В 2026 году порядок оформления трудовой книжки изменился, и работодателям, а также работникам важно знать, в какие сроки и в каких случаях необходимо оформить эту документацию․ Ниже – подробный разбор требований, форматов и процедур․
Общие правила оформления
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66․1), оформление трудовой книжки требуется, когда работник впервые заключает трудовой договор на основной Arbeits‑position (т․е․ не на временный или подрядный)․ Основные положения:
- Без оформления трудовой книжки официально устроить сотрудника на работу более чем на 5 дней невозможно․
- В книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству по желанию самого работника․
- С 2021 года для большинства новых сотрудников используется электронный вариант․
Бумажная vs․ Электронная
В 2025‑2026 годах ситуация выглядит так:
- Бумажная трудовая книжка – используется только для тех, кто был трудоустроен до 31 декабря 2020 года и продолжает работать в той же организации․
- Электронная трудовая книжка – теперь основной формат для всех новых сотрудников, начиная с 1 января 2021 года․
Переход на электронный формат возможен по инициативе работодателя, если у него уже есть электронный документ, но работник может запросить бумажный экземпляр․
Когда именно оформлять?
Для правильного планирования необходимо учитывать несколько ключевых дат и условий․
При первом официальном трудоустройстве
Если сотрудник впервые начинает работать после 31 декабря 2020 года, оформлять бумажную книжку не требуется․ Вместо этого:
- Работодатель в течение 3‑х рабочих дней после подачи заявления работника выдает ему трудовую книжку (бумажную или электронную) на руки․
- В случае выбора электронного формата, работник получает доступ к системе СФР, где его трудовые сведения автоматически заносятся в базу․
При смене работодателя
Если сотрудник меняет место работы, но продолжает вести прежнюю трудовую деятельность, необходимо:
- Получить копию прежней трудовой книжки (или выписку из электронного реестра)․
- Подать в новый работодатель заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Разместить в новой книжке (или в новой электронной записи) сведения о предыдущем трудоустройстве․
При увольнении
В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с отметкой об увольнении․ Это требование фиксировано в п․ 36 Порядка выдачи трудовой книжки․
Как оформить трудовую книжку впервые
Пошаговая инструкция для работодателя и работника:
- Подготовка заявления – работник подаёт в отдел кадров заявление о выдаче трудовой книжки․
- Передача данных в СФР – работодатель отправляет сведения о новом сотруднике в Социальный фонд России (СФР)․ СФР формирует базу данных, где фиксируются все записи․
- Выбор формата – в зависимости от даты начала работы и политики компании выбирается бумажный или электронный вариант․
- Выдача документа – в течение 3‑х рабочих дней работодатель выдаёт работнику книжку (бумажную или электронную)․
- Заполнение сведений – в книжку вносятся сведения о месте работы, дате начала, должности, а также при необходимости – сведения о совместительстве․
Что делать, если трудовой книжки нет?
Если по какой‑то причине у работника нет оформленной книжки, но он уже работает, необходимо:
- Сразу же оформить её в соответствии с требованиями ТК РФ․
- Подать в СФР заявление о внесении сведений о трудовой деятельности․
- Получить документ и убедиться, что в нём указаны все необходимые записи․
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли трудовая книжка для самозанятых? – Нет, если человек зарегистрирован как самозанятый и платит налог по специальному режиму․
- Можно ли оформить только электронную запись? – Да, с 2021 года для новых сотрудников допускается исключительно электронный формат․
- Какие сроки выдачи документа? – Не более 3‑х рабочих дней с даты подачи заявления работником․
- Что делать, если работник уходит в отпуск до получения книжки? – Книжка должна быть выдана в день увольнения или в последний рабочий день, даже если сотрудник находится в отпуске․
Оформление трудовой книжки – обязательный шаг при официальном трудоустройстве, но в 2026 году процесс стал более гибким:
- Бумажная форма сохраняется только для тех, кто был принят до 31 декабря 2020 года․
- Электронный формат стал стандартом для новых сотрудников․
- Работодатель обязан выдать документ в течение трёх рабочих дней после подачи заявления․
- При увольнении книжка должна быть передана с отметкой об увольнении․
Соблюдение этих требований позволяет избежать юридических рисков и обеспечить правильное оформление трудовых отношений как для работодателя, так и для сотрудника․