Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. В России она хранится в кадровом отделе работодателя, но иногда возникает необходимость быстро получить её в руки сотрудника. В таких случаях удобно написать официальное письмо с просьбой о выдаче трудовой книжки. Ниже вы найдете подробный разбор того, как правильно составить такое письмо, а также готовый образец.
Кому адресуется письмо
Письмо обычно отправляется в кадровый отдел или HR‑отдел компании. Важно указать точное имя ответственного лица, если оно известно, и должность.
Структура письма
- Заголовок (необязательно, но помогает быстро понять суть письма).
- Вступление – представление себя и указание должности.
- Тело письма – конкретная просьба о выдаче трудовой книжки.
- Указание сроков и способа получения – как и когда вы хотели бы забрать документ.
- Контактные данные – телефон, e‑mail.
Ключевые элементы, которые нельзя пропустить
- ФИО и должность сотрудника.
- Номер трудовой книжки (если известен).
- Дата и место работы.
- Причина, по которой нужна книга (например, переезд, оформление документов).
- Указание конкретного времени и места получения.
- Контактные данные для связи.
Образец письма
Ниже приведён готовый шаблон, который можно адаптировать под свои нужды. Вставьте свои данные в квадратные скобки.
От: [ФИО сотрудника] Должность: [Должность] Номер трудовой книжки: [№] Дата выдачи: [дата] Контактный телефон: [телефон] E‑mail: [email]
Кому: Кадровый отдел [Название организации]
Уважаемые коллеги!
Прошу Вас предоставить мне трудовую книжку, необходимую для оформления документов при переезде в другой город. В связи с этим прошу выдать её в течение ближайших 3 рабочих дней.
Предлагаю забрать документ в офисе по адресу: [адрес] в удобное для меня время – с 10:00 до 16:00. Если это невозможно, прошу сообщить альтернативный способ получения.
Заранее благодарю за оперативность и сотрудничество.
С уважением,
_____________________________
[ФИО сотрудника]
Советы по оформлению
- Формат – лучше использовать официальный деловой стиль, избегать сленга и неформальных выражений.
- Печатный шрифт – Times New Roman, 12pt, одинарный интервал.
- Печатная дата – указывайте дату написания письма.
- Проверка правописания – перед отправкой проверьте письмо на ошибки.
- Если вы отправляете письмо по электронной почте, сохраните его в формате PDF.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить трудовую книжку по почте?
В большинстве компаний это не предусмотрено из соображений безопасности. Однако в некоторых случаях возможно оформление доверенности.
- Что делать, если я не получил ответ в течение 3 дней?
Свяжитесь с руководителем отдела кадров или HR‑менеджером, уточните статус вашего запроса.
- Нужно ли при себе иметь какие‑то документы?
Да, обычно требуется предъявить удостоверение личности (паспорт, внутренний документ); В некоторых случаях может потребоваться справка о работе.
Соблюдение всех пунктов, перечисленных выше, поможет вам быстро и без лишних хлопот получить трудовую книжку. Помните, что правильное оформление письма с учётом всех деталей повышает вероятность оперативного ответа со стороны работодателя.