Трудовые отношения с работником всегда завершаются важной бюрократической процедурой — изданием приказа об увольнении и внесением соответствующей записи в трудовую книжку․ Оформление этого документа, весьма ответственная задача для отдела кадров․ От правильности внесения записей и постановки подписей зависит юридическая чистота документа․ Рассмотрим подробно, как правильно заверить записи, кто должен ставить подпись и какой образец подписи в трудовой книжке при увольнении актуален на 2026 год․
Зачем нужны подписи и печать?
Трудовой Кодекс РФ и подзаконные акты обязывают ответственных сотрудников руководства и специалистов отдела кадров ставить печать и подписи на каждой записи об увольнении․ Нужно это по одной простой причине: без соответствующего штампа и заверяющих автографов не будет никаких гарантий того, что уведомление об увольнении подлинное․ Печать и подписи защищают документ от фальсификаций и подтверждают, что работодатель согласен с формулировкой увольнения․
Нормативная база: кто и как должен подписывать?
Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при увольнении сотрудника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя (при наличии);
- Подписью самого сотрудника․
На практике существуют различные варианты оформления подписей под записью об увольнении․ Это связано с некоторой неоднозначностью действующего законодательства, однако базовый принцип остается неизменным: документ должен быть заверен тремя сторонами․
Подпись работодателя или кадровика
Кто имеет право ставить свою подпись в трудовой книжке? Это может быть:
- Руководитель компании (генеральный директор, ИП)․
- Специалист отдела кадров (или другое лицо, назначенное приказом ответственным за ведение трудовых книжек)․
Важно, чтобы подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, была проставлена разборчиво․ Как правило, кадровик или руководитель расписывается на одной строке с указанием своей должности, а рядом расшифровывает подпись (фамилия и инициалы)․
Подпись работника
Должен ли подписывать трудовую книжку сам увольняющийся? Да, обязательно․ Подпись работника в трудовой книжке при увольнении выступает подтверждением того, что он ознакомлен с записью и согласен с ней․
Сотрудник ставит свою подпись после подписи работодателя (кадровика) и печати․ При этом рядом со своим автографом работник обязательно делает поясняющую надпись: «Ознакомлен» или «С записями ознакомлен»․ Без этой пометки подпись сотрудника считается оформленной с нарушением․
Печать работодателя
Независимо от повода, послужившего основанием для расставания с работником, после внесения данного факта в трудовую книжку необходимо поставить печать предприятия (при условии, что организация использует печать в своей деятельности — некоторые компании отказались от нее на законных основаниях)․
Печать должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и не перекрывать личную подпись работника, чтобы документ оставался читаемым․
Образцы записей и подписей при разных видах увольнения
Инициатором увольнения может выступить как работник, так и работодатель, а также увольнение можно оформить по соглашению сторон․ Рассмотрим популярные основания․
Увольнение по собственному желанию
Работник, уходящий на пенсию или просто меняющий работу по своей инициативе, увольняется по п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․ Пометка об уходе по собственному желанию выглядит точно так же, как сформулировано основание в статье 77 ТК РФ․ При этом причина увольнения (например, в связи с выходом на пенсию) обязательно указывается в записи, поскольку с ней закон связывает определенные льготы․
Пример оформления (фрагмент трудовой книжки):
Графа 3: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Графа 4: «Приказ от № 45-к»․
Ниже в графе 3 (или на свободных строках под записью):
- Инспектор отдела кадров [Подпись] И․И․ Иванова
- Печать [Круглая печать организации]
- С записями ознакомлен [Подпись работника] А․А․ Петров
Увольнение по соглашению сторон
Стандартная запись в трудовой книжке при увольнении по соглашению сторон (п․ 1 ч․ 1 ст; 77 ТК РФ) выглядит следующим образом:
Графа 3: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Подписи и печать проставляются по тому же алгоритму, что и при увольнении по собственному желанию․
Увольнение в порядке перевода
Как сделать запись в трудовой книжке об увольнении в случае, если работник уходит на новое место работы по переводу? Формулировка будет звучать так:
Графа 3: «Трудовой договор расторгнут в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Заверение подписей и печатей происходит в стандартном порядке․
Аннулирование и исправление записей
Если в трудовую книжку закралась ошибка, важно помнить: зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» нельзя․ Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу или об увольнении производится путем признания записи недействительной․
Для этого под следующим порядковым номером вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильная формулировка․ После исправления записи она снова заверяется подписью работодателя, печатью и подписью работника об ознакомлении․
Ответственность сторон
Работник и работодатель несут определенные права и ответственность в отношении подписи в трудовой книжке при увольнении:
- Работодатель несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, а также за неверные формулировки причины увольнения․ Если запись внесена с ошибкой, работодатель обязан исправить ее․
- Работник обязан проверить внесенную запись и при согласии поставить свою подпись с пометкой об ознакомлении․ Если сотрудник отказывается подписывать, работодатель составляет соответствующий акт․
Правильное оформление трудовой книжки при увольнении — залог отсутствия проблем у работника в будущем при трудоустройстве или оформлении пенсии․ Всегда помните: после внесения записи об увольнении необходимо поставить подпись кадровика (или руководителя), печать предприятия и подпись самого сотрудника с надписью «Ознакомлен»․ Образцы заполнения записей об увольнении в трудовой книжке 2026 года базируются на строгом соблюдении пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, и их соблюдение защитит вас от возможных судебных споров и штрафов от трудовой инспекции․