Дата актуализации:

Содержание

1. Законодательная база
2. Пошаговая процедура перевода
3. Необходимые документы
4. Ограничения и нюансы
5. Оцифровка трудовых книжек в Украине
6. Часто задаваемые вопросы

Перевод работника на другую должность – обычная практика в любой организации․ Правильное оформление
этого процесса имеет критическое значение‚ так как от него зависит:

• соответствие трудового договора действующему законодательству;
• корректность записи в трудовой книжке (бумажной или электронной);
• защита интересов как работодателя‚ так и работника․

В статье рассматриваются все этапы перевода‚ требования к документам‚ ограничения‚ а также особенности
оформления в условиях оцифровки трудовых книжек в Украине‚ которые должны быть завершены не позднее
10 июня 2026 года․

Законодательная база

Основные нормативные акты‚ регулирующие перевод на другую должность и запись в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс Украины (ТКУ) – статьи 41‑44‚ 65‑68;
• Закон Украины «О электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 января 2025 г․);
• Приказ Министерства социальной политики Украины № 124/2025 «Об утверждении порядка оцифровки трудовых книжек»;
• Коллективный договор (если имеется) и локальные нормативные акты предприятия․

Пошаговая процедура перевода

Ниже представлена детальная последовательность действий‚ которую следует выполнить работодателю․

Шаг 1․ Инициирование перевода

1. Определить необходимость перевода (изменение структуры‚ повышение квалификации‚ реорганизация и т․д․)․
2. Подготовить служебную записку с обоснованием перевода и указанием новой должности‚ условий труда и оклада․

Шаг 2․ Получение письменного согласия работника

Перевод производится только с письменного согласия работника (ст․ 41 ТКУ)․ Согласие оформляется
в виде отдельного письма‑согласия или в виде дополнения к трудовому договору․

Шаг 3․ Согласование условий

• Установить новый уровень оплаты труда‚ надбавки‚ график работы․
• Если перевод связан с изменением квалификации‚ оформить соответствующий аттестационный акт․

Шаг 4․ Оформление изменений в трудовом договоре

Внести изменения в трудовой договор (приложение‑дополнение) и подписать обеими сторонами․

Шаг 5․ Запись в трудовую книжку

Запись производится в соответствии с формой‚ установленной ТКУ:

• Дата перевода;
• Новая должность‚ структурное подразделение;
• Условия оплаты труда;
• Подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации․

Если у работника электронная трудовая книжка‚ запись вносится в Электронный реестр застрахованных лиц․

Шаг 6․ Уведомление государственных органов (при необходимости)

При переводе‚ затрагивающем изменения в системе социального страхования (например‚ изменение категории
занятости)‚ работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд Украины в течение 5 рабочих дней․

Необходимые документы

Список типовых документов‚ которые должны быть подготовлены и храниться в личном деле работника:

1. Заявление работника о согласии на перевод (подписанное)․
2. Служебная записка/приказ работодателя о переводе․
3. Дополнение к трудовому договору (или новый договор)․
4. Акт аттестации (если перевод подразумевает повышение квалификации)․
5. Запись в трудовую книжку (бумажную или электронную);
6. Копия уведомления в Пенсионный фонд (при необходимости)․

Ограничения и нюансы

Перевод может быть ограничен следующими обстоятельствами:

• Отсутствие письменного согласия – перевод считается недействительным;
• Перевод на должность‚ требующую иной квалификации‚ без подтверждающего аттестационного документа․
• Изменение условий труда‚ ухудшающих положение работника (например‚ снижение оклада) без согласия․
• Перевод в рамках реорганизации‚ когда новая должность полностью исчезает – требуется оформление увольнения и последующего приема на работу․

Оцифровка трудовых книжек в Украине

С 10 июня 2026 г․ все бумажные трудовые книжки в Украине обязаны быть оцифрованы и внесены в
Электронный реестр застрахованных лиц․ Это влияет на процесс перевода:

• Запись о переводе вносятся в электронный реестр через единую государственную информационную систему (ЕГИС)․
• Работодатель получает доступ к системе через единую электронную подпись (ЕЭП)․
• При переводе дистанционного работника запись в электронную книжку обязательна‚ даже если работник находится за границей․
• Все изменения в реестре фиксируются в режиме реального времени‚ что упрощает контроль со стороны государственных органов․

Для успешной оцифровки необходимо:

1. Убедиться‚ что у работника есть активный аккаунт в системе «Электронная трудовая книжка»․
2. Подготовить скан-копию оригинальной записи (если перевод производится до завершения оцифровки)․
3. Внести запись в электронный реестр в течение 3 рабочих дней после подписания всех документов․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли перевести работника без его согласия?

Нет; Трудовой кодекс Украины (ст․ 41) требует письменного согласия работника на перевод‚ если изменяются
условия труда‚ включая должность․

Вопрос 2: Как оформить перевод удалённого (дистанционного) работника?

Процедура идентична обычному переводу: требуется письменное согласие‚ дополнение к трудовому договору и запись
в электронную трудовую книжку․ Особенность – запись делается в электронный реестр‚ а не в бумажную книжку․

Вопрос 3: Что делать‚ если у работника нет электронной трудовой книжки?

В таком случае необходимо оформить запись в бумажную трудовую книжку и одновременно инициировать процесс
оцифровки (запрос в отдел кадров‚ предоставление сканов)․ После 10 июня 2026 г․ бумажная запись должна
быть перенесена в электронный реестр․

Вопрос 4: Как быстро вносится запись в электронный реестр?

Запись вносится в течение 3 рабочих дней после подписания всех необходимых документов‚ если используется
электронная подпись работодателя․

Вопрос 5: Нужно ли уведомлять профсоюз о переводе?

Если в коллективе действует профсоюз‚ его представители должны быть проинформированы о переводе‚ однако
их согласие не является обязательным‚ если перевод не ухудшает условия труда работника․

Перевод работника на другую должность – процесс‚ требующий строгого соблюдения законодательных требований
и внимательного оформления документов․ С 10 июня 2026 г․ в Украине все записи в трудовых книжках
переходят в электронный формат‚ что упрощает контроль и ускоряет процесс внесения изменений․

Ключевые рекомендации:

• Всегда получать письменное согласие работника;
• Оформлять дополнение к трудовому договору и сохранять его в личном деле;
• Вносить запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) в установленные сроки;
• Следить за соблюдением сроков оцифровки и использовать электронную подпись для работы с реестром;
• Проверять наличие всех необходимых аттестационных документов‚ если перевод подразумевает изменение квалификации․

Соблюдая эти правила‚ работодатель гарантирует законность перевода‚ защищает интересы обеих сторон и
поддерживает актуальность кадровой документации в условиях цифровой трансформации трудовых отношений․