Перевод работника с одной должности на другую, распространённая практика в управлении персоналом. Он может быть связан с ростом сотрудника по карьерной лестнице, изменением структуры подразделения, необходимостью замещения отсутствующего работника или корректировкой штатного расписания. Однако важно понимать: не всякая смена обязанностей требует записи в трудовой книжке. В этой статье мы подробно разберём, когда и как правильно оформлять перевод на другую должность, какие документы нужны, как вносить записи в трудовую книжку и какие ошибки чаще всего допускают работодатели.

Что такое перевод на другую должность?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 72), перевод — это постоянное изменение трудовой функции работника, включая смену должности, профессии, специальности или структурного подразделения, при сохранении того же работодателя.

Важно отличать:

• Перевод на другую постоянную работу, когда сотрудник переходит на новую должность на постоянной основе. Такой перевод обязательно оформляется записью в трудовой книжке.
• Временное переведение (например, замещение отсутствующего сотрудника) — не требует записи в трудовой книжке, если срок не превышает одного месяца (или до возвращения основного работника). Однако если временный перевод стал постоянным — запись обязательна.

Когда требуется запись в трудовой книжке?

Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность вносится только в следующих случаях:

1. Сотрудник переходит на постоянную новую должность (например, с кассира на бухгалтера, с менеджера по продажам на руководителя отдела).
2. Временный перевод стал постоянным — например, сотрудник замещал бухгалтера в отпуске 3 месяца, а затем его назначили на эту должность permanently.
3. Изменяется структура подразделения (например, перевод из «отдела маркетинга» в «отдел цифровых технологий»), даже если должность осталась той же.
4. Происходит повышение или понижение в должности (например, с ведущего специалиста на старшего специалиста, или наоборот).

Важно! Если сотрудник просто получил дополнительные обязанности в рамках своей должности (например, стал выполнять функции заместителя без изменения названия должности), запись в трудовую книжку не требуется. Достаточно дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа.

Как правильно оформить перевод?

Процедура перевода на другую должность включает три обязательных этапа:

Согласие работника

Перевод на другую постоянную работу возможен только с письменного согласия сотрудника (ст. 72 ТК РФ). Исключение — случаи, предусмотренные законом (например, временный перевод для ликвидации последствий аварий, стихийных бедствий).

В соглашении необходимо указать:

• Номер и дату трудового договора;
• Новую должность (с указанием наименования в соответствии со штатным расписанием);
• Новые функциональные обязанности (если они отличаются от прежних);
• Дата вступления в силу перевода;
• Сохранение или изменение условий оплаты труда.

Издаётся приказ (форма № Т-5 или Т-5а)

Приказ — основной документ, на основании которого вносится запись в трудовую книжку. В приказе должны быть:

• Наименование организации;
• Номер и дата приказа;
• ФИО сотрудника, его должность и подразделение;
• Новая должность и подразделение;
• Основание перевода (дополнительное соглашение к трудовому договору);
• Дата начала новой должности;
• Подпись руководителя и сотрудника (об ознакомлении).

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225.

Формат записи:

1. Графа 1 (порядковый номер) — присваивается по порядку (например, 5).
2. Графа 2 (дата) — дата вступления в новую должность (указывается в соответствии с приказом).
3. Графа 3 (содержание записи) — формулировка должна быть точной и соответствовать штатному расписанию. Примеры:

• Пример 1 (повышение): «Принят на должность главного бухгалтера вместо уволившегося»
• Пример 2 (перевод из одного подразделения в другое): «Переведён с должности менеджера по продажам в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста по маркетингу»
• Пример 3 (временный перевод стал постоянным): «Переведён с должности временно исполняющего обязанности бухгалтера на должность бухгалтера»
• Пример 4 (смена подразделения без смены должности): «Переведён из отдела продаж в отдел логистики на должность специалиста по логистике»

Важно! Если в трудовом договоре изначально было указано структурное подразделение, то при переводе обязательно указывается и новое подразделение. Пропуск этого элемента — нарушение Порядка.

Графа 4 (основание)

Указывается номер и дата приказа, на основании которого произведён перевод. Например: «На основании приказа № 45 от ».

Графа 5 (подпись и печать)

Запись заверяется подписью ответственного лица (как правило, кадровика) и печатью организации (если она используется).

Особые случаи

Случай 1: Перевод из одной организации в другую

Если сотрудник переходит на работу в другую компанию — это не перевод, а приём на работу. В трудовой книжке делается запись об увольнении по собственному желанию (или по соглашению сторон), а в новой организации — запись о приёме. При этом в графе 3 указывается наименование предыдущего работодателя.

Случай 2: Перевод в другую местность вместе с организацией

Если организация переезжает, а сотрудник переходит на новое место работы в рамках той же компании — запись делается как «Переведён на работу в филиал в г. Сочи на должность менеджера по продажам».

Случай 3: Временный перевод стал постоянным

Если сотрудник замещал отсутствующего работника 3 месяца, а затем его назначили на эту должность, запись в трудовую книжку делается с указанием, что перевод произошёл из статуса временного исполнителя в статус постоянного сотрудника.

Частые ошибки работодателей

• Не вносят запись при переводе на постоянную должность — это нарушение закона и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.
• Указывают не точные наименования должностей — например, «бухгалтер» вместо «бухгалтер по заработной плате» (если так указано в штатном расписании).
• Не указывают подразделение, если оно было в трудовом договоре.
• Записывают временный перевод — это недопустимо, если срок не превысил 1 месяц и не стал постоянным.
• Используют неофициальные формулировки, например, «переведён на другую работу» — это не соответствует требованиям Порядка.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — что изменилось?

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период к электронным трудовым книжкам. Все записи, включая переводы, теперь вносятся в электронный формат через систему Пенсионного фонда РФ.

Для работодателя это означает:

• Приказы и дополнительные соглашения по переводам направляются в ЭТК в электронном виде;
• Записи в бумажной трудовой книжке (если она ещё сохраняется) продолжают вестись, но только в случае, если сотрудник не отказался от ЭТК;
• Все записи в ЭТК должны быть идентичны записям в бумажной книжке, если она существует.

Сотрудник может запросить выписку из ЭТК в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или в офисе Пенсионного фонда.

Чтобы избежать ошибок и штрафов, запомните эти 5 правил:

1. Запись в трудовую книжку делается только при переводе на постоянную должность — временные назначения не регистрируются.
2. Обязательно оформляйте дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ, без них запись не имеет юридической силы.
3. Формулировка записи должна быть точной, официальной и соответствовать штатному расписанию.
4. Обязательно указывайте структурное подразделение, если оно было в трудовом договоре.
5. Вносите запись не позднее 5 рабочих дней с даты приказа (по Порядку, не позднее недели).

Правильно оформленная запись о переводе, это не только формальность, но и защита прав работника при выходе на пенсию, при трудоустройстве в новой организации и при подтверждении стажа. Не пренебрегайте этим процессом — от этого зависит будущее вашего сотрудника и репутация вашей компании.

Совет: Всегда проверяйте актуальные формы приказов и образцы записей на сайте Минтруда РФ или в системе КонсультантПлюс. Законодательство меняется — и ваша кадровая служба должна быть в курсе.