Перевод сотрудника на новую должность – это не просто изменение его должностного описания․
Нужно правильно оформить все изменения в трудовой книжке, чтобы сохранить права и
обязанности работника, а также соблюсти требования законодательства РФ․

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируется трудовой стаж,
должностные изменения, увольнения и другие важные события в трудовой жизни сотрудника․
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных
трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж теперь фиксируется как в
электронном, так и в бумажном варианте, если работник не написал заявление об отказе
от бумажной книжки․

Юридические основы перевода на должность начальника

• Трудовой кодекс РФ – статья 58․ Перевод работника на другую должность
  осуществляется по решению работодателя и оформляется в трудовой книжке․
• Постановление Правительства РФ № 1234 – регламентирует порядок
  перехода к электронным трудовым книжкам и одновременное применение бумажного и
  электронного вариантов․
• Федеральный закон № 122-ФЗ «Об обязательном страховании от несчастных случаев
  на производстве и профессиональных заболеваний» – при смене должности могут
  измениться условия страхования․

Когда можно перевести сотрудника на должность начальника?

Перевод возможен в следующих случаях:

1. Перевод постоянный – сотрудник получает новую должность на
   постоянной основе․
2. Перевод временный – сотрудник временно занимает должность начальника
   отдела, пока отсутствует постоянный руководитель․
3. Перевод переходный – временное изменение должности в рамках
   реструктуризации компании․

Как оформить перевод в трудовой книжке?

Пошаговый процесс

1. Подготовка документов:
   • Приказ о переводе (с указанием даты, новой должности и причины)․
   • Согласование с руководителем отдела․
   • Согласование с отделом кадров․
2. Запись в бумажной трудовой книжке:
   • В разделе «Перевод на другую должность» указывается дата, новая должность,
     должностные обязанности и подпись руководителя․
   • Сотрудник подписывает запись․
3. Запись в электронной трудовой книжке (ЭТК):
   • В системе «ЭТК» в разделе «Переводы» вводятся те же данные, что и в бумажной
     версии․
   • Система автоматически генерирует электронный сертификат, который
     подтверждает корректность записи․
4. Сохранение копий:
   • Копия приказа хранится в кадровом отделе․
   • Копия записи в трудовой книжке хранится в личном деле сотрудника․

Важные нюансы

• Перевод не влияет на трудовой стаж – он сохраняется без изменений․
• Если сотрудник не отказался от бумажной книжки, обе записи (бумажная и
  электронная) должны быть сделаны одновременно․
• При временном переводе необходимо указать дату окончания периода
  перевода, чтобы избежать путаницы в дальнейшем․
• Если перевод связан с изменением уровня ответственности, необходимо
  обновить и должностное описание в системе кадрового учета․
• При изменении должности может потребоваться дополнительное
  обучение (например, управление персоналом)․

Пример записи в трудовой книжке

Ниже приведён типичный пример записи, которую можно увидеть в бумажной и
электронной трудовой книжке после перевода сотрудника на должность начальника
отдела․

Перевод на должность: Начальник отдела бухгалтерии
Причина: Временное отсутствие постоянного руководителя
Подпись руководителя: ___________________
Подпись сотрудника: ___________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли перевести сотрудника без оформления приказа?
  
  Нет, согласно Трудовому кодексу РФ, перевод должен быть оформлен приказом

  работодателя․

• Что делать, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки?
  
  Тогда запись будет сделана только в электронной трудовой книжке (ЭТК)․
• Как долго сохраняется запись в трудовой книжке?
  
  Запись сохраняется на протяжении всей трудовой жизни сотрудника и
  обязательна для всех последующих работодателей․
• Можно ли отменить перевод?
  
  Да, при наличии согласия сторон и оформлении приказа об отмене перевода․

Перевод сотрудника на должность начальника – это важный процесс, который
обеспечивает юридическую защиту и корректное отражение изменений в трудовой
книжке․ Следуйте следующим рекомендациям:

• Всегда оформляйте перевод приказом и фиксируйте его в обеих версиях
  трудовой книжки․
• Учитывайте переходный период к электронным трудовым книжкам и
  обязательно обновляйте данные в системе ЭТК․
• Проверяйте, что все изменения отражены в кадровом учёте и
  бухгалтерском учёте․
• Обеспечьте сотруднику доступ к копии записи и при необходимости
  предоставьте справку о переводе․

Правильное оформление перевода гарантирует, что права и обязанности
сотрудника будут защищены, а компания соблюдает законодательные требования
в области трудового права․