Дата публикации: 04:01:04

Смена фамилии сотрудника – это событие, которое требует обязательного внесения изменений в трудовую книжку и ряд кадровых документов. Несоблюдение установленных требований может привести к штрафу до 15 000 рублей и к проблемам при оформлении труда, выплаты пособий и т.д.

1.1 Что изменилось в 2024‑2026 годах?

С 2024 года Федеральная служба по надзору в сфере труда и занятости (Роструд) ужесточила контроль за актуальностью данных в трудовой книжке. При смене фамилии сотрудника необходимо:

• записать новое значение в ьный лист;
• сделать отметку о документе, на основании которого произведена замена;
• обновить сведения в листе учета работников и в отчете в ПФР/СФР.

Пошаговый алгоритм внесения изменений

1. Сбор подтверждающих документов.
   • заявление сотрудника о смене фамилии (обычно в свободной форме);
   • копия нового паспорта (страница с данными);
   • документ, подтверждающий основание смены фамилии (брак, свидетельство о рождении ребенка, решение суда и др.).
2. Оформление записи в ьном листе трудовой книжки.
   • На странице с паспортными данными одной чертой (обычно карандашом или шариком) зачеркивается старая фамилия.
   • Рядом в том же столбце вписывается новая фамилия.
   • Подпись и дата внизу записи.
3. Запись в “внутренней стороне обложки” (страница 2).
   • Указывается документ, на основании которого произведена замена (например, “Копия паспорта РФ № 1234567, выдано ”);
   • Составляется подпись кадровика и его печать (если используется).
4. Обновление остальных кадровых документов.
   • Лист учета рабочего времени;
   • Лист приказов о приеме/увольнении;
   • Личный кабинет в 1С/1С:Зарплата.
5. Сообщение в ПФР/СФР.
   • В течение 10 дней после смены фамилии необходимо обновить данные в системе обязательного пенсионного страхования.
   • В отчете по страховым взносам указывается новая фамилия, ИНН и ОКПО.

Какие документы необходимо заменить после смены фамилии?

Не все документы требуют замены, но большинство из них стоит проверить:

• Паспорт. – обязательна замена в течение 10 дней после выдачи нового.
• Водительское удостоверение. – при желании можно обновить, но это не обязательно для работы.
• Справка о доходах. – в банке могут запросить обновленную копию.
• Страховой полис. – в некоторых страховых компаниях требуется обновление данных.
• Трудовой договор. – в случае изменения фамилии рекомендуется оформить дополнение к договору.

3.1 Пример оформления записи в трудовой книжке

ьный лист (стр. 1):
_______________________________
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
_______________________________
(зачеркнуто) Иванов Иван Иванович
(вписано) Петрова Мария Сергеевна
Дата внесения изменений: 
Подпись кадровика: ___________
Печать организации: ___________

Как отразить смену фамилии в отчете для СФР?

В отчете по страховым взносам (форма ОП‑3) необходимо указать:

1. Фамилия, имя, отчество сотрудника по новому паспорту;
2. ИНН и ОКПО организации;
3. Сведения о дате начала страхования (не меняются).

При оформлении отчета в электронном виде в системе СФР выбираете пункт «Изменить данные о работнике», вводите новую фамилию и загружаете скан копии нового паспорта.

Частые ошибки и как их избежать

• Запись без подписи кадровика. – без подписи запись считается недействительной.
• Неправильный документ в обложке. – указывайте полное название документа и номер, дату выдачи.
• Отсрочка обновления данных в ПФР. – штраф может быть наложен уже через 10 дней.
• Зачеркивание не одной чертой. – используйте ровную линию, чтобы не оставлять двусмысленности.

Смена фамилии сотрудника – это не только личный вопрос, но и важный кадровый процесс. Соблюдая описанный выше пошаговый алгоритм, вы сможете:

• избежать штрафов;
• поддержать актуальность всех кадровых документов;
• обеспечить корректность расчетов в ПФР и СФР.

Помните, что правильное оформление изменения фамилии в трудовой книжке – залог юридической чистоты вашего предприятия.