В современной системе кадрового делопроизводства России, особенно с учетом перехода на цифровые форматы, вопрос оформления сотрудников, которые никогда ранее не работали, требует особого внимания. Ситуация, когда у соискателя нет трудовой книжки, может трактоваться по-разному в зависимости от того, является ли это его первым местом работы или документ был утерян. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя и права работника в 2026 году.
Первое трудоустройство: когда трудовая книжка не нужна
Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, с 1 января 2021 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек. Ключевое изменение коснулось именно тех граждан, которые устраиваются на работу впервые.
Если сотрудник нигде не работал до момента приема в вашу организацию в 2021 году или позже, то:
- Бумажная трудовая книжка на него не оформляется.
- Работодатель не имеет права требовать от такого сотрудника предоставления бумажной трудовой книжки.
- Вся информация о трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде.
Это правило применимо только к тем работникам, у которых действительно никогда ранее не возникали трудовые отношения, и, соответственно, никогда не заводилась бумажная трудовая книжка.
Алгоритм действий при приеме впервые работающего сотрудника
- Запрос документов. При приеме на работу сотрудник предоставляет паспорт, СНИЛС и документы об образовании (если должность этого требует). Трудовую книжку он не предоставляет, так как её у него нет и быть не может.
- Отсутствие заявления о выборе формы. Сотрудникам, устраивающимся впервые, не нужно писать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная), так как выбор для них предопределен законом — только электронная.
- Формирование записи. Работодатель обязан сформировать сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) и передать их в Социальный фонд России (СФР) не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приема на работу.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и зачем она нужна?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Эти данные хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Основные преимущества ЭТК:
- Безопасность: исключена возможность физической утери или порчи документа работником.
- Доступность: работник может в любой момент получить выписку о своем стаже через портал Госуслуг или в клиентской службе СФР.
- Пенсионный учет: данные автоматически учитываются при назначении пенсии, что минимизирует ошибки при подсчете стажа.
Важно помнить, что для сотрудников, впервые поступающих на работу после 2020 года, бумажный вариант уже не ведется и не выдается.
Сложные случаи: если сотрудник утверждает, что не работал, но сомнения есть
Иногда возникают ситуации, когда соискатель заявляет, что нигде не работал, но у работодателя есть основания полагать, что трудовой стаж у человека все же был (например, по данным службы безопасности или рекомендациям). Также возможна ситуация, когда трудовая книжка была утеряна.
Если выясняется, что трудовая книжка у работника была, но он ее потерял:
- Работник должен написать заявление об утере и просьбе выдать дубликат последнему работодателю (если это возможно) или оформить новую, если восстановление невозможно.
- Согласно разъяснениям Минтруда (Письмо от № 14-6/ООГ-3682), если у соискателя был опыт работы, но нет книжки из-за утери, он должен предоставить сведения о трудовой деятельности из СФР (форма СТД-СФР).
- На основании этих сведений работодатель может восстановить информацию о стаже.
Если же работник настаивает на том, что стажа не было, а проверка через СФР показывает отсутствие записей, то применяется правило для впервые устраивающихся — заводится только электронный учет.
Ответственность работодателя
Работодатель обязан правильно определить статус работника. Ошибки в этом вопросе могут привести к штрафам:
- Если работодатель потребует бумажную трудовую книжку у впервые устраивающегося сотрудника — это нарушение закона.
- Если работодатель не передаст сведения в СФР о принятом на работу сотруднике (даже если у него нет бумажной книжки), ему грозит административная ответственность.
- В случае утери трудовой книжки по вине работодателя (если она велась), он обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки выдачи документа при увольнении.
Особые категории: иностранцы и гражданско-правовые договоры
Существуют случаи, когда трудовая книжка (и электронная, и бумажная) не ведется вовсе:
- Граждане других государств. Например, при приеме гражданина Республики Узбекистан, если у него нет российской трудовой книжки и он не является застрахованным лицом в системе пенсионного страхования РФ на момент приема (хотя сейчас СНИЛС оформляется практически всем), сведения формируются в электронном виде. Если иностранец работает впервые в РФ, правила аналогичны российским гражданам — только ЭТК.
- Гражданско-правовые договоры (ГПХ). Если с человеком заключен договор подряда или оказания услуг, а не трудовой договор, то трудовые отношения не возникают. В этом случае записи в трудовую книжку (любую) не вносятся, и стаж для пенсии по старости в рамках трудового законодательства не идет (хотя страховые взносы могут уплачиваться).
Фраза «сотрудник нигде не работал» в 2026 году означает, что для него действует упрощенный порядок приема: бумажная трудовая книжка не нужна и не оформляется. Вся ответственность за фиксацию стажа лежит на работодателе, который должен своевременно передать данные в Социальный фонд России.
Главное правило для кадровика: всегда проверяйте наличие предыдущего опыта через форму СТД-СФР, если есть сомнения, но если подтверждается, что человек выходит на рынок труда впервые, смело заводите электронный учет, не требуя лишних документов.