Ведение трудовой книжки – один из обязательных элементов трудового законодательства РФ. Несмотря на развитие электронных форм, бумажный носитель остаётся актуальным в ряде случаев. В этой статье мы разберём, когда и как правильно подать заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, какие требования к документу, сроки и порядок выдачи.

Правовые основы ведения бумажной трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68)
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 200 (установление правил заполнения и ведения трудовых книжек)
• Постановление Минтруда РФ от 1 января 2021 г. (обновление требований к бумажным и электронным трудовым книжкам)
• Постановление Пенсионного фонда РФ о единой базе данных (обязательность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде)

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде, если работник не согласен на переход на электронный формат, либо если в конкретной организации такой переход ещё не реализован. В 2022 г. работодатель может либо продолжать вести бумажный документ, либо выдавать его работнику и одновременно предоставлять сведения в единой базе данных Пенсионного фонда.

Когда нужно подавать заявление?

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде необходимо подавать:

1. При приёме на работу, если работник предпочитает бумажный формат.
2. При смене работодателя, если работник хочет продолжить вести бумажную книжку в новой компании.
3. При изменении вида деятельности, должности или при необходимости уточнения сведений в бумажной книжке.
4. При запросе работника о выдаче бумажной трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Сроки подачи заявления варьируются в зависимости от года:

• 2024 г.: до 31 декабря (первый год после перехода на электронный формат).
• 2025 г.: до 31 декабря (первый год после обновления требований).
• 2026 г.: до 31 декабря (текущий год).

Как оформить заявление?

Заявление может быть составлено в произвольной форме, но рекомендуется использовать официальный бланк, который можно скачать в формате Word или PDF. Ниже приведён образец заявления, который можно адаптировать под свои нужды.

Образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Заявление

Я, ФИО работника, прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г., с 1 января 2021 г. в установленном порядке, а также в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: ______________________

В заявлении обязательно указываются:

• ФИО работника
• Дата и год рождения (если требуется)
• Текущий должностной статус
• Номер и дата приёма на работу (если применимо)
• Подпись и дата

Порядок подачи и выдачи трудовой книжки

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров (или в руководителя). Заявление может быть подано лично, по почте, либо через электронную систему «Мой Дело».
2. Отдел кадров проверяет корректность данных и наличие всех необходимых документов.
3. В течение три рабочих дней со дня подачи заявления работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку.
4. Сведения о трудовой деятельности в бумажном виде одновременно фиксируются в единой базе данных Пенсионного фонда (форма ЕФС‑1).
5. При необходимости изменения должности, вида деятельности, или при переводе в другую организацию, работник должен вновь подать заявление, если хочет сохранить бумажный формат.

Особенности взаимодействия с электронным форматом

Начиная с 2021 г., работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма ЕФС‑1) для всех работников, даже если они используют бумажную трудовую книжку. Это обеспечивает единый контроль и позволяет быстро получать данные о стаже, начислениях и пенсионных отчислениях.

Если работник желает перейти на электронный формат, он может подать заявление о переходе. В таком случае бумажная трудовая книжка становится «архивной» и больше не обновляется.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление в произвольной форме? Да, но рекомендуется использовать официальный бланк для упрощения обработки.
• Что делать, если работодатель не выдаёт бумажную книжку в срок? Сначала уточните у руководства. Если проблема не решается, обратитесь в отдел кадров или в инспекцию труда.
• Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? Да, это предусмотрено законодательством. Работодатель обязан вести обе формы.
• Как получить копию бумажной трудовой книжки? Запросите копию в отдел кадров. Обычно выдаётся в течение 5 рабочих дней.

Где скачать официальные бланки?

• Сайт «Мой Дело» – https://my.delo.gov.ru
• Портал «КонсультантПлюс» – поиск по ключевым словам «заявление о ведении трудовой книжки»
• Сайт Минтруда РФ – раздел «Документы»

Ведение трудовой книжки в бумажном виде остаётся важным элементом трудового учета. Правильное оформление заявления, соблюдение сроков и взаимодействие с электронными системами обеспечат корректный учет трудовой деятельности и защиту прав работника. Не забывайте, что даже при использовании бумажной книжки, сведения о стаже и начислениях фиксируются в единой базе данных Пенсионного фонда, что гарантирует прозрачность и доступность информации.

Если вы планируете подавать заявление, используйте приведённый образец, проверьте актуальность требований в вашем регионе и не откладывайте оформление – сроки подать заявление до 31 декабря каждого года.