Многие работники и даже кадровики, держа в руках новую трудовую книжку образца 2023 года, с недоумением замечают: на внутренней стороне обложки (той, что сразу после ьного листа) нет предусмотренных полей для записей; Это не брак и не упущение при производстве․ Это важное конструктивное изменение, закрепленное на законодательном уровне․ Давайте разберемся, в чем причина и как правильно действовать, когда в основной книжке заканчивается место․
Исторический контекст: как было раньше?
В старом образце трудовой книжки (до 1 января 2023 года) на внутренней стороне обложки действительно часто имелись поля для записей․ Их использовали для:
- Дополнительных сведений о работнике (например, об изменении фамилии, если не было соответствующей записи в основном блоке)․
- Записей об увольнении, если основной блок был заполнен․
- Различных отметок и пометок․
Это создавало неоднозначность и риск нестандартного заполнения․
Новый образец с : принципиальные изменения
С введением в действие Приказа Минтруда России от № 320н (вместе с Постановлением Правительства № 225) форма трудовой книжки была кардинально изменена․ Ключевые отличия:
- Четкое разделение блоков․ Теперь в книжке строго определены два самостоятельных раздела:
- «Сведения о работе» (записи о приеме, увольнении, переводах)․
- «Сведения о награждениях» (поощрения, награды)․
- Исчезновение «универсального» поля на обложке․ Внутренняя сторона новой обложки (как и сама обложка) является чистой, без полей для записей․ Ее задача — защитить первые листы книги и не вводить в заблуждение․
- Увеличение объема․ Основной блок «Сведения о работе» теперь рассчитан на 9 разворотов (18 страниц), что значительно снизило потребность в дополнительных листах на протяжении всей карьеры․
Почему так сделано? Логика законодателя
Отсутствие полей на обложке — это не случайность, а осознанный шаг для:
- Стандартизации․ Все записи должны вноситься только в строго отведенные разделы․ Это исключает путаницу и упрощает автоматизированную проверку (в случае с электронной книжкой)․
- Защиты от ошибок․ Запрет на внесение записей на обложке предотвращает ситуацию, когда важная информация (например, об увольнении) может быть «спрятана» в неофициальном месте и упущена при переходе к новому работодателю․
- Сохранения целостности․ Обложка, это защитная оболочка․ Любые записи на ней могли бы быстро износиться, стираться, что нарушило бы сохранность документа․
Что делать, если в книжке закончилось место?
Это ключевой практический вопрос․ Если основной блок «Сведения о работе» (9 разворотов) заполнен, действует строгий порядок:
Оформление ВКЛАДЫША
Вкладыш в трудовую книжку — это официальный документ, утвержденный той же формой (Постановление Правительства № 225)․ Он является неотъемлемой частью трудовой книжки․
- Когда заводят? Только когда в основной книжке не осталось свободных разворотов для внесения новой записи․
- Кто оформляет? Текущий работодатель (тот, у которого работник находится на момент исчерпания места)․
- Что в нем? Вкладыш имеет точно такую же структуру: ьный лист (с данными работника), раздел «Сведения о работе» (на 9 разворотов) и раздел «Сведения о награждениях» (на 8 разворотов)․
- Как связать? Вкладыш прошивается с основной книжкой вместе․ На обороте последнего заполненного листа основной книжки делается отметка: «См․ вкладыш»․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) как альтернатива
С 1 января 2021 года у работников есть право на электронную трудовую книжку (ч․ 2 ст․ 2 Закона № 439-ФЗ)․
- Если работник выбрал только ЭТК, то бумажная книжка не ведется․ Все записи вносятся в электронный реестр․
- Если работник выбрал бумажный вариант (или был принят до 2021 года и не отказался от бумаги), работодатель обязан вести бумажную книжку, даже если у работника есть ЭТК․ В этом случае в бумажной книжке делается запись: «Работник имеет электронную трудовую книжку․ Сведения о работе и (или) об увольнении внесены в электронную трудовую книжку»․
Практические советы и ответы на частые вопросы
Вопрос: Можно ли писать на внутренней стороне новой обложки, если очень нужно?
Ответ: Нет, категорически нельзя․ Это нарушение установленной формы․ Такая запись не будет считаться официальной, может быть признана недействительной и создаст проблемы при трудоустройстве в будущем․ Все записи вносятся только в отведенные разделы основной книжки или в официальный вкладыш․
Вопрос: А что с полями на внутренней стороне обложки старого образца?
Для книжек старого образца (серия АТ и др․) такие поля могли существовать․ Однако, следуя духу новых правил, даже в старых книжках рекомендуется вносить все сведения в основной блок․ Если место кончилось — также оформляется вкладыш по старой форме (но его тоже нужно прошить)․
Вопрос: Как защитить внутренние страницы, если обложка чистая?
Для этого существуют отдельные ПВХ-обложки (накладки), которые надеваются поверх основной обложки․ Они не мешают чтению записей на внутренней стороне (так как там их нет), но защищают книжку от влаги, пыли и механических повреждений․ Это актуально и для старого, и для нового образца․
Вопрос: Как заполнять новый бланк?
Заполнять можно:
- Вручную: только чернилами (синяя или черная) шариковой, гелевой ручкой или ручкой-роллером․ Нельзя карандашом․
- С помощью штампа (для стандартных формулировок, например, «Уволен по соглашению сторон»)․
- Распечатывать на принтере (это разрешено новыми правилами)․
Отсутствие полей для записей на внутренней стороне обложки новой трудовой книжки — это не недостаток, а продуманное улучшение, направленное на унификацию, порядок и защиту прав работника․ Если в основной книжке заканчивается место, законным и единственно правильным решением является оформление официального вкладыша․ Помните: любые записи вне установленных разделов (обложка, свободные листы в конце) не имеют юридической силы и могут создать вам проблемы в будущем․
Основные нормативные акты: Постановление Правительства РФ от № 225, Приказ Минтруда России от № 320н, Федеральный закон от № 439-ФЗ․
Важно: Данная статья носит справочно-информационный характер․ При возникновении конкретных ситуаций по заполнению трудовой книжки рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по кадрам․