Дата актуализации:
Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и права на пенсионные выплаты․ Иногда сотрудник не может получить её лично в последний рабочий день:
- отсутствие в офисе в день увольнения;
- перемещение в другой город или страну;
- необходимость передать документ доверенному лицу․
В таких случаях работодатель может выслать книжку заказным письмом, но только после получения заявления‑согласия от работника․
Правовая база
Согласно части 6 статьи 84․1 Трудового кодекса РФ, работник имеет право получить трудовую книжку в любой момент, а работодатель обязан её выдать․ При отправке по почте обязательным считается письменное согласие работника, оформленное в виде заявления․
Когда необходимо писать заявление?
- Вы увольняетесь и не успели получить книжку лично․
- Вы переехали в другой населённый пункт и хотите, чтобы книжка пришла по почте․
- Вы уполномочиваете доверенное лицо получить книжку от вашего имени․
- Работодатель предлагает отправить книжку заказным письмом, но требует письменного подтверждения․
Как правильно оформить заявление
Общие требования
- Заявление пишется в простом письменном виде (от руки или в электронном виде)․
- Обязательно указываются полные реквизиты работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, контактный телефон)․
- Точно прописывается почтовый адрес, на который необходимо отправить книжку (почтовый индекс, улица, дом, квартира)․
- Указывается способ отправки (заказное письмо с уведомлением о вручении, РКО, EMS и т․п․)․
- Подписывается заявителем и указывается дата․
Структура заявления
[Шапка: название организации (работодателя)] [Ваши реквизиты] ФИО: ______________________ Дата рождения: ______________ Паспорт: серия ____ номер ______, выдан ________________ ИНН (если есть): ______________ Контактный телефон: ____________ [Текст заявления] Я, ______________________ (ФИО), прошу выслать мою трудовую книжку по адресу: ______________________________, ____________________ (почтовый индекс, город, улица, дом, квартира)․ Согласен(на) на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении (или указать иной способ)․ [Подпись] ______________________ [Дата] _______________
Пример готового заявления
Ниже – готовый образец, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить своими данными․
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, г․ рождения, паспорт
серия 45 12 № 345678, выдан ОУФМС России по г․ Москве ,
ИНН 770123456789, телефон +7 (495) -23‑45‑67, прошу выслать мою
трудовую книжку по адресу:123456, г․ Санкт‑Петербург, ул․ Невский пр․, д․ 10, кв․ 25․
Согласен(на) на отправку трудовой книжки заказным письмом с
уведомлением о вручении․Подпись: ______________________
Пошаговая инструкция отправки заявления работодателю
- Подготовьте заявление․ Заполните все обязательные поля, проверьте орфографию․
- Подпишите документ․ Если отправляете электронно – сканируйте подпись или используйте электронную подпись․
- Отправьте заявление․ Наиболее надёжный способ – заказное письмо с описью вложения․ В сопроводительном письме укажите, что в нём находится заявление на отправку трудовой книжки․
- Сохраните копию․ Сделайте фото или скан заявления и квитанции о отправке – это будет доказательство вашего обращения․
- Ожидайте подтверждения․ Работодатель обязан выслать вам уведомление о том, что книжка отправлена, и предоставить трек‑номер․
- Получите книжку․ При получении подпишите акт приёма‑передачи (в случае заказного письма – это будет в извещении о вручении)․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку без моего согласия?
Нет․ Трудовая книжка – документ, принадлежащий работнику․ Без его письменного согласия (заявления) работодатель не имеет права пересылать её по почте․
Какой способ отправки считается наиболее надёжным?
Заказное письмо с уведомлением о вручении (или с подтверждением получения) – гарантирует, что документ доставлен именно вам, а не третьим лицам․
Что делать, если книжка не дошла?
Обратитесь к работодателю с копией квитанции и требованием повторно отправить документ․ При необходимости можно подать жалобу в инспекцию по труду․
Можно ли доверить получение книжки другому лицу?
Да, но в этом случае необходимо оформить доверенность и дополнительно написать заявление, где указать ФИО доверенного лица и его паспортные данные․
Ошибки, которых следует избегать
- Не указывать точный почтовый адрес – документ может быть возвращён отправителю․
- Не подписывать заявление – работодатель может отклонить запрос․
- Отправка обычным письмом без уведомления – в случае утери вы не сможете доказать факт доставки․
- Отсутствие копии заявления и квитанции – будет сложно отстаивать свои права․
Оформление заявления на отправку трудовой книжки по почте – простая, но важная процедура․ Правильно составленное заявление защищает ваши интересы, упрощает процесс получения документа и позволяет избежать конфликтов с работодателем․ Следуйте рекомендациям из этой статьи, проверяйте реквизиты и сохраняйте все подтверждающие документы – и ваша трудовая книжка будет в надёжных руках․
Скачать готовый шаблон заявления (DOCX): statement_template․docx