В процессе увольнения работодатель обязан оформить и отправить сотрудникам их трудовую книжку по почте. Для юридически корректного оформления используется образец письма‑уведомления, который фиксирует согласие работника на направление документа и подтверждает факт отправки.

Нормативная база

Согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства № 235 от , при увольнении работник имеет право получить трудовую книжку либо через заявление о согласии, либо в виде заказного письма с описью вложений. Важно, чтобы в письме были указаны:

• ФИО работника;
• Дата увольнения;
• Сведения о направлении документа;
• Подтверждение согласия работника;
• Контактные данные получателя;
• Отметка о том, что документ отправлен заказным письмом с описью вложений.

Структура письма‑уведомления

Ниже приведён образец письма, который можно адаптировать под конкретные условия.

Шапка письма

Кому:
Имя Фамилия
Адрес проживания

Тело письма

Уважаемый(ая) [ФИО работника],

В связи с вашим увольнением с позиции [должность] по вашему письменному заявлению от [дата], просим обратить внимание на следующее:

1. Ваша трудовая книжка была направлена на адрес: [адрес получателя];
2. Отправка выполнена заказным письмом с описью вложений, подтверждённой подписью получателя;
3. Копия описи вложений прилагаеться к настоящему письму (см. Приложение 1);
4. Согласно ст. 65 ТК РФ, вы имеете право получить копию трудовой книжки в электронном виде, если таковая была направлена по почте.

Если у вас возникнут вопросы, просим связаться с отделом кадров по телефону [номер] или электронной почте [e‑mail].

Подпись и дата

С уважением,
[ФИО руководителя]
[Должность]
[Подпись]

Приложения

В письмо рекомендуется включить несколько обязательных приложений:

• Приложение 1 – Опись вложений (шаблон);
• Приложение 2 – Копия заявления работника о согласии на отправку;
• Приложение 3 – Копия приказа об увольнении (при наличии).

Как заполнить образец

Для удобства заполнения используйте таблицу‑шаблон:

| Поле | Значение |
|--------------------------|----------------------------------|
| ФИО работника | _______________________________ |
| Дата увольнения | _______________________________ |
| Должность | _______________________________ |
| Адрес получателя | _______________________________ |
| Дата отправки письма | _______________________________ |
| Подпись руководителя | _______________________________ |

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника? – Нет, согласно ст. 65 ТК РФ согласие работника обязательно.
• Каким способом подтверждается получение? – Подпись в описи вложений и отметка о вручении в почтовом отправлении.
• Что делать, если работник не получил письмо? – Сразу же оформить новое заказное письмо и зафиксировать все попытки отправки.

Правильное оформление письма о направлении трудовой книжки по почте защищает интересы обеих сторон и исключает спорные ситуации при завершении трудового отношения. Используйте приведённый выше шаблон, адаптируя его под конкретные обстоятельства вашего предприятия.

Примечание: данный материал подготовлен в соответствии с действующим законодательством РФ на .