Перевод работников с бумажных трудовых книжек на электронные формы – одна из ключевых мер цифровизации труда в России. Ниже представлены детальные примеры того, как оформляются такие переводы, какие данные включаются в запись и какие требования предъявляются к работодателям.

Что подразумевается под «переводом» в трудовой книжке?

Перевод – это переход сотрудника с одной формы ведения трудовой деятельности (бумажная) на другую (электронную). При этом:

• Сохраняются все сведения о предыдущем трудовом стаже.
• В электронный документ заносятся новые сведения о текущем месте работы;
• Перевод фиксируется в вкладке «Перевод в электронную форму».

Ключевые элементы записи о переводе

В электронной версии трудовой книжки в строке «Перевод» указываются следующие поля:

1. ФИО работника.
2. Табельный номер.
3. Дата перевода (дд.мм.гггг).
4. Наименование организации‑работодателя.
5. Должность и подразделение.
6. Дата начала работы в новой организации.
7. Основание перевода (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
8. Краткое описание условий труда (оклад, график, условия труда).

Примеры оформления переводов

Пример 1 – перевод по инициативе работника

Перевод:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Табельный номер: 00123
Дата перевода: 
Организация: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер‑программист
Подразделение: ИТ‑отдел
Дата начала работы: 
Основание: По соглашению сторон
Условия: Оклад 60 000 ₽, полный рабочий день, удалёнка

Пример 2 – перевод по инициативе работодателя

Перевод:
ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Табельный номер: 00456
Дата перевода: 
Организация: ЗАО «Столица»
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел
Дата начала работы: 
Основание: Перевод в рамках реорганизации
Условия: Оклад 45 000 ₽, частичная занятость (50 %), офисное расписание

Пример 3 – перевод при смене статуса занятости

Перевод:
ФИО: Сидоров Алексей Викторович
Табельный номер: 00789
Дата перевода: 
Организация: ОАО «Газпромэнерго»
Должность: Инженер‑техник
Подразделение: Техническое обслуживание
Дата начала работы: 
Основание: Смена формы занятости (с полной на дневную)
Условия: Оклад 55 000 ₽, график 5/2, доплаты за ночные смены

Как оформить перевод в бумажной форме до 2023 года

До 2023 года перевод оформлялся вручную в вкладке «Перевод» бумажной трудовой книжки. Пример заполнения:

• Запись вручную: «Перевод с в ООО «Альфа» на должность менеджера по продажам».
• Подпись работодателя и печать организации.
• Отметка о выдаче копии (если работник просил копию).

С 2023 года такие записи заменяются электронными, однако в бумажных книжках, оформленных по новым бланкам, всё ещё могут встречаться старые формы записи.

Требования к оформлению электронных переводов

Согласно постановлению Госкомтруда от 20 июня 1974 года и последующим нормативным актам, электронный перевод должен соответствовать следующим правилам:

1. Запись должна быть выполнена в системе, интегрированной с Единой государственной информационной системой по труду (ЕГИСЗ).
2. Все поля обязательны к заполнению, кроме необязательных комментариев.
3. Перевод должен быть подтверждён подписью руководителя организации (ЭЦП).
4. В случае изменения условий труда (оклад, график) в отдельном поле указывается «Условия труда изменены».

Что делать, если перевод не оформлен?

Если работник обнаружил отсутствие записи о переводе в своей электронной книжке, он имеет право:

• Попросить работодателя выдать копию трудовой книжки с отметкой о переводе.
• Подать запрос в Госкомтруд о проверке соблюдения трудового законодательства.
• Требовать заверения копии в случае утери оригинала.

Часто задаваемые вопросы

Когда был переход на электронные трудовые книжки?

Переход на электронные формы начался в 2022 году, а с 2023 года все новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Какие организации обязаны перейти на электронные трудовые книжки?

Обязательное переключение касается всех юридических лиц, использующих трудовые книжки для ведения кадрового учёта:

• Организации со статусом работодателя (включая госучреждения).
• Филиалы и представительства крупных компаний.
• Иные организации, нанимающие работников на постоянной основе.

Можно ли оформить перевод в обеих формах одновременно?

Нет. При переходе на электронную форму прежняя бумажная запись считается недействительной, и все данные должны быть занесены только в электронный документ.

Перевод работников в электронные трудовые книжки – это не только требование законодателя, но и шаг к более прозрачному и эффективному кадровому учёту. Правильное оформление переводов, как показаны в примерах выше, позволяет избежать недоразумений, гарантировать соблюдение трудовых прав работников и упростить работу HR‑отделов.

Если у вас возникнут вопросы по заполнению полей перевода или использованию электронных систем, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому праву или в службу поддержки ЕГИСЗ.