Перевод работника – это изменение его должности, подразделения, либо работодателя, которое фиксируется в трудовой книжке.
В трудовом законодательстве РФ различают временный перевод и постоянный перевод.
В трудовой книжке фиксируется только постоянный перевод, а временный перевод записывать не требуется.
Что такое перевод работника?
- Перевод – изменение места работы, должности или подразделения в рамках одной организации.
- Перевод – переход работника в другую организацию (соблюдается процедура приёма и увольнения).
- Перевод может быть постоянным (обязательный для записи в трудовой книжке) или временным (запись не делается).
Юридические основания и нормативные акты
- Приказ Минтруда РФ № 320н от «О порядке оформления и ведения трудовой книжки»;
- Трудовой кодекс РФ (ст. 112, 113, 115).
- Приказы о переводе, приёме и увольнении, подписанные руководителем организации.
- Соглашение о переводе (если требуется).
Кому и как оформляется запись о переводе?
3.1 Перевод внутри одной организации (изменение должности/подразделения)
Запись делается в разделе «Сведения о работе» (графа 3) трудовой книжки.
- Согласование с работником и подписание соглашения о переводе (если требуется).
- Подготовка приказа о переводе (номер, дата, подпись руководителя).
- Внесение записи в трудовую книжку.
- Выдача обновлённой книжки работнику.
Пример записи:
Перевод работника Иванова И.И. с должности «Старший специалист» на должность «Менеджер по продажам» в рамках одного предприятия (Отдел продаж), дата перевода , приказ №123/2024 от ;
3.2 Перевод в другое подразделение
Формат записи аналогичен, но указывается новое подразделение.
Перевод работника Иванова И.И. с должности «Старший специалист» в подразделение «Отдел закупок», дата перевода , приказ №123/2024 от .
3.3 Перевод в другую организацию (переход на новое место работы)
В этом случае работник увольняется у прежнего работодателя и принимается новым. В трудовой книжке фиксируються обе операции:
- Увольнение с указанием причины «Перевод на постоянную работу в организацию «ООО Колосок»».
- Приём на работу в новой организации (приказ о приёме).
Пример записи в прежней книжке:
Увольнение с указанием причины «Перевод на постоянную работу в организацию «ООО Колосок»», дата увольнения , приказ №456/2024 от .
Пример записи в новой книжке:
Приём на работу, дата , приказ №789/2024 от , должность «Менеджер по продажам».
Перевод в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2025 года работник может отказаться от бумажной книжки и перейти на ЭТК. В этом случае:
- Работодатель корректно вносит запись в бумажную книжку.
- Выдаёт работнику бумажную копию.
- Параллельно обновляет запись в системе ЭТК.
Важно соблюдать порядок: сначала оформить перевод в бумажной книжке, затем обновить ЭТК;
Важные нюансы и частые вопросы
- Временный перевод – запись в трудовой книжке не делается. Если перевод признаётся постоянным, в книжке фиксируется запись о постоянном переводе с указанием обоих приказов (временного и постоянного).
- Если работник переводится в другую организацию, в новой книжке записывается только приём на работу; в прежней – только увольнение.
- При переводе в рамках одного предприятия не требуется новый трудовой договор, но запись в книжке обязательна.
- В случае перехода на ЭТК работодатель обязан предоставить работнику бумажную копию записи.
- Соглашение о переводе подписывается только при необходимости (например, при переводе в другую организацию).
Шаблоны записей
6.1 Перевод внутри одного предприятия
Перевод работника ФИО с должности «Старшая должность» на должность «Новая должность» в рамках одного предприятия (Отдел/Подразделение), дата перевода DD.MM.YYYY, приказ №№/ГГГГ от DD.MM.YYYY.
6.2 Перевод в другую организацию
Увольнение с указанием причины «Перевод на постоянную работу в организацию Название организации», дата увольнения DD.MM.YYYY, приказ №№/ГГГГ от DD.MM.YYYY.
Приём на работу, дата DD.MM.YYYY, приказ №№/ГГГГ от DD.MM.YYYY, должность «Новая должность».
6.3 Перевод в электронную трудовую книжку
Запись в бумажной книжке остаётся той же, но в системе ЭТК добавляется электронный документ с тем же содержанием.
- Всегда оформляйте письменный приказ о переводе и подпишите его руководителем.
- Запись в трудовой книжке делается только при постоянном переводе.
- В случае перехода в другую организацию фиксируйте обе операции (увольнение и приём).
- При переходе на ЭТК не забывайте обновить обе версии – бумажную и электронную.
- Соблюдайте сроки и порядок, предусмотренные приказом Минтруда № 320н.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите правильное ведение трудовой книжки и соблюдение требований российского трудового законодательства.