Трудовые книжки – один из обязательных документов, фиксирующих трудовой стаж работников. Их учет ведётся как в кадровой, так и в бухгалтерской части организации. При износе, порче или переходе на электронный формат возникает необходимость списания бланков трудовых книжек. В статье подробно рассматриваются:

• правовые основы учета трудовых книжек;
• порядок ведения журнала учета бланков и вкладышей;
• процедура оформления акта на списание;
• бухгалтерские проводки (с примерами) при списании;
• особенности учета при переходе на электронные трудовые книжки.

Правовое регулирование

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71) и Приказу Минтруда России от № 1н, трудовые книжки являются документами строгой отчетности; Их списание допускается только в случаях:

1. полной порчи, утраты или уничтожения бланка;
2. замены старого бланка на новый (например, при переходе на электронный формат);
3. выбытия в результате инвентаризации.

Для подтверждения факта списания требуется акт списания, который подписывается уполномоченными лицами (начальником отдела кадров, бухгалтером, представителем руководства) и заверяется печатью организации. Документ хранится не менее 5 лет.

Ведение журнала учета бланков трудовых книжек

Для контроля наличия и движения бланков используется журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей. В журнале фиксируются:

• дата поступления новых бланков;
• серия и диапазон номеров;
• выдача бланков кадровому отделу;
• списание испорченных экземпляров;
• перемещение в забалансовый учет (счёт 006 «Бланки строгой отчётности»).

Пример строки журнала:

Дата | Серия | Номера | Операция | Кол-во | Ответственный
--------------------------------------------------------------------
2025-03-01| А-12 | 001‑050| Поступление | 50 | Бухгалтер Иванов И.И.
2025-04-15| А-12 | 001‑010| Выдача в кадры | 10 | Кадровик Петров П.П.
2025-07-20| А-12 | 005‑005| Списание (поврежд.)| 1 | Бухгалтер Сидоров С.С.

Акт на списание трудовых книжек

Акт оформляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

• наименование организации;
• дату составления акта;
• перечень списанных бланков (серия, диапазон, количество);
• причину списания (повреждение, утеря, переход на электронный формат);
• подписи членов комиссии (обычно: руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, представитель руководства);
• печать организации.

Пример формулировки:

Акт № 07/2026
о списании бланков трудовых книжек
Списаны бланки серии А‑12, номера 045‑050 (6 шт.) в связи с их физическим повреждением.
Подписи:
_________________ (Кадровик)
_________________ (Главный бухгалтер)
_________________ (Руководитель)
Печать

Бухгалтерские проводки при списании

В бухгалтерском учете бланки трудовых книжек учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности». При их списании необходимо выполнить две операции:

1. Списание стоимости бланка с забалансового счёта.
2. Отражение расходов в составе общих издержек организации (счёт 91 «Прочие расходы»).

Приобретение новых бланков

Если бланки приобретаются без НДС (как правило, в случае, когда поставщик – государственное учреждение), проводка выглядит так:

Дт 91 Кт 76 – отражение стоимости приобретения (без НДС)

Если НДС учитывается, то проводка будет:

Дт 10 (Материалы) Кт 60 (Расчёты с поставщиками) – стоимость с НДС
Дт 19 (НДС к возмещению) Кт 60 – НДС

Перевод в забалансовый учёт

После получения бланков их стоимость переводится на счёт 006:

Дт 006 Кт 91 – перевод стоимости в забалансовый учёт

Списание испорченных бланков

При списании (например, 5 бланков) проводка выглядит следующим образом:

Дт 91 Кт 006 – списание стоимости испорченных бланков

Если списание происходит в момент выдачи бланка новому сотруднику (т.е. бланк «выбывает» из учёта), проводка аналогична.

Пример полной цепочки

Допустим, организация в марте 2025 года приобрела 100 бланков по 120 руб. каждый (без НДС). В июле 2025 года 5 из них были испорчены и списаны.

1. Приобретение:

    Дт 91 Кт 76 12 000 руб.
    

2. Перевод в забалансовый учёт:

    Дт 006 Кт 91 12 000 руб.
    

3. Списание 5 бланков (стоимость 5 × 120 = 600 руб.):

    Дт 91 Кт 006 600 руб;
    

Переход на электронные трудовые книжки

С в России введён порядок перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:

• физические бланки, которые заменяются электронными, подлежат списанию;
• стоимость их списания отражается теми же проводками, что и при обычном списании;
• в бухгалтерском учёте фиксируется факт перехода (можно использовать субсчёт 006‑1 «Электронные бланки»).

Пример проводки при переходе:

Дт 91 Кт 006 – списание стоимости физического бланка
Дт 006‑1 Кт 91 – отражение стоимости электронного аналога (если есть затраты на внедрение)

Инвентаризация забалансовых счетов

Периодически (обычно раз в год) проводится инвентаризация бланков, находящихся на счёте 006. При её проведении необходимо:

1. Сверить фактическое наличие бланков с данными журнала.
2. Проверить соответствие номеров бланков и их серий.
3. Составить акт инвентаризации, в котором указываются недостачи или излишки.
4. Списать недостачи (если бланки утеряны) – проводка аналогична обычному списанию.

Практические рекомендации для бухгалтеров

• Регулярно обновляйте журнал учета бланков. Ошибки в нумерации приводят к проблемам при инвентаризации.
• Сохраняйте все акты и подтверждающие документы. Они могут потребоваться при проверке налоговых органов.
• Контролируйте сроки хранения. По закону документы, связанные с трудовыми книжками, хранятся минимум 5 лет.
• При переходе на электронный формат планируйте бюджет. Учтите затраты на программное обеспечение и обучение персонала.
• Не забывайте о НДС. Если бланки приобретаются с НДС, его следует правильно отразить в учете.

Списание трудовых книжек – процесс, требующий строгого документального оформления и корректного отражения в бухгалтерском учете. Основные шаги включают:

1. Ведение журнала учета бланков;
2. Оформление акта списания;
3. Проведение бухгалтерских проводок (перевод стоимости в забалансовый счёт 006 и списание через счёт 91);
4. Контроль при инвентаризации и при переходе на электронные трудовые книжки.

Точное соблюдение указанных процедур обеспечивает соответствие требованиям Трудового кодекса и бухгалтерского законодательства, а также упрощает работу как бухгалтерии, так и кадровой службы.

Автор: ChatGPT, эксперт по бухгалтерскому учёту.
Дата публикации: