Перевод сотрудника, который работает по совместительству, в основное место работы – одна из самых частых кадровых операций. При этом в трудовой книжке необходимо сделать несколько обязательных записей, чтобы избежать спорных ситуаций при проверках ПФР, ФНС и трудовой инспекции. В этой статье подробно разберём, какую запись вносить в трудовую книжку, какие документы требуются и как правильно оформить приказ о приёме.
Что именно нужно записать в трудовой книжке
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям КонсультантПлюс, при переводе совместителя в основной штат в трудовую книжку вносятся две основные сведения:
- Графа 3 – сведения о работе по совместительству (наименование должности, подразделение, период работы).
- Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству, а также запись о переходе на основное место работы.
Если в трудовой книжке ранее не было записи о совместительстве, то в графе 3 указываются сведения о приёме на работу по совместительству, а в графе 4 – дата и номер приказа о переводе на основное место работы.
Пример заполнения
Графа 3: Принят на работу (наименование должности и структурное подразделение), с по работал в качестве ассистента менеджера в Отделе продаж. Графа 4: Перевод в основное место работы – , приказ № 123‑Р от .
Какие документы нужны для оформления
Для корректного внесения записи в трудовую книжку необходимо подготовить следующие документы:
- Приказ (распоряжение) о приёме на работу по совместительству – форма Т‑1 (унифицированная) или внутренняя форма организации.
- Справка с места работы по совместительству (если требуется) – подтверждает период работы по совместительству.
- Копия трудового договора или договор о совместительстве, где указаны условия работы и оплаты.
- Отчёт в ПФР формы СЗВ‑ТД – подаётся в течение следующего рабочего дня после приема.
Важно: если в трудовой книжке уже есть запись о совместительстве, то при переводе в основную работу в графе 4 добавляется новая запись о переходе, а старая остаётся без изменения.
Пошаговая инструкция оформления
Ниже представлена пошаговая схема, которую можно использовать в каждом отдельном случае.
- Подготовка приказа. Составляем приказ о приёме сотрудника по совместительству (форма Т‑1 или локальная). В приказе указываются:
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение по совместительству;
- Дата начала работы по совместительству;
- Условия оплаты труда.
- Оформление перевода. Составляем отдельный приказ (или дополнение к предыдущему) о переводе сотрудника в основное место работы. В приказе указываются:
- Дата перехода;
- Новый основной отдел;
- Новая должность.
- Внесение записей в трудовую книжку. На основании вышеописанных приказов вносим данные в графы 3 и 4.
- Выдача сотрудника. Работнику выдаётся копия приказа и СТД‑Р (или бумажная трудовая книжка) с отметкой о внесённой записи.
- Сдача отчёта в ПФР. В течение следующего рабочего дня подаём форму СЗВ‑ТД.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты начала работы по совместительству – без указания периода в графе 3 трудовая инспекция может посчитать запись недействительной.
- Неправильный номер приказа – номер и дата должны соответствовать официальному документу, иначе запись будет считаться несоответствующей.
- Пропуск отчёта СЗВ‑ТД – отсутствие отчёта влечёт штрафы и задержки в расчёте пенсионных взносов.
- Неучёт внешнего совместителя – если сотрудник был привлечён из другой организации, необходимо указать, что работодатель‑переводчик является основным работодателем.
Примеры из практики
Ниже приведены типичные примеры заполнения записей, взятые из открытых источников (КонсультантПлюс, ЭЛКОД, форумы кадровых специалистов).
Пример 1. Внутренний совместитель
Графа 3: Принят на работу (наименование должности) – старший аналитик, отдел маркетинга, с по работал по совместительству. Графа 4: Перевод в основное место работы – , приказ № 45‑Р от .
Пример 2. Внешний совместитель
Графа 3: Принят на работу (наименование должности) – менеджер по продажам, отдел продаж, с по работал в качестве совместителя в ООО «Бизнес‑Консалтинг». Графа 4: Перевод в основное место работы – , приказ № 78‑Р от .
Что делать, если запись уже есть
Если в трудовой книжке уже имеется запись о совместительстве, то при переводе в основную работу в графе 4 вносится дополнительная запись о переходе, а старая остаётся без изменений. При этом:
- Указывается дата и номер приказа о переводе;
- Указывается, что работа по совместительству стала основной;
- В графе 3 остаётся прежняя запись о совместительстве (период работы).
Таким образом, в трудовой книжке будет две записи: одна – о совместительстве, вторая – о переходе в основное место работы.
Краткое резюме
Для корректного оформления перевода совместителя в основное место работы необходимо:
- Сформировать два приказа (о приёме по совместительству и о переводе в основной штат).
- Внести сведения в графы 3 и 4 трудовой книжки согласно требованиям ТК РФ.
- Выдать работнику копию приказа и СТД‑Р.
- Подать форму СЗВ‑ТД в ПФР в течение следующего рабочего дня.
Соблюдение этих шагов гарантирует, что все необходимые сведения будут зафиксированы в официальных документах, а процесс перехода пройдёт без правовых осложнений.
Автор статьи – кадровый консультант, специалист по трудовому праву. Информация актуальна на 22 мая 2026 г.