Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий факт работы гражданина, его должностные изменения и стаж. Правильное оформление записей в ней напрямую влияет на начисление пенсии, выплату пособий и возможность трудоустройства в будущем. Ниже представлена полная пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Содержание

1. Правовая база и порядок заполнения
2. Кто отвечает за запись
3. Пошаговая инструкция для разных кадровых событий
4. Образцы записей
5. Как исправлять ошибки
6. Электронные трудовые книжки
7. FAQ

Правовая база и порядок заполнения

С  года действуют новые правила ведения трудовых книжек, утверждённые приказом Минтруда России № ТК‑3/2021. Основные положения:

• Записи вносятся только в специально отведённые графы (дата, должность, основание, номер приказа, подпись ответственного лица).
• Записи делаются чернильной ручкой, без исправлений, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 5.3 (см. раздел «Как исправлять ошибки»).
• Каждая запись должна быть заверена подписью и печатью работодателя.
• При пропуске страниц в разделе «Сведения о работе» необходимо оформить правку на титульном листе (см. ниже).

Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе «Сведения о работе» (страницы 2‑5) фиксируются все места работы. Запись делается в следующем порядке:

1. Дата начала работы (дд.мм.гггг).
2. Дата окончания работы (если есть).
3. Наименование организации (полное официальное название).
4. Трудовой договор/приказ № и дата.
5. Должность, разряд, оклад.
6. Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, за прогул и т.д.).
7. Подпись и печать ответственного лица (обычно руководитель отдела кадров).

Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель (в лице юридического лица) обязан вести трудовые книжки своих работников. Конкретно за запись отвечает:

• Главный бухгалтер или специалист по кадрам – в крупных организациях.
• Руководитель подразделения – в небольших компаниях без отдельного отдела кадров.
• Для государственных учреждений – уполномоченный сотрудник отдела кадров, подпись которого ставится в каждой записи.

Важно: отсутствие подписи ответственного лица делает запись недействительной и может стать причиной отказа в пенсионных выплатах.

Пошаговая инструкция для разных кадровых событий

Приём на работу (первичная запись)

1. Получите от работодателя трудовой договор и приказ о приёме (№ и дата).
2. Откройте трудовую книжку на первой свободной строке раздела «Сведения о работе».
3. Заполните поля согласно правилам (см. пункт 1.1).
4. Проверьте, чтобы дата начала работы совпадала с датой в договоре.
5. Подпись и печать ответственного лица.

Перевод внутри организации (смена должности)

1. Получите приказ о переводе (№ и дата).
2. В той же строке, где указана предыдущая должность, в колонке «Основание изменения» укажите «Перевод» и добавьте новую должность в колонку «Должность». Дату указывайте дату вступления в силу приказа.
3. Если перевод сопровождается изменением оклада, укажите новую сумму.
4. Подпись и печать.

Увольнение (все виды оснований)

Запись об увольнении делается в отдельной строке, после всех записей о работе в текущем месте.

1. Получите приказ об увольнении (№ и дата).
2. Заполните поля:
   • Дата увольнения – фактическая дата выхода.
   • Основание увольнения – выбирайте точную формулировку (см. таблицу ниже).
   • Номер приказа и дата.
3. Обязательно оставьте отступ в одну строку между последней записью о работе и записью об увольнении, чтобы данные не накладывались друг на друга.
4. Подпись и печать.

Таблица типовых оснований увольнения

Временная приостановка действия записи (отпуск без сохранения места работы)

1. В случае отпуска без сохранения места работы запись в книжке не делается.
2. При возвращении работника в прежнюю должность необходимо оформить приказ о восстановлении и внести запись как о новом приёме (с указанием «восстановление» в колонке «Основание»).

Переход с совместительства на основную работу

1. Оформите приказ о переводе (№ и дата).
2. В колонке «Основание изменения» укажите «Перевод с совместительства на основную работу».
3. Укажите новую ставку и график работы.
4. Подпись и печать.

