Трудовая книжка, это главный документ работника, подтверждающий его стаж и трудовую деятельность. На протяжении многих лет именно в этот документ вносились сведения о карьерном пути, взысканиях и поощрениях сотрудника. Однако трудовое законодательство не стоит на месте, и сегодня у кадровиков и самих работников часто возникает вопрос: вносятся ли в трудовую книжку поощрения? Давайте разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на актуальные требования закона и разъяснения ведомств.
Что говорит закон: старые и новые правила
Чтобы понять логику законодателя, нужно обратиться к истории. Ранее действовала Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утвержденная Постановлением Минтруда РФ от № 69), которая прямо предписывала работодателям вносить в раздел «Сведения о награждениях» информацию о поощрениях за трудовые заслуги.
Однако на смену старым правилам пришли новые. В сентябре 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России от № 320н, который утвердил новые формы трудовых книжек и порядок их ведения. Именно этот документ отвечает на вопрос о том, какие именно поощрения теперь находят отражение на страницах трудовой книжки.
Какие поощрения ОБЯЗАТЕЛЬНО вносятся в трудовую книжку
Согласно современным правилам, в трудовую книжку вносятся далеко не все похвалы и премии. Раздел «Сведения о награждениях» (или «Сведения о поощрениях» в электронном формате) предназначен исключительно для значимых форм поощрений. К ним относятся:
- Государственные награды, если сотрудник был удостоен почетных званий, государственных премий или знаков отличия Российской Федерации.
- Ведомственные награды — почетные грамоты, благодарности и знаки отличия от федеральных министерств и ведомств.
- Награды от работодателя — почетные грамоты компании, звания (например, «Лучший по профессии»), нагрудные знаки, дипломы и другие знаки отличия, предусмотренные внутренними локальными актами организации (Уставом, Положением о поощрениях).
Разъяснения Минтруда и Онлайнинспекции
На практике у работодателей часто возникают сомнения. Например, на сайте Онлайнинспекции Роструда спросили: должен ли работодатель вносить в трудовую книжку работника запись о награждении его почетной грамотой? Ответ специалистов однозначен: да, запись о награждении почетной грамотой (если это именно награда за трудовые заслуги, а не просто разовая выплата) должна быть внесена в трудовую книжку.
Кроме того, Минтруд России давал разъяснения о том, какие поощрительные выплаты нужно отражать в трудовой книжке. Представители ведомства сообщили, что записи о обычных премиях, которые выплачиваются работникам в рамках системы оплаты труда (за выполнение плана, ежемесячные, квартальные, годовые премии), в трудовую книжку не вносятся. Премия — это часть заработной платы, а не награда как таковая.
Что НЕ нужно вносить в трудовую книжку
Чтобы избежать кадровых ошибок, важно четко понимать, какие поощрения не подлежат фиксации в трудовой книжке:
- Разовые и регулярные премии (ежемесячные, квартальные, годовые, за выслугу лет, 13-я зарплата). Они являются частью системы оплаты труда.
- Материальная помощь — даже если она выдана по случаю юбилея или за хорошую работу.
- Устные благодарности — если они не оформлены приказом о награждении и не подкреплены официальным знаком отличия или почетной грамотой.
- Ценные подарки — если вручение подарка не сопровождается официальным приказом о поощрении в виде награждения ценным подарком (хотя сам факт такого награждения по приказу внести можно, на практике это делают редко, если подарок не имеет статуса ведомственной или корпоративной награды).
Порядок внесения записей о поощрениях
Если сотрудник получил заслуженную награду, работодатель обязан корректно внести запись об этом. Процедура выглядит следующим образом:
- Издание приказа — основанием для внесения записи всегда служит приказ (распоряжение) работодателя о поощрении работника.
- Внесение записи в бумажную трудовую книжку:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата награждения.
- В графе 3 записывается, кем награжден работник и за что, а также указывается наименование награды (например: «Награжден почетной грамотой за добросовестный труд и высокий профессионализм»).
- В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (дата и номер приказа).
- Отражение в электронном формате (ЕФС-1) — с 2020 года ведутся электронные трудовые книжки (ЕФС-1). Работодатель обязан подать сведения о награждении в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа;
Почему важно фиксировать поощрения?
Может показаться, что запись о почетной грамоте — это просто формальность. Однако для работника это имеет огромное значение:
- Подтверждение квалификации — при трудоустройстве на новое место работы записи о награждениях покажут потенциальному работодателю, что сотрудник ценится, обладает высокими профессиональными качествами и добросовестно относится к своим обязанностям.
- Карьерный рост — наличие ведомственных или государственных наград часто является обязательным условием для присвоения более высокой квалификационной категории или получения нового звания.
- Историческая справедливость, трудовая книжка остается документом, подтверждающим не только стаж, но и признание заслуг человека на рабочем месте.
Подводим итоги
Вносить поощрения в трудовую книжку нужно, но делать это необходимо выборочно. Обычные производственные и стимулирующие премии, являющиеся частью зарплаты, в трудовой книжке не отражаются. А вот государственные, ведомственные награды, а также почетные грамоты, дипломы и звания от работодателя обязательно должны быть зафиксированы как в бумажной трудовой книжке (если сотрудник от нее не отказался), так и в электронной форме (ЕФС-1). Главное для кадровика — опираться на официальный приказ о поощрении и не забывать о сроках подачи сведений в СФР.