Ситуация‚ когда уволенный сотрудник отказывается явиться за трудовой книжкой‚ встречается на практике достаточно часто. Несмотря на то‚ что работник сам не забирает документ‚ обязанность по его выдаче и хранению остаётся за работодателем. Ниже – пошаговый алгоритм действий‚ нормативные основания и образцы документов‚ которые помогут избежать штрафов и судебных споров.

Нормативная база

• Статья 84.1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора работник должен получить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Если это невозможно из‑за отсутствия работника или его отказа‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или дать согласие на её отправку почтой).
• Статья 234 ТК РФ – работодатель несёт материальную ответственность за утрату‚ повреждение или несвоевременную выдачу трудовой книжки.
• Статья 62 ТК РФ – работник имеет право требовать выдачи трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента обращения.
• Статья 23 ТК РФ – при отказе работника получить документ составляется акт о refusе получения трудовой книжки в присутствии свидетелей.

Эти положения подтверждаются судебной практикой (см. материалы из источников: КонсультантПлюс‚ Profiz.ru‚ Бух.1С и др.).

Пошаговый алгоритм действий работодателя

1. Фиксируем отказ
   • В день‚ когда сотрудник должен был получить трудовую книжку‚ но не явился‚ составляем уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (см. образец ниже).
   • Уведомление вручаем под расписку либо отправляем заказным письмом с уведомлением о вручении.
2. Ожидаем реакции
   • Если работник в течение 5 рабочих дней не отреагировал‚ направляем повторное уведомление (можно с указанием последствий).
   • При отсутствии реакции – переходим к составлению акта.
3. Составляем акт о refusе получения трудовой книжки
   • Акт подписывается работником отдела кадров и двумя свидетелями (например‚ бухгалтером и юристом).
   • В акте указываем: дату‚ ФИО работника‚ причину отказа (отказ явиться)‚ ссылку на ст. 84.1 ТК РФ.
4. Храним трудовую книжку
   • После составления акта трудовую книжку оставляем у себя в отделе кадров в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом.
   • Ведём журнал учёта хранения трудовой книжки (дата принятия‚ условия хранения‚ дата выдачи/отправки).
5. Информируем о возможности получения
   • Раз в квартал (или чаще‚ по внутреннему регламенту) направляем работнику напоминание о том‚ что трудовая книжка находится у работодателя и её можно получить лично или получить дубликат по почте.
   • Все напоминания фиксируем (копии писем‚ подтверждения получения).
6. При длительном отсутствии работника
   • Если работник не появляется более 6 месяцев‚ можно рассмотреть вопрос о выдаче дубликата трудовой книжки по заявлению работника (ст. 65 ТК РФ).
   • При отсутствия заявления – продолжаем хранение оригинала и документируем все попытки связи.

Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой

УВЕДОМЛЕНИЕ
№ ___ от «___» __________ 2026 г.

Наименование организации: ______________________________
Адрес: ________________________________________________

Уважаемый(ая) ______________________________!
Согласно ст. 84.1 ТК РФ вы обязаны получить трудовую книжку в день прекращения трудового договора (дата увольнения – «___» __________ 2026 г.).
Поскольку вы не явились за получением трудовой книжки‚ просим вас в течение 5 рабочих дней с момента получения данного уведомления явиться в отдел кадров по адресу: ______________________________ для получения трудовой книжки.
В случае невозможности личного получения вы можете дать согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении; Для этого необходимо направить письменное согласие в отдел кадров (факс/email: ___________).

С уважением‚
_________________________ (ФИО‚ должность)
Отдел кадров

При вручении ставим подпись работника и дату получения. При отправке заказным письмом сохраняем квитанцию и опись вложения.

Образец акта о refusе получения трудовой книжки

АКТ
о refusе получения трудовой книжки
№ ___ от «___» __________ 2026 г.
Мы‚ нижеподписавшиеся:
______________________ – специалист отдела кадров (должность‚ ФИО);
______________________ – бухгалтер (должность‚ ФИО);
______________________ – юрист (должность‚ ФИО)‚

в присутствии свидетелей констатируем‚ что работник ______________________ (ФИО‚ табельный номер) в день «___» __________ 2026 г. отказался явиться за получением трудовой книжки‚ несмотря на направленное ему уведомление № ___ от «___» __________ 2026 г.

Отказ зафиксирован в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и ст. 23 ТК РФ.

Подписи:
Специалист отдела кадров __________________ /____________/
Бухгалтер _________________________________ /____________/
Юрист _____________________________________ /____________/
Свидетель 1 _______________________________ /____________/
Свидетель 2 _______________________________ /____________/

Акт хранится в личном деле сотрудника и в отделе кадров. Копия направляется работнику заказным письмом (если он согласился на получение по почте).

Что делать‚ если работник всё же не появляется?

• Продолжаем хранение – трудовая книжка остаётся у работодателя до востребования.
• Информируем в письменной форме – отправляем напоминания каждые 3–6 месяцев‚ фиксируя даты и способы доставки.
• При необходимости выдаём дубликат – по заявлению работника (или по решению суда) выдаём дубликат‚ делая отметку в оригинале о выдаче дубликата.
• Документируем все действия – копии уведомлений‚ акты‚ почтовые квитанции‚ журналы хранения. Это доказательство добросовестного исполнения обязанностей в случае спора.

Согласно судебной практике (см. материалы из источников: КонсультантПлюс‚ Profiz.ru‚ Бух.1С)‚ при наличии надлежаще оформленных уведомлений и акта работодатель освобождается от материальной ответственности за невыдачу трудовой книжки.

Ответственность работодателя при нарушении порядка

• Если работодатель не направил уведомление или не составил акт‚ он может быть привлечён к материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ (выплата среднего заработка за период задержки‚ компенсация морального вреда).
• Суд может также взыскать штрафы за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Наличие правильно оформленных документов (уведомление‚ акт‚ журнал хранения) существенно снижает риски.

Практические рекомендации

1. Включите в локальные нормативные акты процедуру выдачи трудовой книжки при увольнении‚ включая шаги по уведомлению и составлению акта.
2. Обучите сотрудников отдела кадров правилам оформления уведомлений и актов (образцы можно разместить во внутренней базе знаний).
3. Ведите электронный журнал хранения трудовой книжки с возможностью печати выписки по запросу работника.
4. При переходе на электронную трудовую книжку (ЕТК) сохраняйте бумажный оригинал до получения согласия работника на её уничтожение или передачу в ПФР.
5. Храните копии всех уведомлений и актов не менее 50 лет (срок хранения личных дел сотрудников).

Отказ работника забрать трудовую книжку не освобождает работодателя от обязанности по её выдаче и хранению. Следуя установленной законом процедуре – направлять уведомление‚ фиксировать отказ в акте‚ правильно хранить документ и регулярно информировать бывшего сотрудника о возможности получения – вы минимизируете риски материальной ответственности и судебных споров. Помните: документальное подтверждение всех действий – ваш главный защитник в случае проверки трудовой инспекции или судебного разбирательства.

Соблюдая данные рекомендации‚ вы обеспечите соблюдение трудового законодательства и сохраните репутацию надёжного работодателя.