжку или в электронную систему. Ниже приведены подробные инструкции, правила и рекомендации, которые помогут вам правильно и без ошибок выполнить этот процесс.

Что такое перенос записи?

Перенос записи – это процедура, при которой сведения о трудовых отношениях, занесенные в трудовую книжку предыдущего работодателя, копируются в новую книжку (бумажную или электронную) или в дубликат. Перенос осуществляется по заявлению работника и в соответствии с законодательством РФ (ФЗ «О трудовых отношениях», Приказ Минтруда № 320н).

Когда требуется перенос?

• Смена работодателя (перевод, увольнение и новое трудоустройство);
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Получение дубликата трудовой книжки.
• Исправление ошибок в записи.

Основные документы и формы

Для переноса записи вам понадобятся следующие документы:

• Трудовая книжка предыдущего работодателя (или копия).
• Приказ о приеме на работу, переводе или увольнении (от нового работодателя).
• Заявление работника о переносе записи.
• Форма СТД‑Р (Сведения о трудовых отношениях).
• Форма ЕФС‑1 (Единый федеральный справочник).
• Форма СЗВ‑ТД (Сведения о работе в трудовой книжке).

Шаги переноса записи

Подготовка документов

Перед тем как приступить к переносу, убедитесь, что:

• Все данные в трудовой книжке предыдущего работодателя актуальны и корректны.
• У вас есть копия приказа о приеме/переводе/увольнении.
• Работник подписал заявление о переносе.

Заполнение формы СТД‑Р

Форма СТД‑Р заполняется следующим образом:

1. Укажите данные о предыдущем работодателе: название, адрес, ИНН, КПП.
2. Заполните сведения о работе: должность, дата начала и окончания (если применимо), вид деятельности.
3. Укажите причину переноса (смена работодателя, перевод, переход на ЭТК).

Перенос в новую трудовую книжку

В зависимости от типа новой книжки (бумажная или электронная) процедура отличается:

Бумажная трудовая книжка

1. Внесите запись о приеме на работу в новую книжку в соответствии с приказом.
2. Если в предыдущей книжке осталась только одна строка, перенесите запись на следующую страницу (это не нарушение).
3. Если запись об увольнении, перенесите дату увольнения в новую книжку.
4. Внесите все сведения о работе, переводе и наградах в соответствии с приказом.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. Работодатель вносит запись в систему «Электронная трудовая книжка» через портал «Е-офис».
2. После подтверждения записи работник получает электронный сертификат.
3. Обратный переход с ЭТК на бумажную невозможен, но можно получить дубликат.

Получение дубликата трудовой книжки

Если работник потерял оригинал, он может получить дубликат. При выдаче дубликата вносятся все записи, за исключением тех, которые признаны недействительными. Дубликат оформляется в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.

Правила и рекомендации

Сроки внесения записей

• Записи о приеме, переводе, увольнении и наградах вносятся в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней после издания приказа.
• При увольнении запись вносится в день увольнения.

Точность и соответствие текста приказа

Все записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Любые расхождения могут привести к юридическим проблемам.

Перенос записи на следующую страницу

Если в трудовой книжке осталась только одна строка, запись можно перенести на следующую страницу. Это не считается нарушением, но необходимо соблюдать порядок и логичность записей.

Перенос части записи в вкладыш

В некоторых случаях запись может быть слишком длинной. В таком случае можно перенести часть записи во вкладыш, но при этом обязательно указать в первой строке, что запись продолжается во вкладыше.

Исправление ошибок в наименовании организации

Если в записи указано неправильное название организации, необходимо внести исправление. Это делается с помощью формы «СЗВ‑ТД» и сопровождается подписью руководителя и печатью работодателя.

Пример заполнения записи о приеме на работу

Ниже приведен образец записи в трудовую книжку о приеме на работу (на полную ставку):

№ 1
Приём на работу в должность: Оператор производственной линии
Объём работы: 100%
Договор: бессрочный
Срок: до 

Для срочного договора, работы по частичной ставке и т.д. используются аналогичные шаблоны, но с соответствующими изменениями.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли перенести запись из бумажной трудовой книжки в электронную? Да, при переходе на ЭТК работодатель вносит запись в электронную систему, а работник получает электронный сертификат.
• Что делать, если в предыдущей книжке есть ошибки? Внесите исправление с помощью формы «СЗВ‑ТД» и подпишите руководитель.
• Можно ли перенести запись на следующую страницу, если осталась одна строка? Да, это допустимо и не нарушает правила.
• Как получить дубликат трудовой книжки? Подача заявления в отдел кадров, после чего в дубликат вносятся все записи, за исключением недействительных.

Перенос записи в трудовой книжке – важный процесс, который требует точности и соблюдения всех юридических норм. Следуя приведенным шагам, вы сможете без ошибок перенести сведения о трудовых отношениях в новую книжку или электронную систему, а также избежать возможных проблем с работодателем и государственными органами.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего предприятия или к специалистам по трудовому праву.