Ситуация, когда новый сотрудник при трудоустройстве отказывается предоставить трудовую книжку, встречается всё чаще — особенно в условиях перехода на электронный учёт трудовой деятельности․ Однако такой отказ не является нарушением со стороны работника, если он обоснован и оформлен в соответствии с законом․ Работодатель же обязан правильно реагировать на эту ситуацию, чтобы избежать штрафов, споров с трудовой инспекцией и судебных исков․
Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ, с 2021 года работники имеют право на ведение трудовой книжки в электронном виде․ Для этого они должны подать в письменной форме заявление об отказе от бумажного формата․ Основные причины отказа:
- Работник уже перешёл на электронный учёт и имеет доступ к личному кабинету на портале Пенсионного фонда РФ (ПФР)․
- Он не имеет бумажной трудовой книжки (например, утеряна, не выдавалась ранее)․
- Работник предпочитает цифровую форму для удобства и безопасности данных․
Важно: отказ от бумажной трудовой книжки, это законное право работника, а не нарушение․ Работодатель не вправе отказать в приёме на работу только по этой причине․
Что делать работодателю, если сотрудник не предоставил трудовую книжку?
Если работник при трудоустройстве не предоставил бумажную трудовую книжку, работодатель должен действовать строго в рамках ТК РФ․ Алгоритм действий следующий:
Шаг 1: Запросить документ, подтверждающий электронный учёт
Сотрудник должен предоставить один из следующих документов:
- Справка о трудовой деятельности (форма СТД-Р) — выдаётся предыдущим работодателем и содержит сведения о трудовом стаже до 2020 года․
- Выписка из электронной трудовой книжки — можно получить через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг․
Если работник предоставил один из этих документов — он выполнил требование закона․
Шаг 2: Получить письменное заявление об отказе от бумажной трудовой книжки
Работник должен подать заявление в произвольной форме с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде․ В заявлении необходимо указать:
- ФИО, должность, дату приёма на работу;
- Факт отказа от бумажной трудовой книжки;
- Желание вести учёт в электронной форме;
- Дата подачи заявления и подпись работника․
Пример формулировки заявления:
«Я, Иванов Иван Иванович, прошу вести мою трудовую книжку в электронной форме в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса РФ․ Бумажную трудовую книжку не предоставляю, так как ранее подал заявление о переходе на электронный учёт в Пенсионном фонде РФ․ Подтверждаю, что ознакомлен с правами и обязанностями, связанными с ведением электронной трудовой книжки»․
Шаг 3: Оформить электронную трудовую книжку
После получения заявления и подтверждающих документов работодатель обязан:
- Зарегистрировать сотрудника в системе электронного учёта ПФР (через личный кабинет работодателя на сайте ПФР)․
- Создать в системе запись о приёме на работу — это автоматически формирует электронную трудовую книжку․
- Уведомить сотрудника о создании электронной трудовой книжки и предоставить ему доступ к информации (например, через личный кабинет на Госуслугах)․
Шаг 4: Завести акт о невозможности предоставления бумажной трудовой книжки (по желанию)
Хотя закон не обязывает, но для юридической безопасности рекомендуется составить акт о том, что работник не предоставил бумажную трудовую книжку․ В акте указываются:
- Дата и место составления;
- ФИО работника, должность;
- Факт отказа от предоставления бумажной трудовой книжки;
- Наличие заявления и справки СТД-Р или выписки из электронной трудовой книжки;
- Подписи работника и ответственного лица (кадровика, руководителя)․
Этот акт станет доказательством того, что работодатель действовал в рамках закона и не нарушил процедуру приёма на работу․
Что делать, если сотрудник не предоставил ни бумажную, ни электронную трудовую книжку?
Если работник не предоставил ни бумажную трудовую книжку, ни справку СТД-Р, ни подтвердил переход на электронный учёт — работодатель не может принять его на работу без этих документов․
В этом случае:
- Работодатель должен предложить работнику в течение 5 рабочих дней предоставить один из допустимых документов․
- Если работник не предоставляет документы — приём на работу невозможен․ Работодатель вправе отказать в заключении трудового договора․
- Если работник уже приступил к работе, то это считается фактическим допущением к работе․ В этом случае работодатель обязан в течение 3 рабочих дней оформить трудовой договор и выдать бумажную трудовую книжку (приобрести и заполнить самостоятельно), а затем внести запись о переходе на электронный учёт по заявлению работника․
Что будет, если работодатель не оформит трудовую книжку?
Нарушение требований ТК РФ по оформлению трудовой книжки влечёт административную ответственность:
- Штраф для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ);
- Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 рублей;
- В случае повторного нарушения — штрафы увеличиваются, возможна приостановка деятельности․
Кроме того, работник может подать иск в суд о восстановлении на работе, компенсации морального вреда и выплате заработной платы за время вынужденного прогула․
Особый случай: работник отказывается забрать трудовую книжку при увольнении
Если сотрудник увольняется и отказывается забрать трудовую книжку, работодатель должен:
- Письменно уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (по почте, электронной почте, СМС — с подтверждением получения)․
- Если работник не явился в течение 3 дней — сохранить трудовую книжку на хранении в архиве организации․
- Если работник согласен — отправить книжку заказным письмом с уведомлением и описью вложения․ Без согласия работника отправлять книжку по почте нельзя!
- Сделать запись в книге учёта движения трудовых книжек: «Трудовая книжка выдана работнику по заявлению от [дата]» или «Трудовая книжка направлена по почте [дата]»․
Важно! Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки не наступает, если работодатель докажет, что предпринял все необходимые действия для её выдачи — включая направление уведомления․
Чтобы избежать конфликтов и штрафов, работодатель должен:
- Не отказывать в приёме на работу только потому, что сотрудник не предоставил бумажную трудовую книжку․
- Требовать подтверждение — либо бумажную книжку, либо справку СТД-Р, либо заявление о переходе на электронный учёт․
- Оформлять заявление об отказе от бумажной книжки в письменной форме․
- Создавать электронную трудовую книжку в системе ПФР при наличии заявления․
- Составлять акт о невозможности предоставления бумажной книжки — для защиты от претензий․
- Не отправлять трудовую книжку по почте без согласия работника․
- Своевременно уведомлять работника о необходимости получения документа при увольнении․
Соблюдение этих правил не только защищает работодателя от штрафов, но и демонстрирует уважение к правам сотрудника в эпоху цифровизации трудовых отношений․
Важно помнить: Трудовая книжка — это не просто документ, а инструмент защиты прав работника․ Его правильное оформление — залог законности, прозрачности и доверия в трудовых отношениях․