Важно! Данное руководство основано на действующем Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном постановлением Правительства РФ № 1034 от (вступил в силу с ). Все образцы соответствуют актуальным правилам. Записи вносятся на основании письменного приказа (распоряжения) работодателя.
Ключевые понятия: перевод, перемещение, переход
Прежде чем рассматривать образцы, необходимо четко различать три кадровые ситуации:
- Перевод – постоянное изменение трудовых функций работника (должность, специальность, профессия) или структурного подразделения при том же работодателе. Запись в трудовую книжку обязательна.
- Перемещение – изменение только рабочего места (например, с одного станка на другой в том же цехе) без изменения должности и подразделения. Запись в трудовую книжку не вносится.
- Переход (прием в порядке перевода) – увольнение с одного работодателя и одновременный прием у другого по соглашению между ними. Вносятся две записи: об увольнении (в связи с переводом) и о приеме (в порядке перевода).
Типы переводов и правила оформления записей
В зависимости от субъекта перевода выделяют два основных сценария:
Перевод в пределах одной организации (одного работодателя)
Это самый частый случай. Работник меняет должность, профессию или структурное подразделение, но остается работать в той же компании.
Обязательные условия для внесения записи:
- Перевод является постоянным (временные переводы в трудовую книжку не фиксируются).
- Имеется письменное согласие работника, если перевод связан с изменением условий трудового договора (ст. 72.1 ТК РФ).
- Издан приказ (распоряжение) о переводе с указанием новой должности, подразделения и даты вступления в силу.
Образец записи о постоянном переводе внутри организации:
Графа 1 (Дата): Графа 2 (Наименование организации): ООО "ТехноПрогресс" Графа 3 (Сведения о работе): Переведен на должность старшего менеджера отдела продаж. Графа 4 (Подпись ответственного лица, номер приказа): Иванов / Приказ № 245-к от
Перевод (переход) к другому работодателю (по соглашению)
В этом случае происходит увольнение с одного места работы и прием на другое, но по согласованию между старым и новым работодателем. Это не увольнение по собственному желанию.
Особенность: В трудовую книжку вносятся две отдельные записи.
Образец записи об увольнении в связи с переводом к другому работодателю:
Графа 1 (Дата): Графа 2 (Наименование организации): ООО "ТехноПрогресс" Графа 3 (Сведения о работе): Уволен в связи с переводом на работу к другому работодателю (ООО "Инновационные Решения") с его согласия. Графа 4 (Подпись ответственного лица, номер приказа): Петрова / Приказ № 312-к от
Образец записи о приеме на работу в порядке перевода от другого работодателя:
Графа 1 (Дата): Графа 2 (Наименование организации): ООО "Инновационные Решения" Графа 3 (Сведения о работе): Принят на работу в порядке перевода от ООО "ТехноПрогресс" на должность ведущего специалиста отдела разработки. Графа 4 (Подпись ответственного лица, номер приказа): Сидоров / Приказ № 89-к от
Примечание: В новой графе 3 (раздел «Сведения о работе») можно использовать более краткую формулировку, как указано в современном Порядке: «Принят (назначен) в порядке перевода». Однако традиционная формулировка с указанием предыдущего работодателя также широко применяется и не является ошибкой.
Особые ситуации и частые ошибки
Перевод внутреннего совместителя в основные работники
Если сотрудник работал по совместительству, а затем его перевели на эту же должность в качестве основного работника, запись вносится.
Образец записи:
Графа 1 (Дата): Графа 2 (Наименование организации): ООО "ТехноПрогресс" Графа 3 (Сведения о работе): Работа по совместительству на должности бухгалтера стала основной. Графа 4 (Подпись ответственного лица, номер приказа): Иванова / Приказ № 178-к от
Что НЕ является переводом (и запись не нужна):
- Изменение только рабочего места (перемещение) без смены должности или подразделения.
- Временный перевод (сроком до 1 месяца в рамках одной организации).
- Совмещение профессий (должностей) – это отдельная запись о совмещении, а не о переводе.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Получите письменное согласие работника на перевод (если меняются существенные условия договора).
- Издайте приказ (распоряжение) о переводе с четким указанием: новой должности, подразделения, даты вступления в силу, номера и даты приказа.
- В трудовую книжку (или в раздел «Сведения о трудовой деятельности» электронной) на следующий день после вступления приказа в силу внесите запись в соответствии с выбранным образцом.
- Запись должен сделать должностное лицо, уполномоченное работодателем (чаще всего – кадровик или руководитель подразделения).
- Обязательно подписать запись и указать номер и дату приказа в графе 4;
- Работник должен ознакомиться с записью под роспись на соответствующей странице.
Типичные ошибки при оформлении
- Нет ссылки на приказ. В графе 4 всегда указывается номер и дата документа, на основании которого внесена запись.
- Неточная формулировка. Нельзя писать «Перешел в отдел…». Правильно: «Переведен на должность… в отдел…».
- Внесение записи о временном переводе. Это прямое нарушение Порядка.
- Путаница с увольнением по собственному желанию. Перевод к другому работодателю по соглашению – это отдельный вид увольнения с уникальной формулировкой.
- Оформление после факта. Запись вносится в день, следующий за датой вступления приказа о переводе в силу. Пропуск записи требует последующего издания отдельного приказа о внесении пропущенной записи.
Правильное оформление записей о переводе в трудовую книжку – это залог юридической чистности кадрового документооборота. Ключевые принципы: постоянный характер перевода, наличие приказа, точная формулировка и ссылка на документ. При сомнениях всегда сверяйтесь с актуальным текстом Порядка ведения и хранения трудовых книжек и, при необходимости, консультируйтесь с юристом по трудовому праву.
Дата актуализации материала: 22 мая 2026 года. Перед применением образцов убедитесь в отсутствии изменений в законодательстве.