Дата публикации: 21 мая 2026 г.

Трудовая книжка (бумажная или электронная) – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней указываются:

• наименование организации;
• должность;
• период работы;
• основания приёма и увольнения.

Если название организации меняется (например, в результате реорганизации, слияния, переименования или изменения формы собственности), эта информация должна быть отражена в трудовой книжке. Иначе при последующем подтверждении стажа (например, при оформлении пенсии, получении социальных выплат или при трудоустройстве) могут возникнуть недоразумения.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие внесение сведений в трудовую книжку, содержатся в:

1. Трудовом кодексе РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек);
2. Постановлении Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
3. Федеральном законе от № 439‑ФЗ о переходе на электронные трудовые книжки (в части, касающейся бумажных экземпляров, действующих до полного перехода).

Согласно пункту 8 Правил ведения трудовых книжек, при изменении наименования организации работодатель обязан внести соответствующую запись в течение пяти рабочих дней с момента официального внесения изменений в ЕГРЮЛ (или иной реестр, где фиксируется название юрлица).

Как оформить изменение названия в бумажной трудовой книжке

Шаг 1. Подготовка документов

• Выписка из ЕГРЮЛ (или иного реестра) с новым наименованием организации и датой внесения изменений;
• Приказ о переименовании (если такой имеется внутри организации);
• Трудовая книжка сотрудника.

Шаг 2. Внесение записи

1. Открыть трудовую книжку на странице, где находится последняя запись о работе в данной организации.
2. В графе «Наименование организации» аккуратно зачеркнуть старое название (одной чертой, без стирания) и написать новое название сверху или рядом.
3. В графе «Дата внесения изменения» указать дату, когда изменение внесено в ЕГРЮЛ (или дату приказа о переименовании).
4. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печать организации.
5. Если изменение названия сопровождается изменением реквизитов (ИНН, КПП, ОГРН), их также следует отразить в соответствующих полях (если такие поля предусмотрены бланком).

Пример записи

Наименование организации: ООО «Альфа‑Трейд» → ООО «Альфа‑Групп»
Дата внесения изменения: 
Подпись: ___________________ (Иванов И.И., специалист отдела кадров)
Печать: [печать организации]

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), ведущаяся в Пенсионном фонде РФ. При изменении названия организации работодатель обязан:

• Внести изменения в сведения о работодателе в системе «Соответствие» (личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через СЭДО);
• Убедиться, что новые данные отразились в выписке из ЭТК сотрудника (доступно в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги»).

Если работник продолжает пользоваться бумажной трудовой книжкой параллельно с электронной (что допустимо до полного перехода), необходимо внести изменения и в бумажный экземпляр, следуя инструкции выше.

Что делать, если работодатель не внес изменения вовремя?

За несвоевременное внесение сведений о изменении наименования организации в трудовую книжку работодатель может привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек). Штраф для должностных лиц составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

Сотрудник, обнаруживший отсутствие записи, может:

1. Обратиться к своему руководителю или в отдел кадров с требованием внести исправление;
2. Если работодатель отказывается, подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд;
3. При необходимости получить справку из ЕГРЮЛ, подтверждающую факт переименования, и приложить её к трудовой книжке как подтверждающий документ.

Практические рекомендации для кадровых служб

• Вести журнал изменений наименования организаций. В нём фиксируются дата внесения изменений в ЕГРЮЛ, номер выписки, ФИО ответственного лица.
• Автоматизировать процесс. При использовании кадровых систем (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.п.) настроить автоматическую выгрузку новых реквизитов из ЕГРЮЛ через API и последующее создание записей в трудовой книжке.
• Обучать сотрудников отдела кадров; Проводить краткие инструктажи раз в полгода о правилах внесения изменений в бумажные и электронные трудовые книжки.
• Хранить копии выписок из ЕГРЮЛ. Они служат доказательной базой при проверках трудовой инспекции.

Изменение названия организации – routine‑процедура, но её правильное отражение в трудовой книжке имеет важное значение для защиты прав работника и соблюдения законодательства работодателем. Следуя установленным нормативным требованиям и используя предложенную пошаговую инструкцию, кадровые службы смогут избежать штрафов и обеспечить корректный учёт трудовой деятельности сотрудников.

Если у вас остались вопросы или нужна помощь в оформлении конкретной записи – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву. Будьте внимательны к деталям, и ваша трудовая книжка будет всегда актуальной и достоверной!