Обновлено: 21 мая 2026 года

Трудовая книжка — это официальный документ, который отражает трудовую биографию работника. Помимо сведений о приеме на работу, переводе и увольнении, в ней могут быть внесены записи о поощрениях и награждениях за добросовестный труд. Однако не все виды поощрений подлежат внесению в трудовую книжку. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие поощрения заносятся в трудовую книжку, как правильно их оформить, и на что обратить внимание при внесении записи.

Что говорит законодательство?

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, если они:

• предусмотрены законодательством Российской Федерации;
• предусмотрены коллективным договором;
• предусмотрены правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• предусмотрены уставами и положениями о дисциплине.

При этом регулярные премии и выплаты, не связанные с особыми достижениями или дисциплинарными мерами, не вносятся в трудовую книжку.

Какие виды поощрений заносяться в трудовую книжку?

Государственные награды

К ним относятся:

• Государственные награды Российской Федерации (ордена, медали, почетные звания);
• Награды субъектов Российской Федерации;
• Награды федеральных органов исполнительной власти;

Пример записи:

Почетные звания

Например, «Заслуженный работник культуры Российской Федерации», «Почетный донор России» и др.

Почетные грамоты и благодарности

Если они предусмотрены уставом организации или ПВТР, то могут быть занесены в трудовую книжку.

Пример записи:

Ценные подарки и премии

Только в том случае, если они носят разовый характер и связаны с особыми достижениями. Регулярные премии (например, ежемесячные или квартальные) не вносятся в трудовую книжку.

Пример записи:

Досрочное снятие дисциплинарного взыскания

Если работник был ранее наказан, а затем поощрен за добросовестный труд, это также может быть отражено в трудовой книжке.

Какие поощрения НЕ заносятся в трудовую книжку?

Не вносятся следующие виды поощрений:

• Регулярные премии (ежемесячные, квартальные), если они не предусмотрены уставом или ПВТР как особые поощрения;
• Материальная помощь;
• Командировочные выплаты;
• Поощрения в виде дополнительного отпуска, если они не оформлены как награда;
• Устные благодарности без издания приказа.

Порядок внесения записи о поощрении в трудовую книжку

Издание приказа о поощрении

Работодатель издает приказ (например, «О поощрении работника»), в котором указываются:

• Ф.И.О. работника;
• Основание поощрения (достижения, заслуги);
• Вид поощрения;
• Дата и номер приказа;
• Подпись руководителя.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел VII «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки. Она должна содержать:

• Порядковый номер записи;
• Дата внесения записи;
• Сведения о награждении (вид награды, основание);
• Наименование, дата и номер приказа;
• Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки.

Пример заполнения:

Ознакомление работника

Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись.

Внесение записи в личную карточку (форма Т-2)

В разделе VII «Награды и поощрения» личной карточки делается аналогичная запись.

Образцы записей о поощрении

Образец 1. Награждение почетной грамотой

Образец 2. Награждение ценным подарком

Образец 3. Награждение медалью

Что делать, если запись внесена неправильно?

Если в трудовую книжку внесена ошибочная или неправомерная запись, необходимо:

1. Обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений;
2. Представить доказательства (копию приказа, свидетельские показания и др.);
3. В случае отказа — обратиться в государственную инспекцию труда или в суд;
4. Если запись уже внесена, но не соответствует действительности, работодатель обязан внести исправление с указанием причины корректировки.

Электронная трудовая книжка: особенности внесения записей о поощрении

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. Записи о поощрении вносятся аналогично бумажной версии, но с учетом следующих особенностей:

• Запись вносится в личный кабинет работника на портале Госуслуг;
• Работник получает уведомление о внесенной записи;
• Запись заверяется электронной подписью работодателя;
• Работник может запросить бумажную выписку из электронной трудовой книжки.

Пример записи в электронной трудовой книжке аналогичен бумажному варианту, но оформляется в электронном формате.

Ответственность работодателя за неправильное внесение записей

Несоблюдение порядка внесения записей о поощрении может повлечь за собой:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства);
• Возможность обжалования в суде;
• Проблемы при проверках Роструда или налоговых органов;
• Ущемление прав работника на получение льгот и преимуществ, связанных с награждениями.

Часто задаваемые вопросы

❓ Вносится ли в трудовую книжку запись о разовой премии?

Да, если премия предусмотрена уставом или ПВТР как особое поощрение за трудовые заслуги. В противном случае, нет.

❓ Можно ли внести запись о поощрении задним числом?

Нет. Запись должна вноситься в день издания приказа о поощрении.

❓ Что делать, если работник отказывается от записи в трудовой книжке?

Работник не может отказаться от внесения записи, если поощрение предусмотрено законодательством или локальными актами. Однако он вправе потребовать разъяснений о причинах поощрения.

❓ Можно ли удалить запись о поощрении из трудовой книжки?

Нет. Записи о награждениях и поощрениях являются неотъемлемой частью трудовой книжки и не подлежат удалению. В случае ошибки вносится исправление.

Запись о поощрении в трудовой книжке — это не просто формальность, а важный элемент, подтверждающий трудовые достижения работника. Однако вносить такие записи нужно только на законных основаниях, с соблюдением всех процедур и с обязательным изданием приказа.

Помните:

• В трудовую книжку вносятся только особые поощрения, предусмотренные законодательством или локальными актами;
• Основанием для записи является приказ;
• Запись должна быть четкой, грамотной и заверенной;
• Работник должен быть ознакомлен с внесенной записью;
• В случае ошибки вносится исправление, а не корректировка.

Следуя этим правилам, вы избежите ошибок и защитите права как работодателя, так и работника.