Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. Каждый раз, когда в ней вносятся новые сведения (о приёме, переводе, повышении, увольнении и т.п.), работодатель обязан удостоверить, что работник ознакомлен с записью. В статье рассмотрим, что именно означает подпись «Ознакомлен(а)», какие нормативные акты регулируют этот процесс и как правильно оформить запись, чтобы избежать проблем при расчёте пенсии или в суде.

Правовая база

• Постановление Правительства РФ от № 1082 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 320н от – актуализирует форму трудовой книжки и вводит обязательный лист ознакомления в личной карточке работника.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 62, 66, 67, 68, 69, 71, 76, 77, 78, 79 (права работника на ознакомление с записями).
• Федеральный закон № 122-ФЗ от «О пенсионном обеспечении» – стаж, зафиксированный в трудовой книжке, учитывается при расчёте пенсии.

Важно: ни одна из указанных нормативных актов не предусматривает отдельный лист «ознакомления» на обложке трудовой книжки. Оформление происходит в личной карточке работника, которая прилагается к трудовой книжке.

Когда необходимо ставить подпись «Ознакомлен(а)»?

1. При приёме на работу. После внесения записи о начале трудового стажа работник подписывает соответствующее поле в личной карточке.
2. При переводе, повышении, изменении условий труда. Каждая новая запись фиксируется в карточке.
3. При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя). Работник подписывает строку «С записью ознакомлен(а)» в последней странице карточки и в трудовой книжке (если запись об увольнении делается в самой книжке).
4. При исправлении ошибок. Если запись была исправлена, работник также должен подтвердить ознакомление с исправленной записью.

Если работник отказываеться подписать, работодатель обязан оформить акт отказа от подписи (протокол) и приложить его к карточке.

Как выглядит запись «Ознакомлен(а)» в личной карточке?

В личной карточке предусмотрены отдельные строки под каждую запись в трудовой книжке. Пример оформления:

Для записи об увольнении обычно добавляют подпись в самой трудовой книжке (строка «С записью ознакомлен(а): … подпись, дата») и в карточке.

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Подготовка документации

• Убедитесь, что у работника есть личная карточка, соответствующая образцу Приказа Минтруда № 320н.
• Проверьте, что в карточке есть пустые строки для будущих записей.

Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку

1. Заполните запись чёрными чернилами, разборчиво, без исправлений.
2. Укажите полную дату, должность, наименование организации, основание (договор, приказ).
3. Если запись делается в конце трудовой книжки (например, об увольнении), подпишите её в строке «С записью ознакомлен(а)».

Шаг 3. Ознакомление работника

1. Вызовите работника к себе, покажите ему внесённую запись.
2. Объясните смысл записи (что она фиксирует его трудовой стаж, права и обязанности).
3. Попросите подписать соответствующее поле в личной карточке (и в трудовой книжке, если требуется).
4. Запишите дату подписи.

Шаг 4. Действия в случае отказа от подписи

• Составьте акт отказа от подписи (протокол) в двух экземплярах.
• В акте укажите причины отказа, дату, ФИО и подписи обеих сторон.
• Приложите акт к личной карточке и к трудовой книжке.

Частые ошибки и как их избежать

Примеры типовых записей

Приём на работу

Перевод на другую должность

Увольнение по собственному желанию

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить подпись «Ознакомлен(а)» при каждой записи?

Да. По статье 62 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с каждой записью в трудовой книжке и зафиксировать это в личной карточке.

Можно ли использовать электронную подпись?

В настоящее время (по состоянию на 2026 год) электронные подписи в трудовой книжке не признаются нормативными актами. Оформление должно быть выполнено вручную.

Что делать, если работник уехал в отпуск и запись была внесена в его отсутствие?

Запись вносится в любой рабочий день, а после возвращения работника его обязуют подписать карточку в течение 3‑х рабочих дней. При невозможности – оформляется акт отказа.

Как оформить «Ознакомлен(а)» при увольнении, если работник уже не может подписаться (болезнь, отсутствие)?

Составляется акт о невозможности получения подписи (с указанием причины, даты, подписи представителя работодателя) и прилагается к карточке. При дальнейшем споре работник может подписать позже, но запись считается действительной.

Нужно ли ставить подпись в трудовой книжке, если запись сделана в электронный журнал?

Электронный журнал (ЭЖ) не заменяет бумажную трудовую книжку. При внесении записи в ЭЖ всё равно требуется оформить бумажную запись и подпись в карточке.

Запись «Ознакомлен(а)» в трудовой книжке и личной карточке – это не просто формальность, а юридически значимый акт, подтверждающий, что работник знает о своих правах и обязанностях, а также о всех изменениях в трудовом стаже. Правильное оформление защищает интересы обеих сторон: работника (от потери стажа, снижения пенсии) и работодателя (от претензий в суде).

Соблюдая порядок, описанный в настоящей статье, вы гарантируете:

• корректный учёт трудового стажа;
• соответствие требованиям Трудового кодекса и Приказов Минтруда;
• отсутствие спорных ситуаций при проверках ФССП, Пенсионного фонда и в суде.

Помните: каждая запись – это документ, а подпись «Ознакомлен(а)» – её юридическая сила.

Полезные ссылки

• Приказ Минтруда России № 320н (2021)
• Официальный портал Госуслуг – трудовая книжка
• Пенсионный фонд РФ – FAQ о трудовом стаже

Если у вас возникли вопросы по оформлению записей «Ознакомлен(а)», обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.