Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало одним из самых значимых изменений в трудовом законодательстве России за последние годы. На сегодняшний день‚ май 2026 года‚ процесс перехода завершен‚ и ведение трудовых книжек в электронном виде является стандартом для большинства работодателей. Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) предоставляет полный функционал для работы с ЭТК‚ позволяя автоматизировать сдачу отчетности в Социальный фонд России (СФР).
В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить перевод сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП‚ какие документы необходимо сформировать и как избежать распространенных ошибок.
Подготовка к переводу: выбор формы ведения трудовой книжки
Прежде чем приступать к техническим действиям в программе‚ важно понимать юридический контекст. Для сотрудников‚ принятых на работу до 1 января 2020 года‚ переход на ЭТК происходил на основании их письменного заявления. Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки до конца 2020 года‚ работодатель обязан был вести на него бумажную книжку параллельно с электронной.
Однако‚ если речь идет о новых сотрудниках (принятых после 1 января 2020 года)‚ то для них изначально формируются только электронные трудовые книжки. В случае‚ когда необходимо зафиксировать выбор формы ведения трудовой для действующего сотрудника или исправить данные‚ в 1С:ЗУП используется специальный документ.
Пошаговая инструкция перевода в 1С:ЗУП 3.1
Процесс оформления перехода на электронную трудовую книжку или фиксация выбора формы ведения осуществляется через документ «Уведомление о выборе формы ведения трудовой книжки».
Шаг 1: Создание документа
Перейдите в раздел Кадры.
В группе «Кадровые документы» выберите ссылку Уведомления о выборе формы ведения трудовой книжки.
Нажмите кнопку Создать.
Шаг 2: Заполнение основных данных
В открывшемся окне документа необходимо заполнить следующие поля:
- Сотрудник: выберите из списка работника‚ который переходит на ЭТК или чей выбор нужно зафиксировать.
- Дата: укажите дату подачи сотрудником заявления (или дату принятия решения работодателем в установленных законом случаях).
- Форма трудовой книжки:
- Выберите Электронная‚ если сотрудник отказывается от бумажной версии в пользу цифровой.
- Выберите Бумажная‚ если сотрудник (имеющий право выбора) решил сохранить бумажный вариант.
> Важно! При выборе варианта «Электронная» программа автоматически сформирует необходимость подачи отчетности в СФР.
Шаг 3: Печатные формы и подписание
После заполнения документа необходимо сформировать печатные формы для подписания сотрудником. В зависимости от ситуации (переход добровольный или фиксация статуса)‚ 1С:ЗУП предложит следующие формы:
Заявление о выборе формы трудовой книжки (если инициирует сотрудник).
Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжки (если инициирует работодатель при приеме новых сотрудников или в переходный период).
Лист ознакомления.
Нажмите кнопку Печать (или Печать / Экспорт) и выберите нужный шаблон. Документ должен быть подписан сотрудником и подшит в личное дело.
Формирование отчетности в СФР (форма ЕФС-1)
Самым критичным этапом после оформления документа в 1С:ЗУП является передача сведений в Социальный фонд России. С 2023 года отчетность по трудовым книжкам (ранее формы СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ) объединена в единый формат ЕФС-1.
Как отправить данные в 1С:ЗУП
После проведения документа «Уведомление о выборе формы ведения трудовой книжки» данные автоматически попадают в регистры программы.
Перейдите в раздел Отчетность и справки -> Персонифицированные сведения.
Создайте новый отчет ЕФС-1.
В разделе «Сотрудники» убедитесь‚ что ваш сотрудник отображается в списке для включения в отчет.
Нажмите кнопку Заполнить. Программа сформирует подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кодом мероприятия ПРИЕМ (или иным соответствующим кодом‚ если меняются данные) и указанием формы трудовой книжки.
Проверьте данные‚ нажмите Проверить‚ а затем Выгрузить для отправки через сервис «1С-Отчетность» или выгрузки в XML-файл.
Типовые ошибки и рекомендации
При работе с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП бухгалтеры и кадровики часто сталкиваються со следующими проблемами:
- Неверная дата события. Дата в документе 1С должна строго соответствовать дате фактического события или дате заявления сотрудника. Ошибка в датах приведет к отказу в приеме отчета СФР.
- Отсутствие бумажного оригинала. Если сотрудник выбрал бумажную трудовую‚ но не предоставил ее работодателю‚ в 1С все равно нужно зафиксировать выбор «Бумажная»‚ но в графе «Серия и номер» указать‚ что книжка не предоставлена.
- Дублирование сведений. Нельзя создавать несколько активных документов выбора формы на одного сотрудника за один период без необходимости корректировки предыдущих данных.
Перевод сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП — это регламентированный процесс‚ требующий внимательности к деталям. Правильное оформление документа «Уведомление о выборе формы ведения трудовой книжки» и своевременная отправка формы ЕФС-1 гарантируют compliance (соответствие) требованиям законодательства РФ.
Помните‚ что электронная трудовая книжка — это не просто цифровая копия бумажного документа‚ а инструмент‚ который требует актуальности вносимых данных. Использование возможностей 1С:ЗУП позволяет минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность трудового стажа для каждого сотрудника.