Трудовая книжка — это основной документ работника, который подтверждает его трудовой стаж и содержит всю историю занятости: приёмы на работу, увольнения, переводы, награждения и другие важные сведения. Правильное её оформление — залог вашей социальной защищённости в будущем.

Виды трудовых книжек: что выбрать?

Сегодня существует два формата:

1. Бумажная трудовая книжка (ТК) — классический вариант в виде booklet’а с страницами для записей. Выдаётся в отделе кадров по месту первого трудоустройства.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Пенсионного фонда России (ПФР). С 2021 года это основной формат при оформлении на новом месте работы.

Пошаговая инструкция: как завести бумажную трудовую книжку

Процедура относительно проста, но требует внимания.

Шаг 1: Получение бланка

• Бланк трудовой книжки (установленного образца) бесплатно выдаёт отдел кадров (ОК) вашего первого работодателя.
• Если вы ищете работу, бланк можно получить в органах государственной службы занятости населения (центр «Мой карьер» и аналоги).
• Запрещено продавать или покупать трудовые книжки.

Шаг 2: Оформление ьного листа

В отделе кадров вам помогут заполнить ьный лист. Проверьте правильность данных:

• ФИО (полностью, как в паспорте).
• Дата рождения.
• Сведения об образовании (если есть).
• Серия и номер паспорта.
• Дата выдачи и подпись сотрудника ОК.

Шаг 3: Первая запись об устройстве на работу

Сразу после оформления ьного листа в книжку вносится первая запись о приёме на работу. Она содержит:

• Дату приёма.
• Наименование организации (работодателя).
• Основание для приёма (приказ, договор).
• Номер и дату приказа.
• Должность, специальность, профессию.
• Подпись руководителя организации и печать.

Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронный формат не требует от вас физического хранения бланка. Все данные формируются в Единой государственной системе (ЕГИС) «Трудовая деятельность» в ПФР.

Как это работает?

1. При приёме на работу вы предоставляете работодателю сведения о своей электронной трудовой книжке (если она уже есть) или данные паспорта.
2. Работодатель на основании ваших данных и отчётности (форма СЗВ-ТД) направляет информацию о вашем трудоустройстве в ПФР.
3. ПФР формирует или обновляет вашу электронную трудовую книжку.
4. Вы можете в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте Госуслуг или в отделении ПФР.

Что нужно сделать работнику?

• При устройстве на работу сообщить кадровику, что вы согласны на ведение ЭТК (это стандартная практика).
• Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, при первом трудоустройстве после 2021 года работодатель обязан оформить запись в ЭТК. Ваша бумажная ТК остаётся у вас, но новые записи будут только в электронном виде.
• Регулярно проверять выписку из ЭТК на сайте Госуслуг, чтобы убедиться в корректности записей.

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет. С 1 января 2021 года при приёме на работу работодатель обязан формировать сведения об электронной трудовой книжке. Отказаться нельзя. Вы можете продолжать вести бумажную книжку параллельно, но все новые записи будут вноситься и в ЭТК.

Что делать, если в ЭТК нет записей о моём стаже до 2021 года?

Все сведения о трудовой деятельности, которые были в вашей бумажной книжке на 1 января 2021 года, должны быть перенесены в ЭТК работодателем, который был у вас последним на тот момент. Если этого не сделали, обратитесь с заявлением в ПФР или к последнему работодателю для исправления ситуации.

Где хранить бумажную трудовую книжку?

Храните её в надёжном месте (например, в сейфе или специальной папке), вместе с другими важными документами (паспорт, дипломы). Не оставляйте её без присмотра на рабочем месте.

Как исправить ошибку в записи?

Если в записи (бумажной или электронной) обнаружена ошибка (например, в дате или должности), необходимо:

1. Обратиться к работодателю, который вносил запись.
2. Написать заявление об исправлении.
3. Работодатель издает приказ об исправлении и вносит корректировку (в бумажной ТК — зачёркиванием и correct записью с подписью, в ЭТК — направлением корректирующего отчёта СЗВ-ТД в ПФР).

Завести трудовую книжку — это ваше право и обязанность как работника. Сегодня процесс максимально упрощён благодаря электронному формату. Главное, внимательно проверять все записи при приёме на работу и регулярно мониторить свою электронную книжку через Госуслуги. Это гарантирует точный учёт вашего трудового стажа для будущей пенсии и других социальных льгот.

Дата актуальности информации: 22 мая 2026 года. Перед применением всегда уточняйте актуальные требования в отделе кадров вашей организации или в ближайшем отделении ПФР.