Образцы записей в трудовой книжке (2026 год)

Приём на работу

Дата начала: 
Дата окончания:, 
Организация: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Приказ № 12/2024 от 
Должность: Инженер‑техник
Основание: Приём на работу
Подпись: ___________________ Печать

Перевод на новую должность

Дата начала: 
Дата окончания: — 
Организация: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Приказ № 45/2025 от 
Должность: Старший инженер‑техник
Основание: Перевод
Подпись: ___________________ Печать

Увольнение по собственному желанию

Дата начала: 
Дата окончания: 
Организация: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567
Приказ № 78/2026 от 
Должность: Старший инженер‑техник
Основание: Уволен по собственному желанию
Подпись: ___________________ Печать

Правка пропущенной страницы

Если в разделе «Сведения о работе» пропущена страница, оформляют правку на титульном листе:

Титульный лист, строка 12:
«В связи с пропуском страницы 3 в разделе «Сведения о работе» вносятся записи, указанные ниже, в порядке, предусмотренном приказом Минтруда РФ № ТК‑3/2021. Ошибку исправил: ___________________ (ФИО, должность)».

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

Ошибки допускаются только в случаях, предусмотренных законом. Основные способы исправления:

• Зачёркивание – если ошибка небольшая (например, опечатка в дате). Зачёркивают неправильный элемент одной линией, рядом пишут правильный вариант, ставят подпись и печать.
• Запись в колонке «Примечание» – для уточнения, если ошибка относится к основанию увольнения.
• Правка на титульном листе – при пропуске страниц, удалении строк или необходимости добавить недостающие записи.
• Внесение новой записи – если ошибка существенная (например, неверный номер приказа), лучше оформить новую запись с указанием «заменяет запись № … от …».

Запрещено использовать корректирующую жидкость, стирать чернила или писать поверх уже записанного текста без официального оформления.

Пошаговый алгоритм исправления

1. Определите тип ошибки.
2. Согласуйте исправление с руководителем отдела кадров.
3. Внесите исправление согласно выбранному способу (зачёркивание, правка, новая запись).
4. Подпишите исправление и поставьте печать.
5. Сохраните копию исправления в личном деле сотрудника.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года в России введён порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). Основные отличия от бумажных:

• Записи вносятся в специальную информационную систему Госуслуги через уполномоченного оператора.
• Все изменения фиксируются автоматически, исправления вносятся через операцию «корректировка» с указанием причины.
• ЭТК привязывается к ИНН и СНИЛС сотрудника, поэтому потеря носителя невозможна.
• Для работодателей обязательна сертификация программного обеспечения, используемого для ведения ЭТК.

Преимущества ЭТК:

1. Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа.
2. Мгновенный доступ к данным для органов соцстрахования.
3. Упрощённый процесс исправления – достаточно выбрать «корректировать запись» и загрузить подтверждающие документы.

Тем не менее, многие организации сохраняют бумажный вариант в качестве резервной копии, что рекомендуется делать в случае технических сбоев.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если в трудовой книжке пропущена страница?

Оформить правку на титульном листе в порядке, описанном в пункте 4.4, и добавить недостающие записи в последующие страницы, оставив отступ в одну строку.

Можно ли писать в трудовой книжке черным маркером?

Нет. По закону записи допускаются только чернильной (синей или чёрной) ручкой без использования маркеров, карандашей или корректирующей жидкости.

Кто подписывает запись об увольнении?

Подпись ставит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в организации (обычно руководитель отдела кадров) и ставится печать работодателя.

Как оформить запись о переводе с совместительства на основную работу?

См. пункт 3.5. В колонке «Основание изменения» указывается «Перевод с совместительства на основную работу», указывается дата приказа и подпись ответственного лица.

Можно ли самостоятельно исправить ошибку в своей трудовой книжке?

Нет. Любое исправление должно быть выполнено согласованно с работодателем и заверено его подписью и печатью. Самостоятельные исправления считаются недействительными.

Трудовая книжка – документ, от которого зависят пенсионные выплаты, пособия и возможность трудоустройства. Следуя изложенной в статье пошаговой инструкции, вы сможете избежать типичных ошибок, правильно оформить любые кадровые изменения и своевременно исправить недочёты. При возникновении сомнений рекомендуется обращаться к специалистам отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Скачать актуальный бланк трудовой книжки и вкладыш (PDF): download

Дата публикации:  г.