Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий историю трудовой деятельности гражданина. Именно в ней работодатели вносят сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях и наградах. С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки, однако бумажные версии остаются юридически значимыми для тех, кто работал до этого момента или получил их по наследству от предыдущих работодателей.

Но что делать, если вы получили трудовую книжку от нового работодателя, а она еще не заполнена? Или вы купили б/у книжку, нашли её дома, или вам её выдали в архиве? Можно ли открыть трудовую книжку самому? Ответ — нет, нельзя. Ниже подробно разберем, почему, и что делать в разных ситуациях.

• Трудовая книжка — строго регламентированный документ. Её бланк утверждён Правительством РФ (Постановление № 225 от ), и вносить записи в неё могут только уполномоченные лица — кадровые работники или руководители организации.
• Записи должны быть заверены печатью. Без печати организации (или подписи индивидуального предпринимателя) любая запись считается недействительной;
• Ответственность за подделку. Самовольное заполнение или открытие трудовой книжки может быть расценено как подделка официального документа — это уголовно наказуемо (ст. 327 УК РФ).
• Электронная трудовая книжка не требует «открытия». При трудоустройстве после 2021 года работодатель сам регистрирует вас в системе Пенсионного фонда, и ваша электронная трудовая книжка формируется автоматически.

Что делать, если у вас пустая трудовая книжка?

Если вы получили трудовую книжку (бумажную), но в ней нет ни одной записи — это нормально. Она ещё не «открыта». Вот как правильно действовать:

1. Предоставьте книжку новому работодателю при трудоустройстве.
2. Подайте заявление о приёме на работу — работодатель обязан в течение 5 рабочих дней внести первую запись.
3. Работодатель откроет книжку — он заполнит ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия) и внесёт запись о приёме на работу с указанием даты, должности, основания (приказ, договор).
4. Запись заверяется печатью и подписью ответственного лица (кадровика или директора).

Важно!

Если вы устроились на работу в 2025–2026 годах, работодатель может предложить вам перейти на электронную трудовую книжку. В этом случае:

• Вы пишете заявление на переход в ПФР.
• Бумажная книжка остаётся у вас как архивный документ.
• Все новые записи будут вестись в электронном виде в системе ПФР.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если вы потеряли книжку или она повреждена (промокла, порвана, записи нечитаемы), вы не можете открыть новую самому. Правильный порядок действий:

1. Напишите заявление работодателю (по последнему месту работы) о выдаче дубликата.
2. Предоставьте документы, подтверждающие ваш трудовой стаж: трудовые договоры, справки с бывших мест работы, выписки из архивов, приказы, копии лицевых счётчиков.
3. Работодатель запрашивает данные в ПФР и на основе архивных сведений восстанавливает запись.
4. Выдаётся дубликат, это новая бумажная книжка, на ьном листе делается пометка: «Дубликат».

Если последний работодатель ликвидирован, обращайтесь в архив по месту жительства или в территориальное управление Пенсионного фонда.

Можно ли открыть трудовую книжку, если вы ИП?

Да, но только при наличии наёмных сотрудников. Индивидуальный предприниматель не может вносить записи в свою собственную трудовую книжку, даже если он работает сам. Однако:

• Если вы нанимаете сотрудников — вы обязаны вести их трудовые книжки.
• Если вы сами хотите подтвердить стаж как ИП — это делается через страховые взносы в ПФР. Стаж как ИП учитывается автоматически при наличии отчислений.
• Для подтверждения стажа ИП не нужна трудовая книжка — достаточно выписки из ПФР.

Что делать, если вы получили книжку от бывшего работодателя, но не устроились?

Если вам выдали трудовую книжку с пустыми страницами — не храните её дома. Не пытайтесь «открыть» её самостоятельно. Лучше:

• Сохраните её в надёжном месте — она может пригодиться при трудоустройстве.
• При устройстве на работу — передайте её кадровику.
• Если вы не планируете работать — подайте заявление в ПФР о переходе на электронную трудовую книжку, чтобы избежать потери бумажного документа.

• Самостоятельно открыть трудовую книжку нельзя, это запрещено законом.
• Открывать книжку может только работодатель при официальном трудоустройстве.
• Пустая книжка, это нормально, она откроется при первом приёме на работу.
• Потеряли книжку? Не паникуйте — оформите дубликат через ПФР или архив.
• С 2021 года предпочтительнее электронная трудовая книжка — она защищена от потери и подделки.

Если вы сомневаетесь, как правильно действовать, обратитесь в кадровую службу вашей организации или в ближайшее отделение Пенсионного фонда России. Там вам помогут бесплатно и официально.

Помните: трудовая книжка — это ваша профессиональная история. Храните её бережно, но не пытайтесь «самостоятельно улучшить» — закон и ПФР всё учтут правильно.