Дата публикации: 22 мая 2026 года
Трудовая книжка — это один из самых важных документов для каждого работника. Она подтверждает его трудовой стаж и содержит информацию о местах работы, занимаемых должностях и наградах. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (статья 84.1), работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день его работы. Однако на практике нередки ситуации, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте в последний день, и возникает необходимость направить ему письмо с просьбой явиться за трудовой книжкой.
Важно помнить: Если работник не явился за трудовой книжкой в последний день работы, работодатель обязан направить ему уведомление с просьбой явиться или дать согласие на отправку документа по почте. В противном случае, работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Когда необходимо направлять письмо?
Письмо с просьбой явиться за трудовой книжкой направляется в следующих случаях:
- Работник отсутствовал на рабочем месте в последний день работы;
- Работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок;
- Работник уволился по соглашению сторон или по собственному желанию, но не забрал документ;
- Необходимо уточнить адрес для отправки трудовой книжки по почте.
Требования к оформлению письма
Письмо оформляется на фирменном бланке организации и должно содержать следующие реквизиты:
- Реквизиты организации:
- Полное наименование организации;
- Юридический адрес;
- ИНН, КПП (при наличии);
- Контактные телефоны и электронная почта.
- Реквизиты получателя:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Адрес регистрации или фактического проживания;
- Контактный телефон (при наличии).
- Дата и номер письма: Указывается дата составления и регистрационный номер документа.
- Текст письма: Должен быть четким, лаконичным и содержать всю необходимую информацию.
- Подпись: Письмо подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.
Образцы писем
Образец 1. Стандартное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой
Общество с ограниченной ответственностью «Фея»
125009, г. Москва, Романов переулок, д. 5
ИНН 7700000000, КПП 770000000
Тел./факс: (495) -23-45-67
E-mail: info@feya.ru
Уведомление
№ 15-ТК от
Сибикиной Марине Михайловне
г. Москва, ул. Походная, д. 8, кв. 110
Уважаемая Марина Михайловна!
В соответствии с статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, сообщаем Вам, что в последний день Вашей работы Вы не явились за трудовой книжкой. В связи с этим просим Вас явиться в наш офис по адресу: г. Москва, Романов переулок, д. 5, каб. 101 (приемная) в рабочие дни с 9:00 до 18:00 для получения трудовой книжки.
Просим предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт).
В случае, если Вы не имеете возможности явиться лично, просим Вас предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте по адресу: г. Москва, ул. Походная, д. 8, кв. 110.
С уважением,
Руководитель отдела кадров
О.В. Петрова
22 мая 2026 года
Образец 2. Уведомление с предложением отправить трудовую книжку по почте
Публичное акционерное общество «Ромашка»
127001, г. Москва, ул. Большая Дмитровка, д. 10
ИНН 7700000001, КПП 770000000
Тел.: (495) -23-45-67
Уведомление
№ 23-ТК от
Иванову Ивану Ивановичу
125432, г. Москва, ул. Свободы, д. 15, кв. 78
Уважаемый Иван Иванович!
Напоминаем Вам, что в последний день Вашей работы Вы не явились за трудовой книжкой. В связи с этим, в соответствии с пунктом 6 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, направляем Вам уведомление о возможности получения трудовой книжки одним из следующих способов:
- Лично явиться в наш офис по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровка, д. 10, каб. 205 в рабочие дни с 10:00 до 17:00;
- Предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте по адресу: 125432, г. Москва, ул. Свободы, д. 15, кв. 78.
Просим Вас в течение 7 дней со дня получения настоящего уведомления выбрать один из указанных способов получения трудовой книжки и уведомить нас о своем решении по телефону (495) -23-45-67 или по электронной почте hr@romashka.ru.
В случае отсутствия Вашей реакции в установленный срок, трудовая книжка будет отправлена по почте по адресу, указанному в трудовом договоре;
С уважением,
Начальник отдела кадров
С.П; Смирнова
22 мая 2026 года
Образец 3. Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте
Иванову Ивану Ивановичу
125432, г. Москва, ул. Свободы, д. 15, кв. 78
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, даю свое согласие на отправку моей трудовой книжки по почте по адресу: 125432, г. Москва, ул. Свободы, д. 15, кв. 78.
Настоящее заявление составлено в двух экземплярах, один из которых остается у меня на руках.
Иванов И.И.
25 мая 2026 года
Как правильно отправить письмо?
После составления письма его необходимо:
- Распечатать на фирменном бланке организации;
- Подписать у руководителя или уполномоченного лица;
- Зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции;
- Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или вручить лично под роспись.
Важно: Если письмо отправляется по почте, оно должно быть заказным с уведомлением о вручении. Это подтвердит факт получения письма работником.
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?
Если работник не явился за трудовой книжкой и не ответил на уведомление, работодатель обязан:
- Направить повторное уведомление;
- В случае отсутствия реакции в течение 7 дней со дня получения уведомления, отправить трудовую книжку по почте по адресу, указанному в трудовом договоре;
- Сделать соответствующую запись в журнале учета трудовых книжек.
Важно: Если трудовая книжка не будет выдана работнику в течение двух лет после увольнения, она подлежит уничтожению в установленном порядке.
Ответственность работодателя
За нарушение порядка выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Размер штрафа составляет:
- Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.
Письмо с просьбой явиться за трудовой книжкой — это важный документ, который позволяет работодателю соблюсти требования трудового законодательства и избежать административной ответственности. При его составлении необходимо учитывать все требования, предъявляемые к оформлению и содержанию, а также своевременно отправлять письмо работнику.
Надеемся, что представленные образцы помогут вам правильно оформить уведомление и избежать ошибок при выдаче трудовых книжек.
Не забывайте: Всегда храните копии отправленных писем и уведомлений о вручении. Это поможет подтвердить факт направления уведомления работнику в случае возникновения спорных ситуаций.