Дата актуализации:  г. 13:25:46

Почему может потребоваться замена трудовой книжки?

• Утрата или кража – документ исчез, а сведения о стаже нужны для пенсии, соц‑пособий и т.д.
• Повреждение – залитая, порванная, исписанная красками или другими средствами.
• Смена фамилии, имени, отчества – требуется корректировка записей.
• Переход на электронный формат – в 2023‑2026 гг. активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Неправильные записи – ошибки в разделе «Сведения о работе» или «О работнике».

Законодательная база, регулирующая замену трудовой книжки

Основные нормативные акты (по состоянию на 2026 год):

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках», в котором утверждены:
   • Правила ведения и хранения трудовых книжек;
   • Требования к изготовлению бланков.
3. Приказ Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
4. Федеральный закон от № 273‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», вводящий возможность ведения электронных трудовых книжек.
5. Постановление Правительства РФ от № 2159 «Об организации перехода на электронные трудовые книжки».

Порядок замены (восстановления) бумажной трудовой книжки

Кому обязан выдавать дубликат?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, дубликат трудовой книжки обязан выдать:

• Работодатель, у которого у работника была оформлена трудовая книжка;
• Организация, где работник был в последний раз трудоустроен (если прежний работодатель уже не существует).

Необходимый пакет документов

Шаги по получению дубликата

1. Подготовьте заявление; Пример формулировки:
   

   «Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с утратой/повреждением оригинала. Прилагаю копию паспорта и (при необходимости) свидетельство о браке».

2. Предоставьте документы работодателю. Работодатель проверяет наличие записей в своей базе.
3. Работодатель оформляет дубликат. На бланке нового образца вносятся все записи, которые были в оригинале, а в графе «Примечание» указывается: «Дубликат выдан в связи с утратой оригинала (дата)».
   Если оригинал был испорчен, в графе «Сведения о работе» делается пометка «Запись перенесена из повреждённого экземпляра».
4. Получите дубликат. Работодатель обязан выдать его в течение 5 рабочих дней.
5. Уведомьте другие организации. При необходимости (например, в Пенсионный фонд) предоставьте копию дубликата.

Что делать, если прежний работодатель закрыт?

В таком случае обращайтесь в Госуслуги (раздел «Трудовая книжка») – там можно оформить электронный документ, который будет признан аналогом бумажного.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Обязателен ли переход?

С 1 января 2024 года переход на ЭТК стал добровольным. Однако большинство крупных компаний уже ввели обязательный электронный формат, а в 2026 году планируется дальнейшее расширение использования ЭТК в государственных учреждениях.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска утраты или повреждения.
• Мгновенный доступ к сведениям через портал Госуслуги.
• Автоматическое обновление записей работодателем.
• Упрощённый процесс проверки стажа для пенсионного фонда.

Как оформить электронную трудовую книжку?

1. Подайте письменное заявление работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном виде (можно через личный кабинет на Госуслугах).
2. Работодатель регистрирует вас в системе ЕФС‑1 (единая форма сведений о трудовой деятельности) и привязывает ваш ИНН/СНИЛС.
3. После подтверждения вы получаете доступ к ЭТК в личном кабинете Госуслуги – там можно просматривать и скачивать выписку.
4. Если вы уже имели бумажную книжку, её записи автоматически переносятся в электронный реестр;

Можно ли вернуться к бумажному варианту?

Согласно заявлению заместителя министра труда от , обмен электронной трудовой книжки обратно на бумажную не предусмотрен законом. Поэтому решение о переходе следует принимать осознанно.

Пошаговая инструкция «заменить трудовую книжку» (бумажную → дубликат или электронную)

Если книжка потеряна или испорчена

1. Соберите пакет документов (см. пункт 3.2).
2. Составьте заявление о выдаче дубликата.
3. Обратитесь к последнему работодателю (или к текущему, если вы уже трудоустроены).
4. Работодатель проверяет записи в своей базе и оформляет дубликат.
5. Получите дубликат и подпишите его в графе «Подпись работника».

Если хотите перейти на электронную трудовую книжку

1. Подайте заявление работодателю (можно в свободной форме) о желании вести ЭТК.
2. Работодатель в системе ЕФС‑1 вносит ваши данные и отмечает «Электронная трудовая книжка».
3. Получите уведомление о регистрации в личном кабинете Госуслуги.
4. Войдите в личный кабинет, проверьте корректность записей.
5. При необходимости запросите исправления (например, изменение ФИО) через форму «Заявление о корректировке сведений».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить госпошлину за дубликат?

Госпошлина не взимается, если дубликат выдаёт ваш последний работодатель. Плата может потребоваться только при обращении в органы ФМС (например, при отсутствии работодателя).

Сколько времени занимает процесс замены?

По закону работодатель обязан выдать дубликат в течение 5 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?

Да. При переходе на ЭТК вы сохраняете оригинал бумажной книжки, однако в дальнейшем все новые записи вносятся только в электронный реестр.

Как исправить ошибку в уже выданной ЭТК?

Отправьте работодателю заявление о корректировке через форму ЕФС‑1. Работодатель вносит исправления, а система автоматически обновляет ваш профиль в Госуслугах.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, отказ работодателя считается нарушением закона. Вы можете обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с требованием о выдаче дубликата.

Замена трудовой книжки – процесс, который регулируется чётким набором нормативных актов. В 2026 году большинство организаций уже перешли на электронный формат, однако бумажные трудовые книжки всё ещё остаются в обороте, и их замена (дубликат) остаётся актуальной.

Следуйте приведённым выше инструкциям, собирайте необходимые документы и своевременно обращайтесь к работодателю – тогда процесс будет быстрым и безболезненным.

Помните: трудовая книжка (бумажная или электронная) – ваш основной документ, подтверждающий трудовой стаж. Берегите её и своевременно обновляйте сведения!