В 2026 году институт трудовых книжек в Российской Федерации окончательно сформировался в гибридную систему, где цифровые данные стали приоритетными, однако бумажный документ по-прежнему сохраняет свою юридическую силу при соблюдении ряда условий. Для работодателей и сотрудников критически важно понимать актуальные правила ведения, оформления новых бланков и перехода на электронные форматы, чтобы избежать штрафов и проблем с пенсионным стажем.
Трудовая книжка нового образца: что изменилось?
Напоминаем, что с 1 января 2023 года в России действуют бланки трудовых книжек и вкладышей нового образца. В 2026 году использование старых бланков (выпущенных до 2023 года) полностью прекращено. Если у работника на руках осталась книжка старого образца, она действительна, но любые новые записи (прием, перевод, увольнение) вносятся только в бланки нового образца или в электронную трудовую книжку (ЭТК).
Ключевые особенности заполнения граф в новых условиях (актуально для 2026 года):
- Графа 2 (Дата): Внимательно следите за датировкой. При увольнении здесь указывается именно дата расторжения трудового договора.
- Графа 3 (Сведения о работе): При переводах теперь обязательно уточняется основание: «по просьбе работника» или «с согласия работника», а также полное наименование нового места работы (структурного подразделения).
- Графа 4 (Основание записи): Указываются дата и номер приказа (распоряжения) о переводе или увольнении.
Бумажная vs Электронная: как определиться в 2026 году?
С 2020 года запущен процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году он стал стандартом де-факто для новых сотрудников.
Правила для новых сотрудников (принятых после 31 декабря 2020 года)
Для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки в бумажном виде не заводятся. Вся информация о их трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде. Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР).
Правила для действующих сотрудников
Если сотрудник работает у вас давно и ранее не подавал заявления о переходе на ЭТК, у него есть бумажная книжка.
Важно: Обратный переход с электронной трудовой на бумажную не предусмотрен. Если работник ранее отказался от бумажной книжки, работодатель ведет только ЭТК.
Если работник не отказывался от бумажного формата, работодатель обязан вести обе версии параллельно: вносить записи в бумажную книжку и передавать данные в СФР для ЭТК.
Оформление трудовой книжки: пошаговая инструкция
Процесс оформления зависит от ситуации, с которой сталкивается специалист по кадрам при приеме сотрудника.
Ситуация А: Сотрудник переходит на электронную трудовую
Если работник принял решение отказаться от бумажной трудовой книжки и подал соответствующее заявление:
- Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку (если она велась) запись о подаче заявления работником.
- В графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки работнику.
- Бумажная книжка возвращается владельцу, и далее ведется только ЭТК.
Ситуация Б: Утеря или повреждение документа
Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует по иной причине, работодатель обязан оформить новую (выдать дубликат или новый бланк), но только если работник не отказался от продолжения ее ведения в бумажном виде.
Для оформления дубликата работнику необходимо:
- Написать заявление работодателю с указанием причины утраты.
- Предоставить документы, подтверждающие стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки), для восстановления записей.
Примечание: Если работник ранее перешел на ЭТК, бумажный дубликат ему не оформляется — вся история доступна в электронном виде через Госуслуги или СФР.
Особенности ведения в 2026 году: на что обратить внимание
В текущем году контроль за ведением трудовых книжек усилен. Основные требования к работодателям:
Проверка закрывающей записи
При приеме на работу нового сотрудника специалист по кадрам обязан запросить бумажную трудовую книжку (если она ведется), чтобы проверить наличие закрывающей записи с предыдущего места работы. Отсутствие такой записи может стать основанием для запроса дополнительных подтверждений о незанятости сотрудника.
Сроки передачи данных
Сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение) должны быть переданы в СФР не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. В случае увольнения, не позднее следующего рабочего дня.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли завести бумажную трудовую, если ее никогда не было?
Нет, если человек впервые выходит на рынок труда после 1 января 2021 года, бумажная книжка ему не заводится.
Что делать, если в бумажной книжке закончились страницы?
Необходимо вшить вкладыш нового образца (с 2023 года). Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Где работник может посмотреть свою электронную трудовую?
Сотрудник может заказать выписку (форма СТД-Р или СТД-СФР) через портал Госуслуг, в личном кабинете на сайте СФР или обратившись в МФЦ. Работодатель также обязан по запросу выдавать заверенную выписку.
В 2026 году грамотное ведение трудовых книжек требует от работодателя двойного внимания: соблюдения правил заполнения бумажных бланков нового образца и своевременной цифровой отчетности. Помните, что ошибка в дате приказа или отсутствие записи о переходе на ЭТК может привести к судебным спорам и штрафам. Всегда проверяйте актуальность бланков и статус выбора формата трудовой книжки у каждого сотрудника.