Перевод сотрудника с временной (испытательной, проектной, вахтовой) должности на постоянную – распространённая практика в современных организациях. Однако без правильного оформления в трудовой книжке такой перевод может вызвать вопросы со стороны инспекции труда, пенсионного фонда и иных контролирующих органов. В статье подробно рассматриваются нормативные требования, порядок внесения записи, типовые формулировки и типичные ошибки.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, 67, 71, 73.
• Приказ Минтруда России № 320н от г; – утверждает форму трудовой книжки.
• Постановление Госкомстата № 1 от г. – регламентирует форму приказа Т‑5 (ОКУД 0301004) как один из вариантов основания для записи.
• Коллективный договор и локальные нормативные акты организации (при наличии) – могут уточнять порядок оформления переводов.

Согласно ТК РФ запись о переводе в трудовую книжку обязана быть сделана в течение семи календарных дней со дня фактического начала исполнения новых обязанностей.

Когда запись обязательна?

1. Перевод с временной (испытательной, проектной, вахтовой) должности на постоянную в том же структурном подразделении.
2. Перевод в другое подразделение с изменением должностных обязанностей, если перевод имеет постоянный характер.
3. Перевод с условием «на постоянную работу» в трудовом договоре или приказе.

Если перевод носит исключительно временный характер (например, замещение в отпуске), запись в книжку не делается – фиксируеться только в приказе.

Что НЕ требуется фиксировать

• Временные переводы, которые заканчиваются автоматически (замещение, командировка).
• Сведения, не указанные в трудовом договоре и не отражённые в приказе (например, «работа вахтовым методом» без указания даты начала и окончания).

Как правильно оформить запись

Необходимые документы

• Приказ о переводе (форма Т‑5 или иной локальный шаблон) с указанием:
  • даты фактического начала исполнения новых обязанностей;
  • наименования новой должности, специальности, квалификации;
  • основания перевода (например, «перевод с временной должности на постоянную»);
  • номера и даты приказа, подписавшего перевод.
• Трудовой договор (если в нём указано условие о переводе).
• Штатное расписание (для подтверждения наличия вакантного места).

Порядок заполнения граф в трудовой книжке

Пример формулировки записи

Пример 1 (перевод в том же подразделении):

1 ООО «ТехноСервис» – менеджер отдела продаж (постоянная должность) Приказ № 45/2026 от 

Пример 2 (перевод в другое подразделение):

2 ЗАО «СтройИнвест», филиал в г. Новосибирск – инженер‑строитель (постоянная должность) Приказ № 12/2026 от 

Обратите внимание: слово «временный» в записи не указывается – фиксируется только факт начала постоянных обязанностей.

Пошаговый алгоритм оформления

1. Подготовка приказа – руководитель совместно с отделом кадров готовит приказ о переводе, указывая:
   • Дата начала новых обязанностей;
   • Новая должность, квалификация;
   • Основание (трудовой договор, решение совета директоров и т.д.).
2. Подписание приказа – подпись руководителя и, при необходимости, подпись работника (согласие).
3. Регистрация приказа в кадровой системе – запись в электронный журнал кадров.
4. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Определить следующий порядковый номер;
   • Записать дату начала (не дату подписания приказа, а дату фактического начала работы);
   • Указать полное наименование организации (если меняется) и новую должность;
   • Указать номер и дату приказа.
5. Контроль сроков – убедиться, что запись внесена в течение 7 дней.
6. Информирование сотрудника – предоставить копию приказа и подтверждение внесения записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если в трудовом договоре указано «испытательный срок»?

Да. После завершения испытательного срока и перехода на постоянную должность необходимо оформить приказ о переводе (или о подтверждении должности) и внести запись в книжку. В графе 2 указывается дата окончания испытательного срока, а в графе 3 – новая постоянная должность.

Можно ли использовать одну запись для нескольких переводов?

Нет. Каждое изменение (перевод, повышение, изменение квалификации) фиксируется отдельной записью с новым порядковым номером.

Что делать, если запись была внесена с ошибкой?

Необходимо оформить поправку в виде отдельного приказа «Об исправлении записи в трудовой книжке», указав правильные данные и ссылку на ошибочную запись. В книжке делается зачёркнутый вариант ошибки и рядом пишется правильный вариант.

Как оформить перевод, если сотрудник находится в отпуске без сохранения места работы?

В таком случае перевод считается временным и запись в книжку не делается; При возвращении сотрудника в штат необходимо оформить новый прием на работу (или перевод) с соответствующей записью.

Типичные ошибки и как их избежать

• Запись даты подписания приказа вместо даты начала работы. – проверяйте, что в графе 2 указана фактическая дата начала исполнения обязанностей.
• Отсутствие номера и даты приказа в графе 4. – без этой информации запись считается неполной и может быть оспорена.
• Неуказание квалификации/специальности. – в некоторых профессиях (например, инженер, врач) квалификация обязательна.
• Слишком длительный срок внесения записи (более 7 дней). – может привести к штрафу для работодателя.
• Запись «временный перевод» в графе 3. – в трудовой книжке фиксируются только постоянные изменения.

Пример полного оформления от начала до завершения

Ситуация

Иванов И.И. был принят на работу г. в должность инженер‑технолог (временная) на проект «Строй2024». По результатам проекта он переводится на постоянную должность инженер‑технолог в отделе «Производство» с г.

Документы

1. Трудовой договор № 12/2024 от г. (временная должность, срок до г.).
2. Приказ № 78/2026 от г. «О переводе Иванова И.И. на постоянную должность инженера‑технолога отдела «Производство» с г.».
3. Штатное расписание, подтверждающее наличие постоянного места.

Запись в трудовой книжке

3 ООО «СтройИнвест» – инженер‑технолог (постоянная должность) Приказ № 78/2026 от 

Проверка

• Дата в графе 2 – (фактическое начало).
• Наименование организации и должность указаны полностью.
• Основание – номер и дата приказа.
• Запись внесена до (в течение 7 дней).

Корректное оформление записи в трудовой книжке при переводе с временной должности на постоянную – важный элемент кадровой документации. Соблюдение сроков (не более 7 дней), точность данных (дата начала, наименование должности, номер приказа) и использование правильных формулировок позволяют избежать юридических рисков, обеспечить правильный расчёт пенсионных баллов и сохранить прозрачность трудовых отношений.

Если у вас возникли сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в отдел юридической службы вашей организации.

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, Приказа Минтруда России № 320н от г., а также практических рекомендаций, опубликованных в открытых источниках до .