Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение трудовых книжек – важная кадровая функция, регулируемая Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Минтруда․ От правильности оформления записей зависит не только соблюдение законодательства, но и защита прав работника при трудоустройстве, увольнении, получении пособий и пенсии․ В статье рассмотрим, кто может быть ответственным за ведение трудовых книжек, какие требования предъявляются к такому лицу, как оформляется его назначение и какие особенности возникают при переходе на электронные трудовые книжки․

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку работника․
Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями)․
Федеральный закон от № 59-ФЗ «Об электронной подписи» – регулирует электронные трудовые книжки․
Постановление Правительства РФ от № 437 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде»․

Согласно пункту 45 Инструкции по заполнению трудовых книжек, уполномоченное лицо назначается приказом работодателя и несёт ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них․

Кто может быть назначено ответственным лицом

Законодательство не устанавливает жёстких требований к должности или квалификации ответственного за ведение трудовых книжек․ Однако на практике это лицо должно обладать определёнными компетенциями:

Знание нормативных актов в области трудового права и порядка заполнения трудовых книжек․
Умение работать с документами (бумажными и электронными), владение навыками ведения журналов учета․
Ответственность и аккуратность – ошибки в записях могут привести к спорам и штрафам․
Наличие доступа к кадровой информации (как правило, сотрудник отдела кадров или кадровой службы)․

Таким образом, ответственным за ведение трудовых книжек может быть:

Специалист отдела кадров (кадровик, специалист по работе с персоналом)․
Руководитель кадровой службы (начальник отдела кадров, HR‑менеджер)․
Бухгалтер, если в организации нет отдельного кадрового подразделения и он обладает необходимыми знаниями․
Другое уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя (например, секретарь, помощник руководителя), при условии прохождения соответствующего инструктажа․

Важно: лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не может одновременно быть тем же работником, чью трудовую книжку оно ведёт, если это приводит к конфликту интересов (например, сам себе ставить подпись при приёме на работу)․ Однако в небольших организациях допускается, чтобы один сотрудник выполнял функции кадровика и одновременно отвечал за ведение своих собственных записей, если это не противоречит внутренним регламентам и не создаёт риска недостоверного оформления․

Процедура назначения ответственного лица

Назначение оформляется приказом (распоряжением) работодателя․ Типовой образец приказа включает следующие реквизиты:

Название организации и её реквизиты․
Номер и дата приказа․
Основание (ссылка на Инструкцию по заполнению трудовых книжек, Трудовой кодекс)․
ФИО, должность и структурное подразделение назначаемого лица․
Перечень обязанностей: ведение, хранение, учет, выдача трудовых книжек и вкладышей, обеспечение конфиденциальности, взаимодействие с работниками и государственными органами․
Срок действия приказа (обычно до отмены или изменения)․
Подпись руководителя и печать организации (при наличии)․

Пример формулировки:

«Назначить Иванову Анну Сергеевну, специалиста отдела кадров, ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 69»;

После издания приказа сотруднику необходимо ознакомиться с ним под подпись и, при необходимости, пройти инструктаж по работе с трудовыми книжками (включая электронные)․

Особенности ведения электронных трудовых книжек

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Ответственное лицо по ведению бумажных трудовых книжек часто совмещает функции и по ЭТК, но есть нюансы:

Для внесения записей в ЭТК используется личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированные кадровые системы (1С:ЗУП, SAP и др․)․
Подпись в ЭТК заменяется электронной подписью уполномоченного лица (КЭП или НЭП)․
Ответственное лицо должно обеспечить своевременную передачу данных в ПФР (СФР) и подтверждение получения работником извещения о внесении записи․
При отсутствии печатной формы трудовой книжки (если работник выбрал исключительно электронный формат) ответственное лицо не ставит подпись в бумажном документе, но всё равно несёт ответственность за корректность электронных записей․

Назначение ответственного за ведение ЭТК оформляется аналогично приказом, но в тексте приказа указывается, что лицо отвечает за «ведение электронных трудовых книжек в соответствии с Федеральным законом от № 59-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от № 437»․

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Согласно пункту VII Инструкции по заполнению трудовых книжек, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя․ Нарушения могут повлечь:

Предупреждение или штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства)․
Дисквалификацию должностного лица на срок от шести месяцев до одного года при повторных нарушениях․
Гражданско‑правовые иски работников к работодателю за ущерб, связанный с неправильным оформлением трудовой книжки (например, отказ в пособии по безработице)․

Поэтому важно не только правильно оформить приказ о назначении, но и обеспечить регулярное обучение ответственного лица, контроль за своевременностью внесения записей и хранением документов в надлежащих условиях (сухое, защищённое от света место, либо защищённые электронные базы)․

Практические рекомендации для работодателей

Определить функционал: решить, будет ли ответственное лицо вести только бумажные, только электронные или оба вида трудовых книжек․
Выбрать кандидата: предпочтительно сотрудник отдела кадров с опытом работы не менее шести месяцев и знанием Инструкции по заполнению трудовых книжек․
Подготовить проект приказа: использовать типовые формы (доступны в системах КонсультантПлюс, Гарант, Моё дело) и адаптировать под специфику организации․
Ознакомить и обучить: провести инструктаж, ознакомить с внутренними регламентами, обеспечить доступ к необходимым программам и справочным материалам․
Контроль и аудит: периодически (например, раз в полгода) проводить проверку правильности ведения трудовых книжек, фиксировать замечания и принимать корректирующие меры․
Документировать изменения: при переводе ответственного лица на другую должность или при изменении порядка ведения издавать новый приказ об отмене или изменении предыдущего․

Ответственное лицо за ведение трудовых книжек – ключевой элемент кадровой службы, от которого зависит законность и достоверность оформления трудовой деятельности сотрудников․ Назначить такого сотрудника может любой работодатель, издав соответствующий приказ, при условии, что лицо обладает необходимыми знаниями, навыками и находится в положении, позволяющем выполнять свои обязанности без конфликта интересов․ В условиях перехода на электронные трудовые книжки роль ответственного лица расширяется: помимо традиционной работы с бумажными документами, требуется владение электронными подписями и знание порядка взаимодействия с ПФР (СФР)․ Соблюдение всех требований не только защищает организацию от штрафов и споров, но и обеспечивает защиту прав работников на протяжении всей их трудовой жизни․

Если у вас остались вопросы по оформлению приказа или выбору кандидата, рекомендуем обратиться к готовым решениям в системах КонсультантПлюс и Гарант, где представлены образцы приказов, инструкции и комментарии экспертов․