Перевод сотрудника – одно из самых распространённых кадровых действий․ Оформление такого перевода требует соблюдения норм Трудового кодекса РФ‚ приказов Минтруда и внутренних регламентов организации․ Ниже представлен пошаговый алгоритм‚ нормативные основания‚ типичные ошибки и образцы записей в трудовой книжке․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66‚ 72․1‚ 77․2 (перевод на другую работу‚ постоянный и временный)․
• Приказ Минтруда России № 585н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции от 2022 г․)․
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑12‑2025 – разъяснение о необходимости указания структурного подразделения при переводе внутри одного отдела;
• КонсультантПлюс – типовые ситуации и образцы оформления перевода (бюджетные организации‚ коммерческие фирмы)․

Виды перевода и их отражение в трудовой книжке

Постоянный перевод

Если перевод носит постоянный характер (изменяется трудовая функция‚ место работы или структурное подразделение на неопределённый срок)‚ запись обязательно вносится в трудовую книжку․

Временный перевод

В случае временного перевода (например‚ на срок до 6 месяцев) сведения о нём не отражаются в трудовой книжке‚ если ведётся её бумажный вариант․ Однако в электронном виде сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р) всё равно фиксируются․

Перевод внутри одного структурного подразделения

По мнению Роструда‚ если в трудовом договоре изначально указано наименование структурного подразделения‚ то при переводе на другую должность в том же подразделении запись должна содержать указание на это подразделение․

Сроки оформления

• Приказ о переводе издаётся не позднее дня‚ предшествующего дню начала работы на новой должности․
• Запись в трудовую книжку вносится не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа (п․ 9 Порядка ведения трудовых книжек 2022 г․)․
• Для постоянного перевода – также необходимо уведомить СФР по форме ЕФС‑1 в течение 5 рабочих дней․

Пошаговая инструкция по оформлению записи

1. Подготовка приказа (распоряжения) о переводе:
   • Указать основание (например‚ «по соглашению сторон»‚ «по инициативе работодателя»);
   • Указать ФИО сотрудника‚ его текущую должность и структурное подразделение;
   • Указать новую должность‚ подразделение (если меняется)‚ дату начала работы на новой должности;
   • Указать характер перехода (постоянный/временно) и срок‚ если временный;
   • Подписать руководителем и кадровой службой․
2. Ознакомление сотрудника с приказом под подпись не позднее дня вступления приказа в силу․
3. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Открыть раздел «Сведения о работе»;
   • В графе 3 указать последовательный номер записи;
   • В графе 4 – дату поступления на работу (дата начала работы на новой должности);
   • В графе 5 – наименование организации (полное‚ как в учредительных документах);
   • В графе 6 – должность‚ которую сотрудник занимает после перевода;
   • В графе 7 – структурное подразделение (если в трудовом договоре оно указано);
   • В графе 8 – основание записи: «Переведён на другую работу в соответствии с приказом № ___ от ___»․
4. Подпись и печать:
   • Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печатью организации;
   • Если трудовая книжка ведётся в электронном виде‚ запись формируется в системе и заверяется электронной подписью․
5. Уведомление СФР (для постоянного перевода):
   • Заполнить форму ЕФС‑1‚ указав код события «Перевод на другую работу»;
   • Передать в СФР не позднее 5 рабочих дней после издания приказа․

Образцы записей в трудовой книжке

Постоянный перевод в другое структурное подразделение

ООО «ТехноСервис»
Инженер‑программист
Отдел разработки программного обеспечения
Переведён на другую работу в соответствии с приказом № 125 от 

Постоянный перевод внутри того же отдела (с указанием подразделения)

ПАО «ЭнергоГрупп»
Старший специалист по охране труда
Отдел охраны труда и промышленной безопасности (подразделение «Охрана труда»)
Переведён на другую работу в соответствии с приказом № 42 от 

Временный перевод (не вносится в трудовую книжку‚ но фиксируется в СТД‑Р)

Пример записи в электронном виде (СТД‑Р):

• Дата начала:
• Дата окончания:
• Должность: Врач‑терапевт (временный)
• Подразделение: Терапевтическое отделение
• Основание: Приказ № 78 от о временном переводе․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания структурного подразделения – если в трудовом договоре оно прописано‚ запись без него будет считаться неполной и может повлечь штрафы со стороны инспекции труда․
• Нарушение сроков внесения записи – запись после 5‑дневного срока считается несвоевременной; рекомендуется вести журнал контроля сроков․
• Неправильное указание основания – нужно ссылаться именно на приказ о переводе‚ а не на внутреннюю записку или устное распоряжение․
• Смешивание постоянного и временного перевода – для временного перевода запись в трудовую книжку не делается; если её всё‑же внесли‚ следует исправить‚ сделав пометку «Запись аннулирована» и оформив новый лист․
• Отсутствие подписи и печати – запись без них не имеет юридической силы․

Проверка перед сдачей в архив

1. Сверьте данные в трудовой книжке с текстом приказа (ФИО‚ даты‚ наименования должностей и подразделений)․
2. Убедитесь‚ что все графы заполнены‚ нет пустых строк․
3. Проверьте наличие подписи уполномоченного лица и печати организации․
4. Для постоянного перевода подтвердите отправку формы ЕФС‑1 в СФР (сохраните квитанцию или подтверждение отправки)․
5. Сделайте копию или скан трудовой книжки для внутреннего учёта․

Оформление записи о переводе в трудовую книжке – процесс‚ требующий внимательного отношения к нормативным требованиям и внутренним регламентам организации․ Следуя представленному алгоритму‚ используя образцы и избегая типичных ошибок‚ кадровая служба обеспечит корректное ведение трудовых книжек‚ минимизирует риски споров с работниками и штрафов со стороны контролирующих органов․

Помните: ключевые моменты – своевременный приказ‚ точное указание структурного подразделения (если оно предусмотрено трудом)‚ соблюдение пятидневного срока для внесения записи и обязательное уведомление СФР при постоянном переводе․