Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. В её разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» фиксируются все виды поощрений, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами и внутренними нормативными актами организации. Правильное оформление таких записей имеет прямое влияние на карьерный рост сотрудника, его репутацию у будущих работодателей и на соблюдение требований трудового законодательства.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст; 66, 191) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о поощрениях;
• Федеральный закон «О трудовых книжках» (№ 439‑ФЗ от ) – регламентирует форму, порядок ведения и хранения;
• Приказ Минтруда России от № 14‑1/ООГ‑1824 – разъясняет, что относится к «другим видам поощрения» для записи в трудовую книжку;
• Коллективные договоры, положения о премировании, внутренние регламенты – могут устанавливать дополнительные виды поощрений (например, благодарность за наставничество, корпоративные награды).

Все перечисленные нормативные акты действуют в 2026 году без изменений, за исключением уточнений, внесённых в Письмо Минтруда от .

Виды поощрений, подлежащие внесению

Согласно ст. 191 ТК РФ и разъяснениям Минтруда, в трудовую книжку вносятся следующие поощрения:

1. Благодарность – объявление работодателем за высокие показатели труда, добросовестное выполнение служебных обязанностей;
2. Грамота – официальный документ, подтверждающий достижения в профессиональной деятельности;
3. Премирование – выплата денежного вознаграждения за выполнение плана, выполнение особого задания;
4. Почётное звание (например, «Заслуженный работник отрасли», «Лучший по профессии»);
5. Ценный подарок – предмет материальной ценности, вручённый в связи с юбилеем, достижением или иным основанием;
6. Другие виды поощрения – по разъяснению Письма Минтруда от сюда относятся:
   • поощрение за наставничество;
   • благодарность за участие в корпоративных волонтёрских проектах;
   • награды за инновационные предложения, рационализаторские идеи;
   • почётные грамоты от профсоюзов, отраслевых ассоциаций;
   • иные формы поощрения, предусмотренные локальными актами работодателя.

Порядок внесения записи о поощрении

Заполнение раздела «Сведения о награждениях и поощрениях» осуществляется строго по установленной форме трудовой книжки. Ниже представлен пошаговый алгоритм, актуальный на 2026 год.

1. Определение основания – необходимо иметь приказ (распоряжение, постановление) о поощрении, в котором указано:
   • наименование организации (полное и, при наличии, сокращённое);
   • ФИО работника;
   • вид поощрения (благодарность, грамота и т.д.);
   • основание для поощрения (выполнение плана, юбилей, рационализаторское предложение и т.п.);
   • номер и дата приказа.
2. Подготовка трудовой книжки – открыть раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» (обычно расположен на листе № 4‑5 трудовой книжки).
3. Заполнение графы 3 (заголовок) – в этой графе указывается полное наименование организации (и сокращённое, если оно есть). Эта строка считается заголовком записи.
4. Заполнение графы 4 (основание записи) – здесь прописывается вид поощрения и его наименование, например:
   • «Благодарность за высокие показатели труда за 2025 год»;
   • «Грамота за победу в областном конкурсе «Лучший инженер»»;
   • «Премия за выполнение квартального плана продаж на 120 %»;
   • «Ценный подарок – наручные часы в связи с 25‑летним юбилеем работы»;
   • «Почётное звание «Заслуженный работник транспортной отрасли»».
5. Заполнение графы 5 (дата внесения) – указывается дата, когда запись вносится в трудовую книжку (обычно совпадает с датой подписи приказа о поощрении).
6. Заполнение графы 6 (номер и дата приказа) – в этой графе пишется номер и дата приказа, на основании которого сделано поощрение (например, «Приказ № 215 от »).
7. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.

Важно: если в приказе не указано конкретное наименование поощрения (например, просто «поощрение»), в графе 4 всё равно необходимо уточнить вид поощрения, опираясь на содержание приказа и внутренние нормативные акты.

Образец заполнения записи о поощрении

Ниже представлен типовой пример внесения записи о награждении благодарностью. Все данные вымышлены и служат лишь иллюстрацией.

При необходимости можно добавить дополнительные строки для других видов поощрений, соблюдая тот же порядок заполнения граф.

Документы, необходимые для внесения записи

• Приказ (распоряжение) о поощрении;
• Трудовая книжка работника (или её вкладыш, если основной документ заполнен);
• Паспорт работника (для сверки ФИО);
• Личная карточка сотрудника (при необходимости подтверждения стажа и должности).

После внесения записи рекомендуется сделать копию страницы трудовой книжки с записью о поощрении и хранить её в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о поощрении, если приказ издан после даты самого поощрения?

Да, главное – наличие приказа, который подтверждает факт поощрения. Дата внесения записи может совпадать с датой приказа или быть позже, но не раньше даты самого поощрения.

Нужно ли указывать сумму премии при внесении записи о денежном вознаграждении?

Нет. В трудовой книжке указывается лишь факт премирования и его основание. Сумма премии остаётся в бухгалтерских и кадровых документах организации.

Можно ли вносить запись о поощрении, полученном от внешней организации (например, отраслевой ассоциации)?

Да, если такое поощрение связано с трудовыми достижениями работника и подтверждается соответствующим документом (грамота, диплом, благодарность). В графе 4 указывается наименование внешней организации и вид награды.

Что делать, если в трудовой книжке нет места для новой записи?

В таком случае оформляется вкладыш к трудовой книжке, который имеет тот же формат и порядок заполнения разделов. Вкладыш подписывается и скрепляется печатью организации.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Своевременность – вносить запись не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о поощрении.
2. Точность данных – проверять ФИО, должность, структурное подразделение и номер приказа перед внесением.
3. Единообразие формулировок – разработать шаблонные фразы для каждого вида поощрения (благодарность, грамота, премия и т.д.) и использовать их во всех записях.
4. Архивирование – после внесения записи сделать скан или фото страницы трудовой книжки и сохранить в электронном архиве отдела кадров.
5. Обучение сотрудников – проводить инструктаж для руководителей и специалистов по кадрам о порядке внесения сведений о поощрениях.

Правильное заполнение раздела «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки – это не только формальное соблюдение требований трудового законодательства, но и важный инструмент мотивации сотрудников. Чётко оформленные записи о благодарностях, грамотах, премиях и других видах поощрений повышают престиж работника на рынке труда, способствуют его карьерному росту и укрепляют доверие со стороны руководства. Следуя представленному выше алгоритму и используя приведённые образцы, кадровые службы смогут обеспечить корректное и своевременное оформление всех видов поощрений в трудовой книжке в 2026 году.

Помните: каждая запись – это вклад в профессиональную репутацию вашего сотрудника и ваша ответственность как работодателя.