Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Любые изменения в статусе работодателя, будь то переименование, реорганизация или изменение типа государственного или муниципального учреждения, должны быть корректно отражены в этом документе. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об изменении типа учреждения, в чем разница между переименованием и реорганизацией, и какие действия требуются от кадровой службы.
Юридические основания для внесения изменений
Согласно трудовому законодательству, учредитель (собственник) организации вправе изменять подведомственность, а также изменять тип государственного или муниципального учреждения (например, переход от БУ «Бюджетное учреждение» к АУ «Автономное учреждение»).
Важно понимать ключевой юридический нюанс: учредитель не является стороной трудового договора. Стороной договора выступает само учреждение как юридическое лицо. Поэтому, если меняется только тип учреждения (организационно-правовая форма), но юридическое лицо сохраняет свою идентичность (не происходит ликвидации и создания нового юрлица с нуля, а именно трансформация), трудовой договор с работниками не прекращается.
Однако, если работник отказывается от продолжения работы в связи с изменением типа учреждения, трудовой договор может быть прекращен на основании пункта 9 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку?
Да, внесение записи обязательно. Изменение типа учреждения подразумевает изменение его полного наименования и организационно-правовой формы. Поскольку в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указывается полное наименование работодателя, любые изменения в названии должны быть зафиксированы.
Это необходимо для:
- Идентификации работодателя в будущем;
- Правильного исчисления стажа;
- Соответствия данных в трудовой книжке данным в ЕГРЮЛ и отчетных формах (СЗВ-ТД).
Отличие от переименования отдела
Стоит различать изменение типа самого учреждения и переименование структурного подразделения (отдела). Если в трудовой книжке работника не было указано конкретное структурное подразделение (так как это не является обязательным существенным условием, если только должность не привязана к нему жестко), то изменение названия отдела (например, «Отдел продаж» в «Отдел розничной торговли») не требует внесения записи в трудовую книжку. В этом случае изменения вносятся только в личную карточку работника (форма Т-2) и должностную инструкцию.
Но изменение типа учреждения — это изменение самого работодателя, поэтому запись вносится всегда.
Порядок внесения записи в трудовую книжку
Запись об изменении типа учреждения вносится в раздел «Сведения о работе». Важно помнить, что такая запись делается без присвоения порядкового номера.
Алгоритм действий кадровика:
- Получить документ-основание от учредителя (Постановление, Распоряжение) об изменении типа учреждения.
- Издать внутренний приказ организации о переименовании/изменении типа учреждения.
- Внести запись в трудовую книжку работника.
- Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Правила заполнения граф:
При внесении записи заполняются только графы 3 и 4. Графа 1 (№ записи) и графа 2 (Дата) остаются пустыми.
- Графа 3: Вносится запись о том, что организация переименована (или изменен ее тип). Указывается старое наименование (в родительном падеже) и новое наименование (в именительном падеже) со ссылкой на документ-основание.
- Графа 4: Указывается наименование, дата и номер документа (Постановления учредителя или Приказа), на основании которого внесена запись.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись при изменении типа учреждения (например, переход от Бюджетного учреждения к Автономному).
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| … | … | Государственное бюджетное учреждение культуры «Городской парк» переименовано в Государственное автономное учреждение культуры «Городской парк». | Постановление Администрации города от № 45-П |
| 15 | Принят в отдел обслуживания в должность специалиста по благоустройству. | Приказ от № 12-к |
Обратите внимание: запись об изменении типа не имеет номера и даты в первых двух графах. Следующая запись (например, о приеме на работу после этой даты или о переводе) уже будет иметь порядковый номер, следующий за последней нумерованной записью.
Особенности при реорганизации
Если изменение типа учреждения сопровождается реорганизацией (например, слияние, присоединение, преобразование с созданием нового юридического лица и ликвидацией старого), порядок действий может отличаться.
В случае реорганизации:
- Трудовые отношения продолжаются автоматически.
- Запись в трудовой книжке также вносится без номера, но формулировка может звучать как: «Государственное учреждение «Х» в результате преобразования реорганизовано в Общество с ограниченной ответственностью «Y»».
- В отчете СЗВ-ТД в таких случаях рекомендуется указывать кадровое мероприятие «Переименование организации» (если менялось только название/тип) или соответствующий код при реорганизации.
Частые ошибки и вопросы
Нужно ли заключать дополнительное соглашение?
Да, поскольку изменяется наименование одной из сторон трудового договора (работодателя), с каждым сотрудником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где будет зафиксировано новое название и тип учреждения.
Что делать, если изменился только учредитель?
Если сменился только собственник (учредитель), но наименование и тип учреждения остались прежними, запись в трудовую книжку не вносится. Трудовые отношения продолжаются без изменений.
Как быть с печатью?
Если организация перешла на работу без печати (что возможно для некоторых форм), запись заверяется только подписью уполномоченного лица. Однако для государственных и муниципальных учреждений наличие печати, как правило, остается обязательным атрибутом документооборота.
Изменение типа учреждения — это серьезное организационное изменение, требующее внимательного отношения со стороны кадровой службы. Своевременное и правильное внесение записи в трудовую книжку (без номера, с указанием основания в графе 4) гарантирует юридическую чистоту документов работника и соответствие требованиям законодательства. Помните, что игнорирование этого шага может создать трудности для сотрудников в будущем, особенно при выходе на пенсию.