Дата публикации:
Почему вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)?
С 2020 года в России действует закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», согласно которому
работодатели обязаны предложить каждому сотруднику выбрать способ ведения трудовой книжки:
- бумажный вариант (ст. 66 ТК РФ);
- электронный вариант – электронная трудовая книжка (ЭТК, ст. 66.1 ТК РФ).
Переход на ЭТК упрощает ведение кадрового учета, ускоряет обмен данными с Пенсионным фондом России (ПФР) и
уменьшает бумажный документооборот.
Что такое «уведомление об электронной трудовой книжке»?
Уведомление – это официальный документ, который работодатель раздаёт всем сотрудникам,
информируя их о переходе на электронный формат трудовой книжки, о сроках, порядке
подписания и необходимости подачи заявления о выборе способа ведения ТК.
По закону каждый сотрудник, получивший уведомление, обязан подтвердить его получение
своей подписью (электронной или печатной) и, при желании, подать заявление о сохранении
бумажной ТК или о переходе на ЭТК.
Как подготовить уведомление в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)
Настройка шаблона уведомления
- Откройте «Конфигурацию 1С:ЗУП 8 (ред. 3)» в режиме Конфигуратора.
- Перейдите в раздел «Документы → Уведомления» (если раздел отсутствует – создайте новый документ).
- Создайте новый «Шаблон уведомления»:
- Задайте название, например, «Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку».
- В поле Текст шаблона вставьте готовый текст (см. ниже в пункте 4).
- Установите флаг «Требовать подпись сотрудника».
- Сохраните изменения и закройте конфигуратор.
Формирование уведомления для конкретных сотрудников
- В режиме Прикладного решения откройте «Документы → Уведомления».
- Нажмите «Создать» и выберите ранее созданный шаблон.
- В табличной части «Сотрудники» укажите всех работников, которым необходимо разослать уведомление.
Можно воспользоваться кнопкой «Выбрать всех» или отфильтровать по подразделениям. - Установите дату начала действия уведомления (обычно – текущая дата) и срок действия (не позднее 30 июня 2020 г., если речь о переходе в 2020‑м году; в текущем году укажите актуальный дедлайн).
- Нажмите «Провести». Система автоматически сформирует печатную форму и отправит её
в «Электронную почту» (если настроена интеграция) или подготовит к печати.
Текст типового уведомления (пример)
Внимание: текст может быть изменён в соответствии с внутренними регламентами организации.
УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(ая) ______________________ (ФИО сотрудника), В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и постановлением Правительства РФ от № 1511 «Об внедрении электронных трудовых книжек», наша организация переходит на использование Электронной трудовой книжки (ЭТК). Вы можете выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки: • Сохранить бумажный вариант (ст. 66 ТК РФ); • Перейти на электронный вариант (ст. 66.1 ТК РФ). Для оформления выбранного варианта необходимо: • Ознакомиться с текстом настоящего уведомления; • Подписать его (электронно или печатной подписью); • Подать заявление о выборе способа ведения ТК (форма «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»). Срок подачи заявления – до 30 июня 2020 г. включительно. После указанного срока выбранный вариант будет считаться согласованным. Подтверждаю получение и ознакомление с настоящим уведомлением: _____________________/Подпись сотрудника/ С уважением, _____________________/ФИО руководителя/ Должность: ______________________
Как собрать заявления от сотрудников
- В 1С:ЗУП откройте документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Создайте новое заявление, указав:
- Сотрудника;
- Выбор способа ведения ТК (бумажный/электронный);
- Дата подачи заявления.
- При необходимости прикрепите к заявлению скан подписи или используйте электронную подпись.
- Проведите документ – система автоматически пометит флаг «Отразить в трудовой книжке»,
который будет учитываться при формировании СЗВ‑ТД.
Формирование и передача сведений в ПФР (СЗВ‑ТД)
Подготовка отчёта
- Перейдите в «Отчеты → СЗВ‑ТД».
- Укажите период (обычно – текущий месяц) и нажмите «Сформировать».
- В отчёте проверьте, что у всех сотрудников, выбравших ЭТК,
установлен флаг «ЭТК – Да».
Отправка в ПФР
- Если в организации настроена интеграция с сервисом «1С‑Отчетность»,
нажмите кнопку «Отправить в ПФР» – данные будут переданы в электронном виде. - При отсутствии онлайн‑отправки сформируйте файл в формате XML,
подпишите его электронной подписью и загрузите в личный кабинет ПФР.
Практические рекомендации
- Тестовый запуск. Перед массовой рассылки уведомлений проведите пробный запуск
на 1‑2 сотрудниках, чтобы убедиться в корректности шаблона и работы подписи. - Контроль сроков. Настройте в 1С напоминание о приближающемся дедлайне
(например, через регламентные задания). - Хранение оригиналов. Сохраняйте сканы подписанных уведомлений и заявлений
в разделе «Документооборот → Хранилище документов» – это поможет при проверках. - Обучение персонала. Проведите короткий инструктаж для сотрудников о том,
как подписывать уведомление и где подавать заявление. - Обновление конфигурации. Убедитесь, что используете актуальную версию 1С:ЗУП
(на момент 2026 г. – ред. 3.x), где реализованы все изменения законодательства
(например, новые реквизиты в СЗВ‑ТД).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подписывать уведомление, если сотрудник выбирает бумажный вариант?
Да. Подпись подтверждает, что сотрудник ознакомлен с предложением перейти на ЭТК и
сознательно отказался от него.
Можно ли использовать электронную подпись (КЭП) вместо печатной?
Да. 1С:ЗУП поддерживает подпись документов с помощью КЭП. При этом в документе будет
отображён сертификат подписи, что упрощает последующую проверку.
Что делать, если сотрудник не подал заявление в установленный срок?
В таком случае считается, что он согласен на ведение трудовой книжки в бумажном виде.
В 1С необходимо оставить флаг «ЭТК – Нет» и оформить запись в бумажной ТК.
Как отразить в 1С случай, когда сотрудник переходит с ЭТК на бумажный вариант?
Создайте новое заявление о смене способа ведения ТК, проведите его и измените флаг
«ЭТК» в карточке сотрудника. При следующем формировании СЗВ‑ТД система учтёт новое
значение.
Уведомление об электронной трудовой книжке – ключевой документ, который позволяет
выполнить требования Трудового кодекса и обеспечить корректный обмен данными с ПФР.
При правильной настройке шаблонов, автоматизации рассылки и интеграции с сервисом
1С‑Отчетность процесс занимает минимум времени и исключает ошибки.
Следуя приведённому пошаговому руководству, вы сможете быстро подготовить и
оформить уведомления, собрать заявления сотрудников и без проблем передать сведения
в Пенсионный фонд.
Автор: Ваш помощник по 1С