Трудовая книжка является одним из важнейших документов работника, фиксирующим его стаж и профессиональный путь. Ошибки при ее заполнении могут привести к сложностям при назначении пенсии или при трудоустройстве в новые организации; Одной из ключевых деталей оформления является подтверждение работником того, что он ознакомлен с внесенными записями.
Подпись или роспись: как правильно?
Прежде чем перейти к техническим аспектам заполнения документа, важно прояснить один лингвистический и юридический момент. В быту люди часто используют слово «роспись» в значении «автограф». Однако с точки зрения русского языка и делопроизводства это ошибка.
- Подпись — это личный знак человека, который ставится на документе для подтверждения его подлинности или согласия с содержанием.
- Роспись — это вид декоративного искусства (например, хохлома, гжель или роспись стен).
Таким образом, в официальных инструкциях по кадровому делопроизводству и в трудовых книжках используется исключительно термин «подпись». Использование слова «роспись» в официальных документах недопустимо.
Зачем нужна подпись работника в трудовой книжке?
Подпись работника в графе 4 трудовой книжки служит доказательством того, что сотрудник:
- Ознакомлен с приказом о приеме на работу, переводе или увольнении.
- Согласен с тем, что в документ внесены корректные данные о его должности и стаже.
- Подтверждает факт получения трудовой книжки на руки при увольнении.
Правила оформления подписи в графе 4
Согласно правилам ведения трудовых книжек, подпись работника ставится в графе 4 напротив соответствующей записи. Вот основные требования:
Место и время постановки подписи
Работник должен поставить подпись сразу после того, как кадровик внес запись в книжку. Не рекомендуется накапливать записи и подписывать их «пачкой» раз в полгода, так как это нарушает хронологию и юридическую чистоту документа.
Кто должен подписывать?
Подпись ставит лично работник. В некоторых случаях (например, при болезни или нахождении в отпуске) процедура ознакомления может быть перенесена, но она обязательна.
Особенности при увольнении
При прекращении трудового договора работник ставит подпись не только под записью об увольнении, но и в специальном разделе (или в реестре выдачи), подтверждая, что документ возвращен ему в полном объеме.
Частые ошибки и способы их исправления
В практике кадрового учета часто встречаются следующие проблемы:
- Отсутствие подписи: Если работник забыл расписаться, кадровику следует напомнить об этом при первой же возможности.
- Исправления в подписи: Подпись не допускает исправлений. Если работник поставил подпись не в той строке, запись переносится или делается соответствующая пометка в соответствии с правилами исправления ошибок в трудовых книжках.
- Подпись за другого человека: Категорически запрещено ставить подпись за работника, даже при наличии доверенности (если иное не предусмотрено законом), так как это личный идентификатор человека.
Краткая памятка для кадровика и работника:
Помните:
1. Используйте термин «подпись», а не «роспись».
2; Следите, чтобы подпись стояла строго напротив соответствующей записи в графе 4.
3. Убедитесь, что подпись четкая и соответствует той, что стоит в паспорте или трудовом договоре.