Вопрос о том, требуется ли в трудовой книжке подпись работника с пометкой «Ознакомлен», часто возникает как у работодателя, так и у самого сотрудника. В этой статье разберёмся, какие требования предъявляются к такой подписи, как правильно оформлять запись, какие документы нужны и какие ошибки стоит избегать.
Что такое «подпись ознакомления»?
Подпись ознакомления – это подтверждение сотрудником того, что он ознакомился с содержанием записи в трудовой книжке (приём, перевод, увольнение и т.д.) и согласен с её правильностью. Она ставится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и в личной карточке сотрудника.
Ключевые моменты
- Подпись ставится после внесения записи в книжку.
- Подпись подтверждает правильность сведений, но не заменяет юридическую обязанность работодателя.
- Подпись не является обязательной для первой записи (приём), но в большинстве практик её ставят сразу после записи.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие оформление трудовой книжки и подписи ознакомления:
- Трудовой кодекс РФ – § 44, § 49, § 51.
- Постановление Минтруда РФ № 123 (2005) – требования к заполнению трудовой книжки.
- Постановление Минтруда РФ № 256 (2010) – порядок ознакомления работника с записью.
- Постановление Минтруда РФ № 354 (2019) – требования к подписи работника.
В соответствии с пунктом 35 Трудового кодекса РФ, запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение книжек), печатью работодателя и подписью самого работника.
Как правильно оформить подпись ознакомления?
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления подписи работника «Ознакомлен».
- Внесение записи – работодатель (или его представитель) вносит запись в трудовую книжку, указывая дату, причину (приём, перевод, увольнение) и расшифровку.
- Подпись работодателя – на той же странице ставится подпись работодателя (или лица, ответственного за ведение книжек) и печать.
- Подпись работника – работник ставит свою подпись на первой странице трудовой книжки под надписью «Ознакомлен».
- Подпись в личной карточке – в личной карточке сотрудника (если она ведётся) повторяется запись и ставится подпись работника.
- Сохранение копии – работодателю необходимо сохранить копию записи (скан, фото) для внутреннего учёта.
Пример записи в трудовой книжке
В таблице ниже показан типичный формат записи.
| № | Дата | Событие | Расшифровка | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приём на работу | ООО «Ромашка» – инженер-электрик | Иванов И.И. (подпись) | Петров П.П. (подпись, «Ознакомлен») | |
| 2 | Перевод на другую должность | ООО «Ромашка» – руководитель отдела | Иванов И.И. (подпись) | Петров П.П. (подпись, «Ознакомлен») |
Когда подпись «Ознакомлен» не требуется?
Согласно действующему законодательству, подпись работника нужна:
- При любой записи, кроме первой (приёма). Однако в большинстве практик её ставят сразу после первой записи, чтобы избежать сомнений.
- При переводе работника на другую должность, в т.ч. в другую организацию.
- При увольнении.
Случаи, когда подпись не требуется:
- Если работник не присутствует в момент внесения записи (например, в отпуске). В таком случае работодатель может оформить запись и отправить работнику копию по почте, а подпись получить позже.
- Если запись в трудовой книжке производится в электронном виде (согласно новым инициативам). В этом случае подпись заменяется цифровой подписью.
Что делать, если работник не может поставить подпись?
В случае отсутствия работника в момент внесения записи, работодателю необходимо:
- Составить письмо об отсутствии и отправить его работнику.
- Указать дату, когда работник должен явиться за трудовой книжкой.
- После явки работника, оформить запись и получить подпись.
- Если работник не может явиться в течение 30 дней, можно оформить запись «в отсутствие» и поставить подпись работодателя, а позже получить подпись работника в письменном виде.
Частые ошибки и как их избежать
- Не ставить подпись работника – в результате может возникнуть спор о правильности записи.
- Подпись ставится не на титульном листе, а на странице с записью – это нарушает требования к оформлению.
- Отсутствие печатки работодателя – в случае отсутствия печати запись может быть признана недействительной.
- Запись «Ознакомлен» пишется в виде «Ознакомлен» без подписи – это недопустимо.
- Неправильная расшифровка – если в записи указано неверное название должности или должность не соответствует действительности, работник может оспорить запись.
Что делать при увольнении?
При увольнении работник получает копию трудовой книжки. На последней странице, где фиксируется увольнение, ставится подпись работодателя, печать и подпись работника. Работник также подписывает копию в личной карточке. Важно, чтобы работник получил полную копию трудовой книжки и проверил, что все записи корректны.
Подпись работника «Ознакомлен» в трудовой книжке – это не просто формальность, а юридически значимый акт, подтверждающий, что сотрудник ознакомился с записью и согласен с её содержанием. Чтобы избежать конфликтов и юридических рисков, работодателю следует:
- Вносить запись в трудовую книжку и ставить подпись работодателя сразу после её внесения.
- Сразу после записи ставить подпись работника на титульном листе.
- Вести личную карточку с повторением записи и подписью работника.
- Сохранять копии всех записей (скан, фото) для внутреннего учёта.
- При отсутствии работника в момент внесения записи оформлять запись «в отсутствие» и получать подпись позже.
Таким образом, соблюдение всех пунктов выше гарантирует, что трудовая книжка будет корректно оформлена, а подпись работника будет юридически действительной.