Электронная трудовая книжка (ЭТК) прочно вошла в кадровый документооборот России. Переход на эту систему осуществили все работодатели еще с 1 января 2020 года, и сегодня вопрос, кому нужна ЭТК, уже не рассматривается — это обязательное требование законодательства. Однако у кадровиков и руководителей до сих пор возникают вопросы: как правильно оформить нового сотрудника, какие отчеты сдать и как избежать частых ошибок?
В этой подробной инструкции мы разберем весь процесс оформления электронной трудовой книжки, юридические аспекты и алгоритм действий для работодателя.
Что такое электронная трудовая книжка и какие данные в ней хранятся?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она представляет собой электронный документ, который содержит данные о трудовой деятельности сотрудника и хранится в информационной базе Социального фонда России (СФР).
В электронной трудовой книжке отражаются следующие сведения:
- Общий стаж работы;
- Информация о приеме на работу, переводах и увольнении;
- Сведения о поощрениях;
- Сведения о работе аттестованных сотрудников силовых ведомств;
- Данные о заключении и прекращении гражданско-правовых договоров (ГПД).
Кто должен вести электронные трудовые книжки?
Ведение ЭТК обязательно для всех работодателей. Оформляет электронную книжку именно работодатель, направляя соответствующие сведения в СФР. Если на работу пришел сотрудник с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, новая компания просто продолжает добавлять записи в его ЭТК, сдавая отчетность по форме ЕФС-1.
При первом трудоустройстве сотрудника работодатель оформляет ему трудовую книжку исключительно в электронном виде. Бумажный вариант новичкам больше не заводится.
Как оформить новую ЭТК или перевести сотрудника на электронный формат
Если сотрудник устраивается на работу впервые
При первом трудоустройстве работодатель автоматически оформляет сотруднику трудовую книжку в электронном виде. Для заполнения формы ЕФС-1 потребуются стандартные документы, список которых определен в ст. 65 ТК РФ.
Если работник переходит с бумажной трудовой на электронную
Работодатель не может заставить сотрудника перейти полностью на электронный формат, если у него уже есть бумажная трудовая книжка. Переход происходит исключительно по заявлению работника.
Важно: Если работник захочет сохранить старый формат на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления.
Оформление сотрудника, уже имеющего ЭТК
Оформляя трудовой договор с новым сотрудником, руководству стоит внимательно изучить сведения в его бумажной трудовой (если она сохранилась) и уточнить, выбран ли им электронный формат ведения. Если сотрудник уже на ЭТК, работодатель просто вносит новые данные через отчетность.
Как внести сведения в существующую ЭТК и подать отчётность
Основной инструмент взаимодействия работодателя с СФР по вопросам трудовой деятельности — это отчет ЕФС-1 (ранее использовалась форма СЗВ-ТД).
Сроки подачи отчета ЕФС-1:
- При приеме на работу и увольнении: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- При заключении и прекращении ГПД: не позднее рабочего дня после события.
- При переводе на другую работу или переходе на электронную трудовую книжку: до 25-го числа следующего месяца.
Когда сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, необходимо подать в СФР форму ЕФС-1, указав соответствующее кадровое мероприятие.
Как исправить данные в ЭТК?
Если в электронных сведениях допущена ошибка, работодатель должен подать в СФР уточненный отчет по форме ЕФС-1 с правильными данными. Важно регулярно проверять корректность внесенных данных, чтобы избежать проблем в будущем как для сотрудника, так и для компании.
Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку?
Сотрудник в любой момент может узнать свой трудовой стаж и получить выписку со всеми данными о своей профессиональной жизни. Просмотреть сведения ЭТК застрахованные лица могут несколькими способами:
- Через портал Госуслуг: в личном кабинете нужно перейти в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку». Обычно она готова буквально через несколько минут, хотя официально срок может составлять до трех рабочих дней.
- Через приложения для смартфонов, поддерживающие авторизацию через Госуслуги.
- У работодателя: работодатель заполняет, заверяет и выдаёт справку по форме СТД-Р в день увольнения или в срок до 3 дней по запросу работника.
- В МФЦ или СФР: при необходимости сведения могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Справку из СФР подписывает уполномоченный сотрудник с помощью ЭЦП.
Юридические аспекты и частые ошибки
Работа с ЭТК требует внимательности. Вот наиболее частые ошибки работодателей:
- Нарушение сроков сдачи ЕФС-1. За опоздание с отчетом предусмотрены штрафы от СФР.
- Невыдача бумажной трудовой. Если работник написал заявление о переходе на ЭТК, бумажную книжку нужно выдать на руки в течение 3 дней. В ней нужно сделать запись о том, что сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат.
- Неправильное заполнение бумажной трудовой при переходе. Заполнять трудовую книжку нужно следующим образом (абз. 2 п. 35 Порядка): в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи; в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки работнику; в графе 3 делается отметка о подаче заявления.
- Игнорирование сведений о поощрениях. Не забывайте вносить данные о награждениях, если они предусмотрены системой оплаты труда или коллективным договором.
Что делать со старой бумажной трудовой книжкой?
Если сотрудники устраивались на работу до перехода на электронный формат и не подали руководству заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести их бумажные трудовые книжки параллельно с электронной отчетностью.
Если же сотрудник перешел на ЭТК, бумажная трудовая выдается ему на руки. За работодателем остается обязанность хранить копию этой трудовой (или данные из нее) в своем архиве.
Часто задаваемые вопросы про электронную трудовую книжку
Вопрос: Может ли работник вернуться к бумажной трудовой после перехода на ЭТК?
Ответ: Нет. Закон не предусматривает обратного перехода. Если работник однажды выбрал электронную трудовую книжку и забрал бумажную на руки, вернуться к совместному ведению будет невозможно.
Вопрос: Нужно ли регистрировать ЭТК в книге учета движения трудовых книжек?
Ответ: Нет, электронные трудовые книжки не регистрируются в привычной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, так как они не имеют физического носителя, который передается от работодателя к работнику. Учет ведется через сдачу форм ЕФС-1.
Вопрос: Что делать, если сотрудник устроился в 2026 году, но не помнит, выбирал ли он ЭТК на прошлом месте работы?
Ответ: Работодатель может запросить у работника выписку из ЭТК через Госуслуги или справку СТД-Р с предыдущего места работы, чтобы уточнить статус его трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка — это удобный и современный инструмент, который оптимизирует документооборот и повышает сохранность данных о стаже. Главное для работодателя — соблюдать сроки подачи формы ЕФС-1, корректно оформлять переход сотрудников с бумажного формата на электронный и своевременно выдавать справки СТД-Р по запросу. А сотрудникам стоит регулярно проверять свою выписку на портале Госуслуг, чтобы быть уверенным в полноте и правильности внесенных сведений.